Ещё десять лет назад отдельные бизнес-процессы компании были оцифрованы на SharePoint. Каждое подразделение работало автономно, без обмена данными с другими отделами. Уже тогда в Никамед задумались о том, чтобы уйти от фрагментированной автоматизации в сторону единой системы.
- Автоматизация 70−80% вспомогательных бизнес-процессов
- Внедрение и развитие системы силами 3 сотрудников
- Единая точка ввода данных
Клиент: Никамед — ведущая компания на рынке медицинских ортопедических изделий России с командой 2+ тыс. человек. Уже 30 лет реализует товары европейских брендов и собственного производства. Также развивает и управляет розничной сетью «Ортека», состоящей из 280+ ортопедических салонов по стране.
Это первый кейс о low-code IT-экосистеме Никамед.
Во втором рассказали об управлении розничной сетью и подрядчиками
Читать кейс →
Третий материал посвящен управлению оптовыми продажами и Service Desk
Читать кейс →
Запрос клиента
- Развернуть гибкую и надёжную IT-экосистему с понятными интерфейсами и инструментами, настроенными под роль каждого сотрудника.
- Обеспечить прозрачность процессов в компании.
Решение: самостоятельно внедрить low-code BPM
IT-департамент Никамед своими силами внедрил и продолжил развивать систему, без привлечения сторонних специалистов. Это помогло сэкономить бюджет.
Основная логика решения заключается в том, чтобы создать единое цифровое рабочее место. В интерфейсе системы у сотрудника должен быть доступ ко всем необходимым ему инструментам, будь то согласование договора, коммуникации с подрядчиком или оформление командировки.
Сегодня 70−80% вспомогательных бизнес-процессов автоматизированы на базе «Первой Формы». Системы обмениваются данными автоматически через веб-сервисы: продажи из 1С подтягиваются для расчёта скидок, сформированные документы возвращаются в 1С для проведения, данные о сотрудниках приходят из 1С:ЗУП.
Для работы в офисе пользуемся веб-версией. Для выездных задач есть мобильное приложение, где можно сфотографировать объект, заполнить карточку и поставить задачу прямо на месте.
Михаил Туркин
Руководитель отдела управления корпоративными данными
ООО «НИКАМЕД ИТ»
Руководитель отдела управления корпоративными данными
ООО «НИКАМЕД ИТ»
Автоматизация внешнего и внутреннего документооборота
Защита от ошибок и «грязных» данных
«Первая Форма» стала единой точкой ввода данных. Сотрудникам необходимо только ввести ИНН контрагента, дальше всё контролирует система: сама подтягивает информацию из сервиса Контур.Фокус и оповещает службу безопасности. Только после валидации и утверждения со стороны СБ из «Первой Формы» в 1С загружаются данные, без дублей и ошибок.
В карточке доступна вся информация по контрагенту, включая историю коммуникаций, договор и платежи.
Проведение внутреннего тендера
Это обязательная процедура перед подписанием договора. Специалисты отдела закупок сравнивают кандидатов и представляют обоснование тендерному комитету: в карточке задачи можно посмотреть ценовую политику контрагента, ассортимент товаров и услуг.
После заседания тендерный комитет проводит согласование, за его сроками следит система. По итогам тендера может быть утверждено несколько контрагентов: это снижает зависимость от единственного поставщика.
Управление жизненным циклом договора
Проект документа можно подготовить за несколько минут. В систему загружены шаблоны типовых договоров, а данные подтягиваются из карточки контрагента. Сотруднику остаётся только выбрать нужный вариант документа и заполнить ключевые поля.
Система сама определяет, кто должен согласовать документ и к какому сроку, присылает напоминания. Она также подсказывает, кого назначить подписантом, в зависимости от типа договора и имеющихся машиночитаемых доверенностей (МЧД).
ЭЦП и МЧД в едином интерфейсе системы
Чтобы подписать документ, не нужно переходить во внешние сервисы. Уполномоченные лица ставят УКЭП прямо в системе, после чего документы автоматически отправляются контрагенту через Контур.Диадок.
Как только вторая сторона поставит подпись, договор выгрузится в 1С. BPM-система отслеживает сроки действия договоров и заранее напоминает о продлении.
Если специалист с МЧД увольняется, его доверенность надо оперативно аннулировать. Как только отдел кадров оформляет в 1С: ЗУП увольнение такого сотрудника, служба безопасности автоматически получает задачу на отзыв доверенности и передачу ответственности другому специалисту.
В «Первой Форме» можно:
- формировать доверенность на основе данных в системе;
- проверять полномочия и срок действия МЧД сотрудников и контрагентов;
- отзывать и выпускать доверенность в автоматическом режиме;
- связывать все организации компании в едином кабинете.
Узнать подробности
Смешанный документооборот
Далеко не все контрагенты перешли на ЭДО, поэтому необходимо продолжать вести учёт бумажных документов.
Секретарь на ресепшн сканирует входящее, регистрирует в системе и назначает ответственного. Последний получает задачу со сроком и скан-копией документа. То же самое происходит и с исходящими письмами. Благодаря этому в системе всегда можно найти, что, кому и когда отправляли.
Организационно-распорядительная документация (ОРД)
Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, специалисту отдела кадров достаточно загрузить файл и отметить задействованные отделы. Система сформирует список одобрителей и проследит за сроками.
После утверждения система сама рассылает документ сотрудникам соответствующих подразделений. А новые сотрудники в первый день получают задачу со всеми релевантными регламентами.
В системе сотрудник подтверждает ознакомление с внутренним документом при помощи ПЭП, кадровая служба может в любой момент открыть лист согласования. Напоминать лично нет необходимости, за сроками следит система.
В соответствии со статьей 22.3 Трудового кодекса РФ, сотрудники могут подписывать внутренние приказы, регламенты и некоторые другие документы простой электронной подписью (ПЭП), если это прописано в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
Командировки и расходы
В «Первой Форме» сотрудник указывает даты и маршрут. Система сама считает суточные, проживание и транспорт.
На базе заявки в системе автоматически формируется приказ в 1С ЗУП. После поездки сотрудник прикладывает чеки и подтверждающие документы в систему. Авансовый отчёт формируется автоматически на основании внесённых данных и передаётся в 1С. Бухгалтеру остаётся только проверить и акцептовать.
По той же схеме оформляются административно-хозяйственные и представительские расходы.
Реестр объектов интеллектуальной собственности
Все данные по товарным знакам и объектам интеллектуальной собственности хранятся в системе. Ответственные заблаговременно получают уведомления, чтобы успеть подготовить документы и не потерять права на бренд.
Результаты внедрения low-code BPM-системы
- Систему, в которой работают 1 250 сотрудников и автоматизировано более 50 бизнес-процессов, администрируют всего 3 человека.
- Исключено ручное дублирование данных между системами.
- Все процессы прозрачны, у каждой задачи есть ответственный, срок и статус.
- В системе хранятся 750+ действующих ОРД и более 10,5 тыс. архивных. По всем из них зафиксировано, кто и когда ознакомился с документом.
