Когда договоры согласуют в почте и чатах, много времени уходит на простые уточнения: где лежит последняя версия, кто уже посмотрел документ и когда всё будет готово. Юрист отвлекается на сообщения и звонки, напоминает коллегам о задачах и проверяет, кому отправить файл дальше.
Казалось бы, автоматизация согласования документов должна решить эту проблему. Но если для каждого договора или допсоглашения необходимо заново уточнять состав согласующих, юрист всё равно будет отрываться от основной работы и вручную контролировать процесс.
Этот вопрос решает матрица согласования, которая определяет, кто должен посмотреть документ в конкретной ситуации. В статье разберём, чем матрица отличается от маршрута согласования, какие маршруты подходят для разных документов, как связать согласование с электронной подписью и МЧД и какие критерии учитывать при выборе решения.
Содержание
- Почему электронное согласование документов не всегда ускоряет работу
- Матрица согласования документов: что это и чем отличается от маршрута
- Какие маршруты согласования нужны для разных типов документов
- Электронное согласование договоров, электронная подпись и МЧД
- Критерии выбора системы для согласования договоров и документов
- Что меняется после автоматизации согласования документов
Почему электронное согласование документов не всегда ускоряет работу
Эффекта не будет, если перед каждым договором юрист, инициатор или другой ответственный сотрудник заново решает, кому отправить документ. Всё зависит от документа: его типа, суммы, подразделения, контрагента, подписанта и замещений на время отпуска.
Если эти условия не настроены в системе, ответственный сотрудник сверяется с регламентом и проверяет маршрут вручную. На это уходит время, а если нужного согласующего не добавили сразу, документ придётся возвращать на повторное согласование.
Что не так с универсальным листом согласования
Иногда для всех документов используют общий лист согласования: добавляют всех, кто может понадобиться, и отправляют договоры по одному маршруту. Такая схема кажется надёжной, потому что документ точно увидят нужные люди. Но чем шире маршрут, тем больше лишних согласований: документ попадает к сотрудникам, которым в этой ситуации нечего проверять.
Если маршрут сокращают, появляется другая проблема. Для части договоров всё равно нужны дополнительные участники: финансы, служба безопасности, бухгалтерия или подписант. Их приходится добавлять вручную, а документ уходит на новый круг согласования.
Матрица согласования документов: что это и чем отличается от маршрута
Матрица согласования нужна там, где одного маршрута для всех договоров недостаточно. В ней заранее описывают, при каких условиях к согласованию подключаются разные сотрудники и подразделения. Вот несколько примеров:
- если сумма договора выше установленного порога, документ дополнительно смотрит финансовый отдел;
- если руководитель отсутствует, задачу получает его заместитель.
Матрица и маршрут согласования отличаются друг от друга. В матрице описывают состав согласующих: кто должен посмотреть документ с учётом типа, суммы, подразделения, контрагента, подписанта или замещения. В маршруте настраивают порядок: кто получает задачу первым, кто подключается параллельно, на какой этап возвращается документ после доработки.
Кейс авиакомпании
Раньше в авиакомпании даже обычный договор на создание рекламного баннера должен был пройти почти все подразделения, включая административно-хозяйственный отдел, хотя к его работе такой документ не относился.
АХО неоднократно просил исключить его из этого обходного листа: сотрудники тратили время на формальные согласования, хотя их проверка не влияла на решение.
После настройки матрицы в «Первой Форме» АХО перестал получать договоры, не связанные с его работой. Документы стали направляться в нужные подразделения без лишнего круга согласования.
Полная версия кейса документооборот и электронный архив для авиакомпании →
Кейс Корпорации развития Московской области (КРМО)
В КРМО сотрудники по своим проектам сами готовили документы в Word и вручную составляли лист согласования. Для каждого документа нужно было собрать список одобрителей по штатной структуре корпорации. Если кто-то уходил в отпуск или на больничный, лист приходилось переделывать.
