Система управления портфелем проектов на базе low-code BPMS

В условиях жёсткой конкуренции компании вынуждены одновременно вести множество проектов, и общий успех напрямую зависит от способности эффективно ими управлять.

Ожидается, что объём рынка управления портфелем проектов будет стремительно расти в ближайшие несколько лет, а к 2029 году он достигнет 9,66 млрд долларов США при совокупном годовом темпе роста в 11,5%.

Разбираемся, как эффективно управлять портфелем проектов с помощью автоматизации и технологий искусственного интеллекта, рассматриваем кейсы компаний и подходящие решения на рынке.

Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Занимается автоматизацией проектного управления в крупных компаниях из разных сфер.

Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Помогает компаниям повысить эффективность портфельного управления с помощью технологий ИИ.

Содержание:

Управление проектами и управление портфелем: в чём разница
Зачем автоматизировать PPM: 6 причин
Как должна выглядеть система PPM
Как ИИ помогает управлять портфелем проектов
Кейсы: как компании управляют портфелем проектов
Как выбрать решение для автоматизации: сравниваем разные систем
Подводим итоги: как понять, что нужно вашей компании
FAQ

Управление портфелем проектов (PPM) — это подход, который используют для расстановки приоритетов и координации работы над множеством проектов одновременно.

Это помогает выстраивать деятельность компании в соответствии со стратегическими целями бизнеса, эффективно распределять имеющиеся ресурсы и гарантировать, что все проекты будут реализованы своевременно и без превышения запланированного бюджета.

Управление проектами и управление портфелем проектов: в чём разница

Проектный менеджмент и управление портфелем проектов — это два разных подхода.

Проектный менеджмент направлен на эффективную реализацию конкретного проекта: контролирует соблюдение временных рамок, финансовых ограничений, распределение ресурсов и поддержание требуемого качества.

Ещё больше о проектном менеджменте можно прочитать здесь.

Управление портфелем проектов работает одновременно со всеми проектами компании на системном уровне:

синхронизирует и повышает эффективность текущих инициатив;
отбирает проекты, которые стоит запустить в первую очередь;
расставляет приоритеты и распределяет ресурсы с учётом эффективности инвестиций;
анализирует риски и потенциальную отдачу от вложений;
способствует достижению стратегических целей компании.

Ещё больше об инструментах проектного управления:

Роадмап: что это такое, в чём польза и как разработать
Как управлять потоком задач с помощью канбан-доски

Зачем автоматизировать PPM: 6 причин

Автоматизация PPM позволяет:

Стратегически управлять портфелем и оптимизировать его. Система позволит выравнивать все проекты в соответствии с единой стратегией, приоритизировать инициативы и отбирать только нужные из них, объединять проекты в группы для анализа зависимостей, использования накопленного опыта и устранения дублей, балансировать риски внутри групп, а не только внутри одного проекта, максимизировать совокупную выгоду от инициатив.

Обеспечивать высокую управляемость и прозрачность. С помощью единого дашборда руководитель получит мгновенный доступ к актуальной информации по портфелю: статусы инициатив, риски, KPI, загрузку команд. У менеджера не будет необходимости собирать все эти данные вручную из разных источников.

Оптимально распределять ограниченные ресурсы между проектами и группами проектов. Система подсветит степень загрузки команд, наличие ресурсов и позволит определить приоритетные направления. Это поможет избежать ситуаций, когда ключевые специалисты перегружены на одних проектах, а другие простаивают из-за нехватки людей или средств.

Ещё больше об управлении ресурсами можно прочитать здесь.

Сокращать операционные издержки. Автоматизация отчётности, сбора данных, уведомлений и согласований освободит до 30−40% времени проектных офисов. Его можно использовать для стратегического планирования, улучшения процессов и анализа возможных рисков.

Сформировать единое информационное пространство и стандартизацию. Все инициативы будут вестись по единым шаблонам и методологиям, исчезнет хаос из excel-таблиц, почты и разрозненных систем. Новые участники быстрее будут входить в проекты, снизится зависимость от конкретных людей.

Получать актуальные данные для принятия стратегических решений. Накопленная история проектов позволит анализировать эффективность, прогнозировать сроки и бюджеты с большей точностью, выявлять паттерны успеха и провала. Руководители получат инструмент для обоснованного выбора инициатив и формирования сбалансированного портфеля.

