МЧД на сотрудника: где и как оформить, проверить, использовать и хранить машиночитаемую доверенность

Содержание

Что такое машиночитаемая доверенность
Почему теперь надо работать с МЧД
Где использовать МЧД
Как оформить МЧД на сотрудника
Где создать МЧД
Как передавать и хранить МЧД
Автоматизация работы с МЧД: как мы сделали это в «Первой Форме»

Как загрузить МЧД в систему
Как подписывать документы в системе с помощью МЧД

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной доверенности в xml-формате. Она подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя, то есть руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Её основная задача — подтвердить, что конкретный сотрудник имеет право подписывать электронные документы от имени компании.

Скан бумажной доверенности не равнозначен МЧД. Эта доверенность выпускается в специальном формате XML и к её содержанию предъявляются чёткие требования, поэтому информационные системы автоматически расшифровывают сведения и проверяют их достоверность. Со скан-копией так не получится.

В МЧД обязательно указаны номер и дата действия, сведения о доверителе, доверенном лице, а также о предоставляемых полномочиях. Подробнее со списком требований можно познакомиться в официальных документах.

Нормативная база для работы с инструментом

Новый портал для работы с единой машиночитаемой доверенностью

Распределённый реестр для работы с МЧД от ФНС России

Почему теперь надо с ней работать

Основные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

С 1 сентября 2023 удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам, подписывающим документы от имени компании, сертификаты юридических лиц.
За счёт поправок в 63-ФЗ «Об электронной подписи» сотрудники смогут пользоваться ранее выданными сертификатами юрлица до 31 августа 2024 года, если они не закончатся раньше.
С 1 сентября 2024 года подписывать электронные документы можно будет только сертификатом физического лица с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

МЧД: актуальные варианты подписи документов

МЧД: единственный вариант подписи после 1 сентября

Где можно использовать

Сейчас уже можно использовать МЧД при сдаче отчётности контролирующим органам: ФНС и ФСС (СФР), Честный знак. Ещё одно применение — документооборот с контрагентами. Например, обмен УПД, счёт-фактурами, накладными и прочим.

МЧД: актуальные данные по выдаче — В «Контур.Доверенность» можно создавать МЧД, подписывать, отправлять на регистрацию или отзыв в ФНС, следить за актуальностью сроков

Как оформить доверенность на сотрудника

Разберём различные действия с МЧД на примере сервиса «Контур.Доверенность».

Создание доверенности. Необходимо выбрать тип доверенности, указать срок действия, затем заполнить данные о сотруднике, организации и её руководителе.

МЧД: пример заполнения — Пример заполнения МЧД

Руководитель подписывает заполненную доверенность, после чего она попадает в распределённую систему ФНС. После того, как налоговая зарегистрирует МЧД, её можно использовать.

Отзыв доверенности. Когда срок действия истекает, она отменяется автоматически. Но можно доверенность отозвать и самостоятельно по одной из следующих причин:

отказ сотрудника от полномочий;
увольнение сотрудника;
ликвидация юридического лица;
признание недееспособным / смерть сотрудника или руководителя компании;
введение процедуры банкротства в отношении сотрудника или руководителя компании.

Для отзыва доверенности достаточно несколько кликов.

Где создать МЧД

в сервисе «Контур.Доверенность»;
в собственной информационной системе;
в системе электронной отчётности «Контур.Экстерн», на сайте ФНС и других контролирующих органов.

Как передавать и хранить доверенность

в пакете с каждым документом;
в собственной информационной системе;
в сервисах «Контур.Доверенность» и «Контур.Экстерн», в личных кабинетах контролирующих органов.

Автоматизация работы с МЧД: как мы сделали это в «Первой Форме»

BPM-система «Первая Форма» интегрируется с сервисом «Контур.Доверенность» по API. Благодаря этому прямо в системе можно:

формировать доверенность из данных в «Первой Форме»;
проверять полномочия и срок действия МЧД сотрудников и контрагентов;
отзывать и выпускать доверенность в автоматическом режиме;
связывать все организации компании в едином кабинете;
реализовать собственные сценарии.

МЧД: реестр доверенностей в «Первой Форме»

Как загрузить МЧД в систему

Первый вариант — выгрузить из сервиса «Контур.Доверенность» уже подписанные и зарегистрированные в налоговой МЧД.

Второй вариант — сформировать xml-файл доверенности в системе, отправить его в «Контур.Доверенность» — там доверенность подписывается, регистрируется в ФНС и отправляется обратно в «Первую Форму».

Третий вариант — выгрузить МЧД из других систем, где происходит её выпуск.

Три плюса подписи документов в системе с помощью МЧД

Без нарушений. Система автоматически проверяет, что у сотрудника есть актуальная доверенность. Если её нет, подписать корпоративный документ не получится. Это вопрос можно решить заранее — система присылает уведомление, что срок доверенности скоро истекает.

Быстро. С введение МЧД сам процесс подписания для пользователей никак не изменился — все происходит по тому же сценарию в системе, дополнительно переходить на внешние сервисы не надо.

Понятно. В системе видно, с какой МЧД был подписан документ. Плюс сам документ, подпись и доверенность в любой момент доступны в электронном архиве — при необходимости можно скачать все документы по конкретному контрагенту или за определённый период.

Интегрируйте МЧД в процессы юридически значимого документооборота вместе с «Контур.Доверенностью» и «Первой Формой». Оставить заявку на демо-встречу по решению можно в форме ниже.

МЧД: как оформить, проверить, использовать и хранить