Торговля
Основная цель любой торговой организации – максимизация прибыли. Современный рынок товаров, будь то розница или опт, отличается высокой насыщенностью и плотной конкурентностью. В этих условиях на прибыль компании влияет любое «слабое звено» в цепи товарооборота – от планирования сделок до постпродажной поддержки и формирования лояльности клиента.

«Первая Форма» предлагает набор ИТ-инструментов для автоматизации задач управления торговым предприятием, действенность и эффективность которых уже проверена в крупнейших российских и западных представителях отрасли, таких как OBI, ВкусВилл, Азбука Вкуса, Спортмастер, Bosco di Ciliegi, Puma, Mascotte и др.

Использование «Первой Формы» позволит вам сократить налоговые риски, риски сбоев в реализации проектов и ведении операционной деятельности, повысить точность планирования бюджета, снизить потери и издержки.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ УПРАВЛЕНИЕ СЕТЬЮ
1
Открытие новых магазинов: от выбора объекта до торжественного открытия (оценка, выбор подрядчиков, ремонт, завоз оборудования и товаров, подбор персонала, реклама).
Реконструкция и закрытие торговых точек.
2
Развитие новых направлений бизнеса, таких как выпуск брендированной продукции, мини-пекарни в магазинах и т.п. Управление проектами, портфелями проектов, программами.
3
Постановка одинаковых поручений сразу в несколько торговых точек и контроль из головной задачи: проведение общих рекламных акций и распродаж, проверка пожарной безопасности, сбор кассовых отчетов, регулярная отчетность и т.п.
4
Централизованная обработка платежных, кассовых и кадровых документов в центральном офисе.
5
Контроль доставки продукции в магазины. Согласование графика доставки. Работа с рекламациями
6
Управление мерчендайзингом: фотоотчеты по выкладке товаров, контроль мобильных сотрудников (геолокация).
7
Выдача и отзыв электронных цифровых подписей.

ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1
Согласование заявок и закупка НТП (неторговой продукции): мебели, униформы, торгового оборудования, ИТ-оборудования и пр.
2
Каталог товаров и услуг для внутренних закупок. Прайс-листы поставщиков.
3
Контроль своевременной оплаты счетов за аренду и коммунальные услуги. Индивидуальные сроки для каждого объекта, в соответствии с договорами аренды. Прогнозирование расходов на коммунальные услуги и арендные платежи (базовая арендная плата, плата с оборота, сервисные сборы и пр.).
4
Единые поставщики услуг, таких как: охранные услуги, аренда складского оборудования и паллет, проведение экспертизы (пожарной, экологической и пр.), лизинг автотранспорта, страхование, строительно-монтажные работы, реклама и маркетинговые исследования, организация корпоративных мероприятий, тренинги для персонала и пр.
5
Учет оборудования. Присвоение инвентарных номеров. Минимизация случаев утери нового оборудования и эксплуатации оборудования, не внесенного в учетную систему. Возможность проследить жизненный цикл оборудования для планирования последующих закупок.
6
Технологические карты для товаров различных категорий.

РАБОТА С ПОКУПАТЕЛЯМИ
1
Прием и обработка обращений в клиентскую службу. Разбор жалоб, претензий, благодарностей.
2
Возможность задействовать все каналы коммуникаций с покупателями: лично, по телефону, по электронной почте, через форму обратной связи на сайте.
3
Программы лояльности: ведение базы постоянных клиентов, скидочных карт и пр.
4
Планирование, согласование и подготовка адресных рекламных акций.
5
Организация почтовых рассылок: формирование списков адресатов, отбор по условиям.

КОММУНИКАЦИИ С ПОСТАВЩИКАМИ
1
Удобный защищенный доступ в систему для поставщиков по ссылке с корпоративного сайта компании. Ограниченный доступ к отдельным категориям, процессам, задачам.
2
Оперативное взаимодействие с поставщиками в едином интерфейсе, без использования электронной почты, телефонов или сторонних мессенджеров.
3
Ускорение сквозных бизнес-процессов, таких как подача и согласование заявки, выставление и оплата счета и пр. – документ создается в виде задачи в «Первой Форме», контрагент получает доступ к этой задаче и вся дальнейшая работа ведется в ней.
4
Протоколирование договоренностей по задаче. Просмотр хронологии операций в ленте сообщений в задаче.

ОТЧЕТНОСТЬ
1
Оперативные дашборды с индикаторами ключевых показателей.
2
Чек-листы магазинов.
3
Сводные и аналитические отчеты: рейтинги торговых точек, анализ загрузки подразделений, анализ работы сотрудников, прогнозирование затрат на аренду и коммунальные услуги, анализ расходов по регионам и по направлениям и др.

МОБИЛЬНОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО
1
«Единое окно» для обращений в HR.
2
Обучение и адаптация новых сотрудников.
3
Вакансии, проекты, карьерный рост.
4
Новости и объявления.
5
Оперативное решение рабочих вопросов.
6
Общение, вовлеченность в корпоративную жизнь.
ДОГОВОРНАЯ РАБОТА
  • Проверка контрагентов на добросовестность.
  • Согласование заявок и договоров с поставщиками.
  • Претензионная работа.
  • Проведение тендеров и ежегодной переговорной кампании с поставщиками.
  • Сокращение сроков согласования.
РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ
  • Увольнение/прием/перемещение сотрудников.
  • Подбор сотрудников.
  • Подготовка рабочего места для нового сотрудника.
  • Учет рабочего времени.
  • Прозрачность расчетов.
  • Командировки.
SERVICE DESK
  • Единая точка входа заявок в АХО, ИТ-службу.
  • Контроль сроков выполнения заявок.
  • Контроль качества выполнения заявки.
  • Регламенты обслуживания торговых точек (SLA).
  • Чек-листы, в том числе в мобильном приложении для выездных сервисных специалистов.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
  • Ведение организационно-распорядительной документации.
  • Доверенности: согласование, ведение реестра, контроль сроков, отзыв при увольнении.
  • Контроль возврата первичных документов.
  • Согласование заявок на оплату. Контроль платежей. Интеграция с учетными системами.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ И ПРОЕКТАМИ
  • Постановка персональных поручений.
  • Декомпозиция масштабных задач на подзадачи.
  • Повестка дня. Контроль сроков.
  • Настройка повторяющихся задач.
  • Контроль ответственности на каждом этапе.
  • Ручной запрос подписей для согласования отдельных решений.
  • Возможность управления комплексом задач как единым проектом.
ЕДИНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ПЛОЩАДКА
  • Публикация новостей, объявлений, проведение опросов и др.
  • Организация совещаний.
  • Инструменты самообслуживания: просмотр расчетных листков, должностных инструкций, приказов; подача заявлений на отпуск, отгул. Доступ к обучающим материалам, инструкциям, регламентам.
  • Лента сообщений.
  • Общение в чатах.
МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ
  • Работа в режиме онлайн. Мгновенная синхронизация данных.
  • Высокие темпы работы, без простоев.
  • Эффективное использование рабочего времени.
  • Удобное взаимодействие с коллегами.
ВСТРОЕННЫЙ ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ
  • Привязка письма к задаче, хранение переписки в карточке задачи.
  • Быстрое заполнение поля «Кому» на основе контактов в справочнике поставщиков.
  • Автоматическая постановка задачи на основе входящего письма.