SharePoint от Microsoft ушёл из России, но его легко заменит «Первая Форма». В статье сравниваем функции решений и подробно разбираем дополнительные возможности, которые вы получите, если установите вместо SharePoint нашу BPM-систему.
![](https://static.tildacdn.com/tild6462-6434-4165-b765-376564303166/__.png)
Содержание
- Совместное создание корпоративных материалов
- Командная работа над документом и история версий
- Управление правами доступа к документам
- Тематическое разделение информации и задач
- Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников
- Единое окно для HR-отдела
- Страница с информацией о сотруднике
- Хранение обучающих материалов
- Проведение опросов и анализ результатов
- Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами
- База знаний для техподдержки
- Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов
- Аналитика для продаж, маркетинга и финансов
- Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении
Совместное создание корпоративных материалов
В «Первой Форме», как и в SharePoint, вы тоже можете работать над контентом большой командой — давайте сравним возможности.
Командная работа над документом и история версий
В SharePoint можно создавать папки, наполнять их корпоративной документацией и редактировать в Word и Excel. Доступны режим комментирования и история версий.
![](https://static.tildacdn.com/tild6432-3231-4736-a533-636338353261/image_2023-11-10_14-.png)
BPM-система «Первая Форма» — это больше, чем пространство для совместной работы и хранения документов.
Текстовые файлы и таблицы можно создавать, редактировать и комментировать прямо внутри задачи. Файлы можно хранить в архивах, базах знаний, отдельных пространствах; пересылать внутри системы или через встроенный почтовый клиент.
В систему встроен текстовый редактор Р7 — отечественный аналог сервисов для работы с документами, таблицами и презентациями. В нём есть все привычные опции для совместной работы: комментарии, история версий, работа с мобильного приложения.
![](https://static.tildacdn.com/tild6537-6662-4464-b162-373535613836/111.png)
Управление правами доступа к документам
В SharePoint можно настроить индивидуальные права доступа к файлам для разных сотрудников. Доступ учитывается и в поиске по системе — если документ закрыт, в результатах выдачи его не будет.
![](https://static.tildacdn.com/tild3165-6364-4334-b332-323566383935/image_2023-11-10_14-.png)
В «Первой Форме» также можно настроить права доступа отдельных сотрудников и их групп к задачам и документам в них. Привлечение новых исполнителей к работе настраивается и автоматизируется: в определённый момент система сама добавит специалиста в задачу и удалит его, когда он всё сделает.
![](https://static.tildacdn.com/tild6665-6232-4630-a166-396232393330/_.png)
Все действия исполнителей логируются, поэтому, если что-то пойдёт не так, всё можно откатить и узнать, кто совершил ошибку.
![](https://static.tildacdn.com/tild3764-3531-4639-b230-613433366266/131.png)
Тематическое разделение информации и задач
В SharePoint можно создавать «сайты» — тематические пространства, в которых собраны пользователи, документы и задачи. Так можно организовать работу разных отделов и обсуждать её без пересечения с другими пользователями.
![](https://static.tildacdn.com/tild3331-6539-4435-a165-646236336531/image_2023-11-10_14-.png)
В «Первой Форме» создать подобные «сайты» можно по-разному:
- через задачи с комментариями,
- через пространства базы знаний,
- через дашборды.
Начнём с первого варианта. В текст комментария можно добавлять форматирование, прикреплять ссылки на внешние ресурсы и другие задачи в системе. Если нужно обратить внимание коллеги, выделите комментарий вопросом — тогда он загорится красным и по нему придёт отдельное уведомление. Время, когда человек просмотрел комментарий, также фиксируется.
![](https://static.tildacdn.com/tild3633-3833-4632-a337-396666666233/__.png)
Общаться вдвоём или командой можно в чатах корпоративного мессенджера и в ВКС, которая вмещает более 100 пользователей на одном звонке. Всё это уже есть в системе без доплат и интеграций.
Актуальные задачи, их сроки и другая полезная информация попадает на порталы, как и в SharePoint. Каждому отделу можно настроить свой портал и сделать его приватным.
