У компании уже может быть внешний ЭДО с контрагентами, СЭД, 1С и HR-система, но порядка в работе с документами между головным офисом и филиалами порядка так и нет. Сам факт внедрения какого-либо софта не решает проблему.
В организации с разветвленной структурой должен быть единый порядок: какие документы согласуют на местах, какие передают в центральный офис, где хранится оригинал и как доводить информацию до сотрудников. В статье разберем, как выстроить документооборот между головным офисом и филиалами и какие требования нужно учесть при выборе СЭД.
Основные проблемы документооборота между головным офисом и филиалами
Задержка оригиналов документов. Филиал получает документы от поставщика и отправляет скан в головной офис. Бухгалтерия отражает данные в учётной системе по скану или сведениям из филиала, а оригинал сверяет позже. Позже специалистам приходится отдельно проверять, все ли оригиналы получены, и напоминать ответственным в филиалах. Из-за этого после закрытия периода могут появиться уточнения: не тот комплект документов, расхождения в сумме, позже пришедший оригинал.
Согласование в переписке и разные версии документа. Сотрудник филиала отправляет договор, счет или акт в головной офис на согласование. Головной офис возвращает замечания, филиал уточняет условия у контрагента, новая версия снова уходит на проверку. Юристу или другому ответственному в головном офисе приходится заново проверять, какой файл согласовали и не ушла ли на подпись старая версия.
Подтверждение оплаты или приёмки. Бухгалтерия может получить сообщение: «всё согласовано, можно оплачивать» или «документы проверили, проводите». Но бухгалтеру все равно нужно понять, кто согласовал оплату или приёмку, по какой версии документа и есть ли основание проводить операцию в учете.
Уточнение статуса документа. В одном из проектов компания уже вела электронный документооборот с контрагентами, но доступ к сервисам был только у нескольких сотрудников бухгалтерии. На них ложился весь входящий поток: документы нужно было выгружать, передавать коллегам на согласование, отвечать на вопросы филиалов и вручную отслеживать статус.
Если бухгалтер находил ошибку, он отклонял документ и писал, что нужно исправить. Если контрагент просил аннулировать УПД или акт, бухгалтерия снова включалась в процесс. Из-за этого сотрудники филиалов уточняли статус у бухгалтерии, а обработка одного документа могла растягиваться до нескольких дней.
Поиски документов в случае проверок. При запросе от налоговой, аудиторов или внутреннего контроля головному офису нужно быстро найти документ и подтвердить его статус. Но договор, акт или УПД мог остаться в филиале. Тогда головной офис срочно запрашивает документ у филиала и вручную контролирует отправку.
Исполнение после подписания документа. Головной офис подписал приказ или распоряжение и отправил его в филиалы. Дальше руководители на местах должны ознакомить сотрудников, назначить ответственных или подтвердить выполнение. Если это идет в письмах и сообщениях, головной офис узнает о проблемах поздно: один филиал не ответил, в другом поручение осталось без ответственного, по третьему приходится отдельно уточнять статус.
Если по каждому документу приходится отдельно выяснять, кто его согласовал, где актуальная версия и кто должен действовать дальше, проблема не только в системе. Сначала компании нужно разделить ответственность между филиалами и головным офисом: какие документы филиал ведет сам, какие передает на согласование и кто имеет право подписи.
Распределение ответственности между головным офисом и филиалом
Необходимо определить, что что филиал оформляет и проверяет сам, какие документы уходят на согласование в головной офис и какие решения остаются за головным офисом.
Если в состав организации входит несколько юридических лиц, необходимо задать правила согласования для каждого: кто участвует в маршруте, какие лимиты действуют и кто подписывает документы.
Отдельно компания определяет, кто имеет право подписывать документы от имени каждого юрлица и на каком основании.
Как закрепить право подписи для внешних и внутренних документов
Внешние документы
Руководитель филиала может согласовать договор в пределах установленного лимита, а вот для подписания обязательно потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Её основная задача — подтвердить, что конкретный сотрудник имеет право подписывать электронные документы от имени компании. Подпись без такого документа не считается юридически значимой, исключение — генеральный директор компании. Это правило действует с 1 сентября 2024 года.
Автоматизация документооборота Никамед
Система подсказывает, кого назначить подписантом, в зависимости от типа договора и имеющихся машиночитаемых доверенностей (МЧД).
Если специалист с МЧД увольняется, его доверенность надо оперативно аннулировать. Как только отдел кадров оформляет в 1С: ЗУП увольнение такого сотрудника, служба безопасности автоматически получает задачу на отзыв доверенности и передачу ответственности другому специалисту.