Хотите контролировать все проекты в портфеле в режиме реального времени и снизить операционные издержки?

Используйте ИСУП на базе low-code BPM-системы «Первая Форма»: собирайте актуальную информацию по портфелю, приоритезируйте и группируйте инициативы по стратегическим целям, бизнес-кейсам и ожидаемому возврату инвестиций, масштабируйте процессы под рост числа проектов и команд.
Попробовать

Как должна выглядеть система управления портфелем проектов

Системы PPM должны помочь повысить управляемость, предсказуемость и прозрачность портфеля, а также держать фокус на стратегических целях компании и оптимизировать её ресурсы. Давайте рассмотрим подробнее, что обязательно должна уметь такая система в 2025 году.

Управление портфелем проектов

Система должна позволять:

собирать актуальную информацию по портфелю — отображать все проекты со статусами, этапами, бюджетами, ресурсами и рисками в режиме реального времени;
управлять рисками внутри портфеля и групп проектов, а не только внутри одной инициативы;
приоритизировать и группировать проекты по стратегическим целям, бизнес-кейсам и ожидаемому возврату инвестиций;
формировать детальную отчётность и дашборды по инициативам, которые будут доступны для всех заинтересованных лиц;
согласовывать и вносить изменения по портфелю, уведомлять о статусах и событиях;
вести и хранить всю документацию с доступом по регламентам и стандартам;
автоматически создавать задачи и контролировать ключевые этапы;
масштабировать процессы под рост числа проектов и команд;
поддерживать мобильные устройства для удалённого доступа;
настраивать интеграцию с внешними системами.

управление портфелем проектов — В «Первой Форме» можно управлять портфелями проектов: отслеживать этапы и задачи, консолидировать данные по маржинальности, контролировать сроки

Управление ресурсами

Решение должно позволять:

управлять человеческими и материальными ресурсами — прогнозировать загрузку, перераспределять ресурсы между инициативами с учётом текущего прогресса и приоритетов;
поддерживать коммуникацию между членами команд и стейкхолдерами;
предупреждать о перегрузках и конфликтах ресурсов между проектами;
управлять доступами и ролями с учётом уровней ответственности.

управление ресурсами — Вот так из табеля трудозатрат в «Первой Форме» можно перейти в конкретные задачи

Управление финансами

Для портфельных менеджеров важно, чтобы система позволяла контролировать бюджеты инициатив на разных этапах и отслеживать маржинальность. В ней должны быть следующие функции:

разработка и онлайн-обновление финансовых паспортов;
создание и контроль графиков платежей;
уведомления о потенциальных перерасходах бюджета;
механизмы промежуточного расчёта с исполнителями;
возможность интеграции с учётными системами, например, с 1С по счетам и оплатам.

Вот так выглядит управление финансами по проекту в «Первой Форме»: показатели автоматически обновляются, когда сотрудники вносят фактические трудозатраты

Управление рисками

Пользователи системы должны иметь возможность:

анализировать и контролировать риски портфеля с помощью цветовых индикаторов;
проводить сценарный анализ «what if» для прогноза последствий различных вариантов распределения ресурсов и изменений;
предотвращать и оперативно решать проблемы по проектам с помощью автоматического обновления данных портфеля;
выделять и оценивать риски по единым шкалам и с понятными триггерами эскалации;
вести реестр изменений и их воздействие на общий портфель;
контролировать выполнение корректирующих действий и оповещать о них.

управление рисками в портфеле проектов — В «Первой Форме» риски отображаются в виде светофора

Диаграмма Ганта, базовые планы, автоматизация задач. Обзор нового проектного управления в «Первой Форме»

Раньше клиенты «Первой Формы» управляли проектами в MS Project. Рассказываем, какие функции обновлённой ИСУП позволяют планировать работу по привычным алгоритмам.
Читать подробнее

Как ИИ повышает эффективность управления портфелем проектов

Искусственный интеллект позволяет моментально анализировать данные, что даёт портфельным менеджерам возможность делать более обоснованные выводы при инвестировании и избегать ошибок.

Прогнозируется, что к 2027 году объём мирового рынка ИИ в управлении проектами достигнет 4,8 млрд долларов США, что свидетельствует о быстрой интеграции этой технологии в саму суть ведения бизнеса.