![](https://static.tildacdn.com/tild3538-6430-4133-a663-653433616333/1_1.png)
Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников
На «сайтах» SharePoint можно публиковать корпоративные новости, чтобы их увидели все сотрудники.
![](https://static.tildacdn.com/tild3737-6333-4636-a161-396435363336/image_2023-11-10_14-.png)
В BPM-системе «Первая Форма» можно создать корпоративный портал или интранет для всех сотрудников с полезной информацией и новостями компании, о которых сообщает программный робот.
Для особенно важных сообщений — обновлений системы, анонсов встреч или технических работ — есть объявления, которые можно рассылать как на всю компанию, так и на отдельных сотрудников.
![](https://static.tildacdn.com/tild6531-6136-4639-a432-613430663338/portal-social.png)
Можно настроить интеграцию по API с любым мессенджером, например, Telegram, и новости будут дублироваться в отдельный канал для сотрудников.
![](https://static.tildacdn.com/tild6239-3935-4062-b839-633234633438/12.jpg)
Единое окно для HR-отдела
В SharePoint есть функции для реализации HR-процессов: онбординга, работы с кадровыми системами, сбора обратной связи. В «Первой Форме» тоже есть HR-инструменты и вот как они устроены.
Страница с информацией о сотруднике
В SharePoint у каждого пользователя есть личная страница с информацией: именем, фото, контактами и местом в структуре компании. Написать коллеге можно через Outlook, что не всегда удобно.
![](https://static.tildacdn.com/tild3839-3134-4661-a635-653263363066/image_2023-11-10_14-.png)
В BPM-системе «Первая Форма» личная страница — это не только профайл с должностью и контактами. В нём есть:
- календарь, где можно посмотреть загрузку сотрудника и поставить ему задачу или встречу;
- раздел со всеми задачами сотрудника, в которых он задействован как исполнитель;
- список задач, которые сотрудник поставил сам;
- все его комментарии.
Отсюда же можно позвонить коллеге по ВКС и уточнить детали. В системе также есть оргструктура компании с информацией о сотрудниках и ссылками на их профили.
![](https://static.tildacdn.com/tild3836-3565-4137-b038-376262356536/8_.png)
Кроме личной страницы, у пользователей есть и кабинет. Здесь можно отследить, например, зарплатные начисления, цели отдела, отпуска, дни рождения коллег — настроить можно всё, что угодно.
![](https://static.tildacdn.com/tild6335-3735-4532-b838-393861393933/photo.png)
Хранение обучающих материалов
SharePoint подходит для хранения и организации базы знаний.
![](https://static.tildacdn.com/tild3739-3765-4265-b135-646564393766/image_2023-11-10_14-.png)
В «Первой Форме» также можно сделать базу знаний для сотрудников разных отделов по типу Confluence. В них мы размещаем текстовые инструкции, чек-листы, таблицы, ссылки на внешние курсы, части кода и видеоуроки (их можно записать из встроенной ВКС). Доступ к обучающим материалам можно открыть отдельным сотрудникам.
![](https://static.tildacdn.com/tild6138-6530-4231-b930-316339393265/_.png)
Проведение опросов и анализ результатов
В SharePoint есть много настроек для опросов и анкет. Их можно размещать на «сайтах» или отправлять сотрудникам через Outlook. Результаты сохраняются.
![](https://static.tildacdn.com/tild6432-6562-4339-b464-376563346561/image_2023-11-10_14-.png)
В BPM-системе «Первая Форма» можно создавать опросы и анкеты на любой случай, например, для сбора впечатлений сотрудника от первого месяца в компании. Формы вопросов различны: с выбором ответа, с прикреплением файлов, с текстовым полем.
После заполнения опроса или анкеты результат приходит ответственному сотруднику. Тот может посмотреть ответы и прокомментировать их, если что-то заполнено неправильно или у сотрудника появился вопрос.
