Это второй кейс о low-code IT-экосистеме Никамед, ведущей компании на рынке медицинских ортопедических изделий России с командой 2+ тыс. человек.
Первый материал посвящён основной логике решения, а также ЭДО и управлению договорами
Читать кейс →
В третьем рассказали об управлении оптовыми продажами и Service Desk
Читать кейс →
Управление розничной сетью
Единая база торговых точек
По каждому из 280+ ортопедических салонов требуется корректная информация: адрес, график работы, директор, характеристики помещения, условия аренды, подрядчики. В карточке торговой точки есть вся сводная информация. Часть из неё, например список сотрудников, подтягивается из 1С:ЗУП.
Карточка также служит точкой ввода. Если изменились часы работы или адрес, достаточно обновить их здесь — данные сами уйдут на сайт и в другие системы.
Открытие новых торговых точек
Регулярный мониторинг помогает занять удачные свободные помещения раньше конкурентов. Менеджеру отдела развития розничной сети нужно только указать конкретный адрес, с широтой и долготой. На основании этих данных система ежедневно загружает объявления с ЦИАН, Avito и других площадок в радиусе 350 метров от этой точки. Как только появится подходящее объявление, менеджер получит задачу на проверку локации.
Аналогичный мониторинг помогает сэкономить на аренде помещений для действующих салонов. Система проверяет новые объявления в радиусе 100 метров от каждой действующей торговой точки и уведомляет, если рядом появились более дешёвые предложения. Это можно использовать как аргумент при переговорах с текущим арендодателем.
Оценка и согласование локаций
На месте менеджер встречается с арендодателем, затем в мобильном приложении вносит первичную информацию и загружает фото. Данные в структурированном виде загружаются в систему.
Локация уходит в работу только после согласования с операционным директором. У него на руках уже есть вся информация, необходимая для принятия решения.
Следующий этап — внутренний тендерный комитет. В системе финансисты прикладывают технико-экономическое обоснование (ТЭО), служба безопасности и медицинский департамент оставляют заключения. Вся история сохраняется в одном месте.
Автоматизация уникальных бизнес-процессов в ритейле
Решение подходит для розничных и оптовых торговых сетей, супермаркетов, дарксторов, торгово-производственных компаний и отделов закупок
Узнать подробнее
Подготовка новой торговой точки
Как только локация утверждена, автоматически заводится карточка салона и запускается проект. Система сама проставляет сроки, исполнителей и очерёдность подзадач: приёмка помещения, замеры, ремонт и закупка оборудования.
В головной задаче можно следить, как идёт подготовка к открытию по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. В конце процесса в основной задаче собирается вся ключевая информация — договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозы по показателям оборота и так далее.
Полевое сопровождение и аудит салонов
Тренеры корпоративного университета Никамед планируют визиты в салоны прямо в системе, там же хранятся чек-листы для аудита.
Все наблюдения и замечания они заносят на месте через мобильное приложение. Тренеры сразу же создают задачу с ответственным и дедлайном.
Пространство для работы с внешними пользователями
Все они имеют ограниченный доступ в «Первую Форму».
Обслуживание торговых точек
Для нужд 280+ ортопедических салонов в 9 городах Никамед привлекает подрядчиков. Директору салона достаточно оставить заявку в мобильном приложении. Координатор видит все заявки по сети салонов, сам подбирает подрядчика с учётом города и категории работ.
Система контролирует соблюдение бюджетных лимитов. Если для выполнения очередной заявки потребуется выйти за рамки согласованной суммы, будет запущено дополнительное согласование.
Чтобы отчитаться о выполненной работе, подрядчик прикладывает фото и перечисляет выполненные работы. Не надо переписываться в отдельных чатах или объяснять всё по телефону.
Система контролирует соблюдение бюджетных лимитов. Если для выполнения очередной заявки потребуется выйти за рамки согласованной суммы, будет запущено дополнительное согласование.
Чтобы отчитаться о выполненной работе, подрядчик прикладывает фото и перечисляет выполненные работы. Не надо переписываться в отдельных чатах или объяснять всё по телефону.
Внешний аудит
На отчётах дело не заканчивается. В «Первую Форму» уже загружены перечень услуг и прайс каждого подрядчика. Система самостоятельно рассчитывает стоимость произведённых работ и направляет сводную сумму за месяц в бухгалтерию.
Все коммуникации во время проверки структурированы. Аудиторы пишут вопросы и выбирают подходящую категорию. Система сама определяет исполнителя в соответствии с категорией и контролирует сроки ответа. Благодаря такой упорядоченности аудит не превращается в хаос из писем и звонков.
Все коммуникации во время проверки структурированы. Аудиторы пишут вопросы и выбирают подходящую категорию. Система сама определяет исполнителя в соответствии с категорией и контролирует сроки ответа. Благодаря такой упорядоченности аудит не превращается в хаос из писем и звонков.
Результаты внедрения low-code BPM-системы
- Систему, в которой работают 1 250 сотрудников и автоматизировано более 50 бизнес-процессов, администрируют всего 3 человека.
- Исключено ручное дублирование данных между системами.
- Все процессы прозрачны, у каждой задачи есть ответственный, срок и статус.
- Внешние участники работают в том же контуре, что и штатные сотрудники. 250+ подрядчиков получают заявки от розничных салонов, отчитываются о выполненных работах и коммуницируют с координаторами прямо в системе.