После автоматизации листы согласования стали формироваться в «Первой Форме». Согласующих назначают по должностям, без привязки к конкретному сотруднику: если один согласующий отсутствует, задачу получает замещающий коллега.
Для всех документов сохранили общую рамку: сначала документ одобряет инициатор, в конце согласование завершает генеральный директор. Остальные участники зависят от типа документа и настроенной матрицы. Система следит за этапами и отправляет уведомления, если согласующий пропускает срок.
Так матрица убирает ручной выбор согласующих в типовых ситуациях. Когда понятно, кто должен участвовать в согласовании, можно настраивать сам маршрут: порядок проверки, параллельные этапы, возврат на доработку, уведомления и сроки.
Полная версия кейса автоматизации работы с инвестиционными проектами и внутренними регламентами →
Какие маршруты согласования нужны для разных типов документов
После матрицы понятно, кто участвует в согласовании. Дальше нужно решить, в каком порядке эти люди работают с документом: по очереди, одновременно или с дополнительным этапом при отдельном условии.
Последовательный маршрут используют, когда каждый следующий участник должен видеть уже проверенную версию. Такой порядок подходит для договора с нестандартными условиями: сначала юрист снимает правовые риски, затем финансовый отдел проверяет сумму, порядок оплаты и лимиты, после этого руководитель одобряет документ с учётом уже внесённых замечаний.
Параллельный маршрут подходит, когда подразделения проверяют разные части документа и не ждут друг друга. Например, в договоре поставки оборудования юрист смотрит правовые условия, финансовый отдел — сумму и оплату, профильное подразделение — характеристики, объём и сроки поставки. Каждый отвечает за свой участок, поэтому проверки можно запустить одновременно.
Условный или динамический маршрут нужен, когда при определённом условии появляется дополнительный этап. У производителя стройматериалов таким условием был счёт на оплату в комплекте документов. Если он есть, к согласованию автоматически подключался генеральный директор: так компания отдельно контролировала документы, связанные с оплатой.
В реальных маршрутах эти схемы могут сочетаться: часть проверок идёт по очереди, часть — параллельно, а дополнительные этапы появляются по условиям документа.
Отдельно в маршруте описывают возврат на доработку. Если юрист, финансы или руководитель нашли замечания, они фиксируются в листе замечаний: кто что попросил исправить, к какой версии относится комментарий и кто должен увидеть документ после правок. Новую версию не всегда нужно снова отправлять всем участникам. Иногда достаточно вернуть её тому, чьи замечания затронули изменения.
Для каждого этапа маршрута задают срок проверки: например, один рабочий день для руководителя, два — для юридического отдела, отдельный срок для повторной проверки после доработки. Если согласующий пропускает срок, он получает уведомление, а ответственный видит, на каком этапе остановилось согласование.
Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS
Узнать подробнее
Электронное согласование договоров, электронная подпись и МЧД
После внутреннего согласования договор можно подписать и отправить контрагенту в той же системе. Участники работают с той же версией, которую согласовали: не нужно выгружать файл, пересылать его отдельно подписанту и потом искать, какую версию отправили контрагенту.
Для подписания используют ПЭП, УНЭП или УКЭП. Тип подписи зависит от документа, требований закона, внутреннего регламента и соглашений сторон.
Подписывайте документы и согласовывайте решения в едином цифровом пространстве компании
Узнать подробнее
МЧД, или машиночитаемая доверенность, — это электронная доверенность, которая подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени компании. Её оформляют в XML-формате, чтобы система могла прочитать данные доверенности: кто выдал полномочия, кому, на какой срок и какие действия разрешены.
Руководитель компании может подписывать документы от имени организации без МЧД. Если договор подписывает другой сотрудник, вместе с его УКЭП нужна машиночитаемая доверенность. УКЭП показывает, кто подписал документ, а МЧД — что у этого человека были полномочия на подпись.
В системе электронного согласования можно настроить проверку МЧД перед подписанием: например, не давать подписать документ с просроченной доверенностью или доверенностью без нужных полномочий.