![](https://static.tildacdn.com/tild6263-3962-4735-a563-366561393363/photo.png)
Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами
У SharePoint открытый API, который даёт подключить к сервису некоторые сторонние продукты, например, CRM-систему, ЭЦП, мессенджер. Для более сложных настроек и доработок уже понадобится разработчик со знанием C#.
![](https://static.tildacdn.com/tild6261-3830-4363-b661-303866666636/image_2023-11-10_14-.png)
В «Первой Форме» всё это уже есть внутри платформы:
- проектное управление;
- CRM;
- Service Desk;
- СЭД;
- ВКС, чаты и так далее.
Если нужно расширить функции, систему также можно интегрировать по API с любым сервисом, или написать кастомный API для обмена данными. Вот лишь пара примеров популярных сервисов для интеграции:
- 1С ЗУП;
- Босс-Кадровик;
- Контур.Фокус.
![](https://static.tildacdn.com/tild6136-3132-4136-b330-646339613532/41_var1.png)
База знаний для техподдержки
«Первая Форма» и SharePoint подходят для организации базы знаний техподдержки, но эти функции реализованы по-разному. В SharePoint вы создаёте папки и размещаете в них текстовые описания, чек-листы и другие материалы. Находить файлы в сервисе можно по фразе в содержании.
![](https://static.tildacdn.com/tild3936-3064-4538-a465-346131306464/image_2023-11-10_14-.png)
База знаний техподдержки в «Первой Форме» реализована в привычном многим формате wiki с многоуровневой структурой папок. Доступ можно дать как к целой базе, так и к отдельным материалам, поиск по пространствам в системе тоже есть. Материалы можно перелинковать между собой. Ограничений на размер материалов нет, после публикации статьи можно редактировать.
![](https://static.tildacdn.com/tild3534-3066-4335-b334-353265333532/space_edit.gif)
Материалы базы знаний можно отправлять на персональную панель «Избранное». Она доступна из любой страницы системы, а не только на портале, как в SharePoint, и обратиться к ней можно хоть во время звонка, хоть в процессе подготовки других статей.
![](https://static.tildacdn.com/tild6130-3830-4632-a630-353236313531/space_fav.gif)
Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов
«Первая Форма» позволяет всем отделам взаимодействовать в одном решении без покупки дополнительных сервисов. Она собирает и анализирует данные, автоматизирует сквозные бизнес-процессы, формирует договоры и отчёты. Вот как это реализовано в сравнении с SharePoint.
Аналитика для продаж, маркетинга и финансов
В SharePoint не очень широкие возможности для аналитики. Без интеграции PowerBI вы сможете только отслеживать, какие документы сотрудники открывали и редактировали чаще других или что вообще искали.
![](https://static.tildacdn.com/tild6565-3433-4030-b535-643936343334/image_2023-11-10_14-.png)
«Первая Форма» может автоматизировать множество разных процессов, поэтому аналитики в ней гораздо больше. Система собирает данные по трудозатратам, финансовому результату, план-фактному анализу, доходности клиентов, срокам реализации проектов и многому другому.
Представление данных на дашбордах можно выбрать: в таблицах, диаграммах, графиках, интерактивных отчётах. Кликабельные показатели будут связаны с конкретными категориями и задачами.
![](https://static.tildacdn.com/tild3430-3966-4934-a164-363964373062/44_update1207.jpg)
Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении
В самом SharePoint нет возможности подписывать документы, только отслеживать путь движения, менять статус, контролировать сроки готовности
![](https://static.tildacdn.com/tild6163-3733-4630-b135-373761373631/image_2023-11-10_14-.png)
В BPM-системе «Первая Форма» можно построить полноценный электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив, в том числе для налогового мониторинга; а также — настроить маршруты согласования любой сложности.
Интеграция с Крипто Про позволяет использовать электронные подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». А также автоматизировать процесс управления сертификатами ЭП: выдачу, отзыв и блокировку — благодаря интеграции с Удостоверяющим Центром.
![](https://static.tildacdn.com/tild3261-3838-4231-b536-633533373439/__.gif)
Продукты из статьи: