Часто менеджеры проектов работают в двух системах — MS Project для планирования задач и, например, Jira для их исполнения, — и переключаются между ними. В этом случае они вручную или с помощью дополнительных плагинов синхронизируют данные и узнают статусы у исполнителей в третьем решении — мессенджере.
В «Первой Форме» вся работа над проектом и связанные процессы объединены в одной системе так, чтобы вам не пришлось переключаться между несколькими продуктами. Рассмотрим её функции подробно.
Эта статья — о редакторе, с помощью которого можно планировать сроки и задачи
Это лишь часть возможностей, которые есть в системе для управления проектами. Больше информации мы собрали на отдельной странице.
Перейти к проектному управлению
Инлайн-планирование без модальных окон и обязательных полей
Максимально в проекте можно создать 10 тыс. задач. Это можно сделать многократным нажатием одной кнопки, заполнить названия, срок и связи также можно из проектного интерфейса.
Управлять задачами можно как из табличной части интерфейса, так и с диаграммы Ганта. Например, объединить задачи в группу можно перетаскиванием строк, а задать сроки — растягиванием соответствующей полосы на таймлайне. Гант по умолчанию открывается по масштабу проекта и масштабируется от часов до лет.
В проекте можно задать четыре вида связей:
- от конца задачи 1 к началу задачи 2 — зависимая задача 2 не начнётся, пока не завершится задача 1;
- от начала задачи 1 к началу задачи 2 — задача 2 не начнётся, пока не стартует задача 1;
- от начала задачи 1 к концу задачи 2 — зависимая задача 2 не завершится, пока не начнётся задача 1;
- от конца задачи 1 к концу задачи 2 — задачу 2 можно будет закрыть только после окончания задачи 1.
Также можно установить зависимость одной задачи от нескольких: например, производство нового продукта не запустится, пока не будут выбраны поставщики сырья и разработана маркетинговая кампания.
Связи между задачами влияют на автоматическое планирование: если начать перемещать по таймлайну одну задачу, все зависимые также будут двигаться. Также есть отдельное свойство «Старт проекта» — в нём можно установить дату начала, и первые задачи подвинутся к ней.
В проекте можно проставить Вехи — задачи без длительности. На диаграмме Ганта они будет обозначены «ромбом». Для вех также задаются зависимости и дополнительные условия, о которых мы поговорим далее в отдельном блоке.
Базовые планы и версии проекта
В системе есть возможность сохранить четыре базовых плана, которые можно вывести на проектный интерфейс по одному или вместе. Тогда при изменении текущего плана система будет подсвечивать расхождения:
- красным, если показатели проекта при таком изменении становятся хуже;
- зелёным, если вариант из текущего плана эффективнее базового.
Базовые планы можно также править в табличной части и пересохранять. Если нужно отправить вариант на согласование, такой план можно заблокировать для редактирования. После получения акцепта на нём появится отличительный маркер.
Кроме того, вы можете создать в рамках одного проекта другую «Версию». Отличие между базовым планом и версией в следующем:
- базовый план сохраняет даты, сроки и продолжительность, не меняя состав задач;
- версия сохраняет отдельный набор задач и базовые планы для них.
Чтобы уложиться в согласованное расписание, в проектном управлении от «Первой Формы» есть критический путь. Задачи, которые ему соответствуют, подсвечиваются на Ганте красным цветом.
Большой набор ограничений и условий
Проектное управление на базе «Первой Формы» подходит для долгосрочных проектов с сотнями задач. Для гибкости вы можете настраивать дополнительные условия автопланирования. Например, зафиксировать:
- длительность в днях, и тогда трудозатраты на неё не повлияют;
- трудозатраты в часах, и тогда срок может быть любым;
- единицы в рублях, и тогда система подстроит срок и трудозатраты под бюджет и выбранные ресурсы.
Вы можете задать запаздывание по дням между двумя связанными задачами, и тогда подвинуть зависимую задачу на более ранний срок не получится, и раннее начало и окончание, если вы планируете выполнить действие досрочно.
Кроме того, в системе есть восемь видов ограничений:
- старт «как можно позже» и «как можно раньше» — гибкое расположение задачи в хронологии проекта.
- фиксированное начало и окончание — строгие дедлайны задач.
- старт «не позже» и «не раньше» — гибкое начало с пределом по сроку.
- окончание «не позже» и «не раньше» — гибкий дедлайн.
Здесь также действует автоматизация массовой работы — если вы решите что-то подвинуть, все связанные задачи тоже переместятся. Ограничения тоже учитываются — система подсвечивает конфликты планирования и выдаёт предупреждение.