Кроме того, в последнее время набирают популярность ИИ-агенты. Опрос компании IBM среди топ-менеджеров разных стран показал: 86% респондентов считают, что именно благодаря ИИ-агентам бизнес станет эффективнее уже к 2027 году.

ИИ-агент — это автономный цифровой помощник. Он способен без вмешательства человека обрабатывать и анализировать корпоративные данные компании, принимать обоснованные решения и выполнять необходимые действия для достижения поставленных целей.
Изучить подробнее

Специалисты «Первой Формы» сделали использование ИИ-агентов доступным для всех — без глубоких знаний в программировании можно генерировать алгоритмы для таких цифровых помощников из существующих должностных инструкций.

Например, в low-code BPM-системе «Первая Форма» можно настроить агентов, которые будут:

делать саммаризацию по портфелю задач — с заданной периодичностью агенты будут «ходить» по задачам, изучать комментарии, статусы, дедлайны и их выполнение, а затем формировать сжатый отчёт по портфелю;

планировать, прогнозировать и распределять ресурсы — анализировать возможности команды и требования проектов для оптимального распределения человеческих и материальных ресурсов на основе исторических данных;

прогнозировать риски и проблемы с помощью анализа исторических данных, текущих метрик и внешних факторов;

оптимизировать бюджет портфеля — анализировать расходы, прогнозировать затраты и предлагать перераспределение бюджета между проектами для наибольшей эффективности;

автоматизировать отчётность — собирать данные из различных систем, создавать персонализированные дашборды и автоматически генерировать отчёты для стейкхолдеров разных уровней.

планировать временные рамки — анализировать зависимости между проектами, критические пути и доступность ресурсов для создания реалистичных и оптимизированных временных планов;

выявлять синергии и конфликты — идентифицировать возможности для совместного использования ресурсов, знаний или результатов между проектами, а также выявлять потенциальные конфликты;

управлять изменениями — оценивать влияние предлагаемых изменений на весь портфель проектов, моделировать сценарии и рекомендовать оптимальные решения по одобрению или отклонению изменений.

Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»

Примеры выше — это единичные кейсы, любой из них можно адаптировать под конкретный запрос компании.
«Первая Форма» — это low-code платформа, и агентов мы создавали в той же парадигме. Это кубики, из которых можно самостоятельно собрать процесс, который вы захотите.
Мы активно пользуемся этим со стороны внедрения. Не обязательно быть технически подкованным в агентах или разработке какого-то бэкенда, чтобы использовать такую систему.

Хотите повысить эффективность управления портфелем проектов?

Наймите автономных цифровых помощников — специалисты «Первой Формы» настроят ИИ-агентов под ваши бизнес-процессы.
Попробовать

Кейсы: как компании управляют портфелем проектов

Если не автоматизировать управление портфелем проектов или сделать неправильный выбор решения, то это может привести к серьёзным проблемам.

Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы»

Без подходящего решения для автоматизации сложно одновременно контролировать множество проектов, что влияет на качество принятия стратегических решений. Проектные офисы не так оперативно реагируют на риски и адаптацию к разным ситуациям, ресурсы распределяются неэффективно, сроки срываются, а общая прибыльность портфельной деятельности падает.
Из-за этого всегда существует риск потерять конкурентные преимущества и столкнуться с повышенными издержками.

Давайте посмотрим, как крупные компании из разных сфер автоматизировали управление портфелем проектов, и что из этого вышло.

«ВкусВилл». Сеть компании насчитывает уже более 1,5 тыс. торговых точек. Быстро расширить масштабы деятельности помогла автоматизация управления портфелем проектов.

Данный подход позволил:

оценивать общее количество магазинов в отдельных локациях и предсказывать эффективность открытия новых точек;
оперативно подбирать подходящие помещения, при этом менеджеру по развитию территории не обязательно находится на месте — все характеристики с прилагаемыми фото он получает на смартфон;
формировать базу данных, в которую включаются и те помещения, которые в данный момент не подошли, но вполне могут понадобиться в будущем;
оптимизировать деятельность юридического блока по согласованию заявок и заключению договоров;
разрабатывать наиболее оптимальный цикл подготовки помещения от замеров и строительно-монтажных работ до схемы расстановки оборудования и оформления торговых залов.

Госпрограмма «Цифровая экономика РФ». Программа охватывала пять ключевых направлений развития экономики и технологий и включала около 800 взаимосвязанных мероприятий.