Полная версия кейса автоматизации управления договорами →
Внутренние документы
Компания должна установить общий порядок работы с внутренними документами, где фиксируется:
- какие внутренние документы ведут в электронном виде;
- кто вправе их подписывать и утверждать;
- какие виды электронной подписи используют;
- как оформляют согласование и ознакомление;
- как вводят в действие новую редакцию;
- какие данные сохраняют по документу;
- как работают замещения и права доступа.
Эти правила можно закрепить в инструкции по делопроизводству, положении об электронном документообороте и других локальных документах компании.
Как контролировать получение и ознакомление с документами в филиалах
Головной офис может направить один приказ, распоряжение или положение сразу в несколько филиалов. Руководитель на месте выбирает получателей, а система фиксирует, кому документ доставлен, кто уже с ним ознакомился и у кого подтверждения ещё нет.
Автоматизация работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) Корпорации развития Московской области (КРМО)
После создания документа в системе формируется электронный лист ознакомления. Руководитель выбирает получателей при помощи фильтров по должностям, отделам или другим параметрам.
Сотрудники получают уведомление с задачей — ознакомиться с документом. После прочтения они меняют статус задачи на «ознакомлен», система фиксирует дату и время. Это экономит усилия на рассылку и сбор подписей, а также предоставляет юридически значимое подтверждение ознакомления сотрудников с документами.
В «Первой Форме» настроен реестр организационно-распорядительных документов (ОРД). Когда в силу вступает новый приказ или положение, он автоматически получает статус «актуален», а старый — «не действует».
Полная версия кейса автоматизации работы с внутренними регламентами и инвестиционными проектами →
Так головному офису не приходится отдельно собирать подтверждения по филиалам и уточнять, все ли получили новую редакцию приказа или положения.
Документы хранятся в структурированном цифровом архиве с полной историей действий. Поиск работает по смыслу, а не только по названию. Система сама напомнит, когда подойдёт срок пересмотра или продления. Всё зафиксировано: кто создал, кто согласовал, кто и когда ознакомился.
Как выбрать СЭД для работы головного офиса и филиалов
После того как компания определила ответственность филиалов, полномочия подписантов и порядок исполнения документов, эти правила нужно проверить уже на уровне системы.
Маршруты между филиалами и головным офисом. СЭД должна поддерживать разные сценарии в зависимости от типа документа, подразделения, юрлица, суммы и других условий.
Версии документов. Участники должны видеть, какая редакция сейчас актуальна, какие изменения вносили и какая версия была согласована и передана на подпись.
Поиск нужного приказа или распоряжения занимает секунды. Сотрудник Академии Ростеха вводит в поисковую строку ключевое слово, фамилию или дату, а система показывает ему все подходящие документы. Если нужна бумажная копия, можно быстро распечатать её прямо из системы.
Полная версия кейса автоматизация внешнего и внутреннего документооборота →
Контроль исполнения по филиалам. Для документов, которые головной офис направляет сразу в несколько подразделений, система должна показывать результат отдельно по каждому филиалу: кто отвечает за задачу, какой установлен срок и где исполнение уже подтверждено.
Учёт оригиналов. Если часть документов остается на бумаге, должно быть видно, где находится оригинал, кто отвечает за его передачу, получил ли его головной офис и куда документ передан на хранение.
Сотрудники КРМО фиксируют перемещение физических документов в «Первой Форме». После автоматизации документооборота бумажные реестры и обзвон коллег остались в прошлом, теперь движение физических документов фиксируется в системе.
Оригиналы документов используются при подготовке отчётности, оформлении финансовых процедур и для предъявления в налоговую инспекцию.
Полная версия кейса автоматизации работы с инвестиционными проектами →
Разграничение доступа. Права на документы можно задавать по филиалу, юрлицу, подразделению, роли и типу документа.
Поиск и история работы с документом. При проверке, споре с контрагентом или внутреннем контроле головной офис должен быстро найти документ и восстановить историю: кто согласовывал, кто подписал, какие задачи были поставлены и чем завершилось исполнение.
Интеграции. Обычно это учётной системой, HR-системой, корпоративные справочники и внешний ЭДО.
Изменение маршрутов. Оргструктура, лимиты и состав участников со временем меняются. Критично, чтобы администратор мог внести изменения самостоятельно.
Подключение новых филиалов. При расширении сети стоит заранее выяснить, что потребуется для запуска нового подразделения в СЭД: добавить его в структуру, назначить роли и права, подключить нужные маршруты и справочники.
Для большой филиальной сети отдельно стоит проверить, как система работает с нужным количеством подразделений и пользователей, что происходит при нестабильной связи и какие варианты развертывания доступны компании.
Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS
Узнать подробнее