Сейчас в системе можно настроить производственный календарь для всей компании. Он учитывается при распределении ресурсов и планировании сроков задач в проекте, а также при исполнении и в автоматизациях производственных задач.
Заполнение ресурсов и показателей из проектного интерфейса
В «Первой Форме» есть две точки планирования ресурсов: в фактических задачах и в проектном управлении. Проектное управление — это множество планов, которые могут конфликтовать между собой на этапе проектирования. Эти конфликты можно заметить в фактических задачах в системе при утверждении проекта и заполнении плановых часов.
Вы можете указать множество ресурсов и процент их загрузки в рабочий день — например, по полдня каждый день. Также можно установить конкретного исполнителя-ответственного.
При этом если вы решите забукировать, условно, 900 часов одного ресурса на три дня, система выдаст предупреждение об овербукинге и предложит или пересмотреть сроки, или добавить на задачу другие ресурсы.
В проекте можно указать риски для каждой задачи: маленькие, средние и большие. В зависимости от них система подсвечивает задачу.
Согласование и исполнение проекта
Перед запуском вы можете утвердить версию проекта и зафиксировать её состояние. Для каждой задачи прописываются плановый и фактический процент выполнения, между которыми рассчитывается разница на конкретную дату. Например, если вы забронировали 40 часов разработчика на пять рабочих дней, он списал уже 24, а задача выполнена на 0%, значит, что-то идёт не так и нужно вмешаться.
Текущие и плановые показатели завершения проекта тоже можно отобразить на диаграмме и в табличной части. В этом случае на ресурсных колонках появится бейдж с показателем отставания. Так вы сможете быстро отследить проблемы, без скроллинга задач и поиска по Ганту. И если в других системах это нужно отдельно настраивать, в «Первой Форме» отставания доступны по умолчанию.
Если план и факт сильно расходятся, можно изменить всю вторую половину проекта и утвердить её заново. Тогда при изменении сроков система покажет все заданные предупреждения и автоматом перенесёт связанные задачи. После отправить версию руководителю можно одной кнопкой.
Заведение производственных задач в BPM-системе и фиксация фактических показателей
«Первая Форма» — система для автоматизации всех бизнес-процессов и потоков задач компании. Вы можете перенести задачи из проекта в систему, и они распределятся по всем вовлечённым отделам на конкретные даты и ресурсы.
При настройке процессов вы можете задать автоматическое заполнение полей, сроков, исполнителей и слотов в их календарях. Также можно автоматизировать приоритеты, бюджет, трудозатраты, тип задач и проекта. Карточка при этом будет связана с задачей в проектном интерфейсе, а обновлять план и фактические задачи можно по кнопке.
В карточках задач исполнители могут обсуждать детали, созваниваться с руководителем и вносить фактические трудозатраты. Они автоматически подтянутся в сам проект, чтобы вам были доступны актуальные статусы. Если сотрудники забывают фиксировать потраченное время, из проектного интерфейса можно разослать автоматическое напоминание.
Гибкие настройки доступа
В «Первой Форме» можно настроить права доступа к разделам системы и карточкам задач вплоть до отображения контента в полях. Проекты не исключение — вы можете выдать право на просмотр и редактуру как всей сущности, так и версий и производственных задач.
При этом любые правки проекта можно отследить в истории изменений. В интерфейсе есть сохранённые версии, которые позволяют перейти на предыдущие шаги. Если нужно откатить всё до ранних вариантов плана, это также можно сделать из истории.
В самой BPM-системе производственные задачи также можно гибко настроить по доступам. Пользователям можно разрешить просматривать или редактировать все задачи отдела, конкретные карточки и определённые поля в них.
Будущие обновления: планирование с учётом разных календарей
В будущем появится возможность заводить разные производственные календари-графики одновременно для разных групп сотрудников:
- классический 5/2;
- график 2/2 с плавающей датой первого рабочего дня;
- разное начало рабочего дня.
Также появится представление ресурсов в разрезе исполнителей (ресурсов) по часам на день.
Вместо итогов
Вся логика проектного управления в системе основана на кейсах клиентов, которые ранее работали в MS Project. Менеджеры могли только планировать проекты в отрыве от исполнителей. Эта логика быстрого проектирования сохранена в системе в тесной связи с BPM-процессами и глобальным планом.
Проекты из Project можно импортировать в «Первую Форму». Для этого нужно:
Если вам нужно отправить проект внешним пользователям, его можно экспортировать в PDF и Excel.
Проекты из Project можно импортировать в «Первую Форму». Для этого нужно:
- взять файл вашего проекта в формате .mpp;
- в проектном редакторе «Первой Формы» нажать «Импорт».
Если вам нужно отправить проект внешним пользователям, его можно экспортировать в PDF и Excel.