Автоматизация портфельного управления позволила:

создать иерархическую структуру Программы;
обеспечить прозрачность и контроль выполнения мероприятий на всех уровнях;
сократить время на подготовку отчётов и принятие стратегических решений;
повысить эффективность взаимодействия участников за счёт создания единой информационной среды;
создать инструмент для оперативной корректировки планов.

АО «Банк Синара». Службе безопасности банка потребовалось оптимизировать взаимодействие между подразделениями и автоматизировать рутинные операции для более оперативного реагирования на бизнес-угрозы.

Благодаря автоматизации:

время обработки заявок сократилось до 90%;
скорость реакции на инциденты увеличилась на 55%;
ошибки в отчётности снизились с 15% до 2% благодаря интеграции с BI-аналитикой;
на 25% выросла эффективность взысканий;
время на формирование отчётов сократилось с 8 часов до 1 клика.

Как выбрать решение для автоматизации: сравниваем разные системы

При выборе платформы для автоматизации предпочтение следует отдать решению, которое сможет обеспечить результативное управление всем проектным портфелем, а именно:

наладит единую систему координации;
обеспечит инструментами для планирования, контроля рисков и оптимального распределения доступных ресурсов;
даст возможность отслеживать процессы и оценивать проекты по различным параметрам;
будет удобной и понятной в работе — с лёгким для освоения интерфейсом.

В 2025 году «Первая Форма» заняла второе место в рейтинге систем управления проектами от CNewsMarket.

Аналитики CNewsMarket обращают внимание на любопытную динамику рынка. Три года назад в сегменте ИСУП доминировали иностранные продукты — Microsoft Project, Oracle и Atlassian. Но результаты прошлого года продемонстрировали, что отечественное программное обеспечение сейчас востребовано не только в госсекторе, но и среди крупных коммерческих компаний.

Предлагаем вам изучить сравнение возможностей зарубежных и российских систем, которые подойдут для управления портфелем проектов:

Скачать полную версию сравнения можно здесь.

Подводим итоги: как понять, что нужно вашей компании

Сегодня одни компании нуждаются в сосредоточении на отдельных проектах и и их деталях, другие — в комплексном контроле и координации множества инициатив. Чтобы определить, какой способ управления лучше соответствует специфике вашей компании, нужно оценить масштаб проектов и степень их взаимосвязи.

Портфельное управление идеально подойдёт тем, у кого много проектов, требующих согласования между собой и грамотного распределения ресурсов.

А если вы работаете с отдельными инициативами, где важно сконцентрироваться на конкретных задачах и дедлайнах, то проектный менеджмент подойдёт больше.

Хотите грамотно управлять проектами в портфеле?

Используйте ИСУП на базе low-code BPMS «Первая Форма»: приоритезируйте инициативы по стратегическим целям, получайте предупреждения о перегрузках и конфликтах ресурсов между проектами, контролируйте бюджеты и отслеживайте маржинальность инициатив, выделяйте и оценивайте риски в портфеле по единым шкалам и с понятными триггерами эскалации.
Попробовать

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

Это «коробка» на базе low-code BPM-системы, где уже настроены все процессы. Специалисты «Первой Формы» могут адаптировать их под вашу специфику и расширить набор инструментов.

Решение позволяет управлять инициативами любого масштаба — от небольших проектов до PPM. Более подробно о возможностях можно прочитать тут.

Есть ли мобильная версия?

Да, и оно полностью дублирует по возможностям веб-версию. Более подробная информация о мобильном приложении находится здесь.

Заменяет ли «Первая Форма» такие зарубежные решения, как Microsoft Project, Jira, Redmine и Trello?

Да, полностью заменяет.

Как быстро можно внедрить решение?

Средние сроки внедрения «коробки» без дополнительных настроек составляют от 2 до 4 недель. Всё остальное зависит от сложности процесса и объёма работ.

Сколько это стоит?

Цена складывается из стоимости лицензий, объёма работ и технической поддержки. Более подробно о ценах можно прочитать здесь.

Можно ли интегрировать решение с другими системами?

Да, с любыми внешними системами по REST API.

Можно ли развивать систему самостоятельно?

Конечно, это возможно после прохождения обучающего курса.

Как эффективно управлять портфелем проектов с помощью автоматизации и технологий ИИ