Даже если договор уже согласовали внутри компании, сотрудник не может подписать его от имени организации без действующих полномочий. Поэтому перед подписью проверяют МЧД: срок доверенности и право сотрудника подписывать такой документ.
После подписи в архиве остаются документ, электронная подпись и доверенность, с которой его подписали. Это помогает позже подтвердить, какую версию подписали и на каком основании сотрудник имел право это сделать.
Кейс поставщика и дистрибьютора медицинских ортопедических изделий
В Никамед система подсказывает подписанта по типу договора и действующей МЧД. Документы подписывают УКЭП в системе и отправляют через Диадок, а после подписи второй стороны договор выгружается в 1С.
Если сотрудник с МЧД увольняется, служба безопасности получает в «Первой Форме» задачу на отзыв доверенности. Так компания снижает риск, что уволенный сотрудник сохранит полномочия на подписание документов от имени организации.
Когда согласование, подпись, МЧД, отправка контрагенту и архив связаны в одной системе, юристу и бухгалтерии проще подтвердить, какую версию подписали, кто имел право её подписать и ушёл ли документ контрагенту.
Полная версия кейса IT-экосистема Никамед: ЭДО и управление договорами →
Критерии выбора системы для согласования договоров и документов
Список функций у большинства решений похож: маршруты, статусы, уведомления, электронная подпись. На практике программа должна поддерживать правила, по которым компания согласует документы, и позволять менять их без долгих доработок.
Гибкость настройки
- матрица согласования;
- разные типы маршрутов;
- замещения;
- сроки по этапам;
- сложность настройки.
Контроль версий и замечаний
- хранение актуальной версии договора;
- история правок;
- лист замечаний;
- возврат документа после доработки.
Электронная подпись, МЧД и ЭДО
- поддержка ПЭП, УНЭП и УКЭП;
- работа с МЧД;
- контроль статусов подписания;
- отправка через Диадок или СБИС;
- хранение документа, подписи и доверенности в архиве.
Интеграции с другими системами и сервисами
- интеграция с 1С;
- обмен с Диадок или СБИС;
- синхронизация статусов.
Безопасность и права доступа
- шифрование данных;
- резервное копирование;
- разграничение прав доступа;
- журнал действий.
Стоимость владения и размещение
- стоимость лицензий;
- общая стоимость владения;
- условия технической поддержки;
- стоимость внедрения и доработок;
- модель размещения: SaaS или on-premises.
Что меняется после автоматизации согласования документов
После автоматизации согласование меньше зависит от ручной координации. Юристу не приходится собирать участников по переписке, руководитель видит задержки по документам, бухгалтерия работает с входящими документами из ЭДО в системе.
После подписания в системе сохраняется связь между договором, электронной подписью и МЧД. Если позже нужно проверить документ, юрист или бухгалтер видит, какую версию подписали и на основании каких полномочий действовал подписант.
Кейс производителя медтехники
Производитель медтехники уже работал с электронным документооборотом через Контур. Диадок и Тензор СБИС, но доступ к этим сервисам был только у двух сотрудников бухгалтерии. На них ложился весь входящий поток: договоры, допсоглашения, акты выполненных работ, счета на оплату. Документы приходилось выгружать, передавать коллегам на согласование и вручную отслеживать статус. Обработка одного документа могла занимать до двух дней.
После интеграции с Диадоком и СБИС документы из ЭДО стали доступны сотрудникам в «Первой Форме». Здесь же они видят статусы, согласуют и подписывают документы. Для одобрения настроили матрицу согласования: сначала документ проверяет ответственное лицо, затем бухгалтер с правом подписи.
Если документ нужно отклонить или аннулировать, бухгалтер делает это в системе, а информация автоматически поступает в Диадок или СБИС.
По итогам нескольких месяцев работы время обработки входящих документов сократилось с двух дней до нескольких часов.
Полная версия кейса автоматизация работы с сервисами ЭДО →
