В закупках много времени теряется на сопровождении процесса: заявки, согласования, сравнение КП и статусы заказов. Если всё держится на переписках и разных программах, работа отдела превращается в рутину и начинает зависеть от личного контроля сотрудников. По данным консалтинговой компании The Hackett Group, автоматизация помогает снизить операционные расходы на 19%, а путь от заявки до заказа поставщику сократить на 58%.
Разберём, как SRM помогает упростить работу закупочного отдела и как это уже работает в крупных компаниях.
Содержание:
Почему закупки без автоматизации обходятся дороже, чем кажется
На первый взгляд всё в порядке: сотрудники оставляют заявки, закупщики запрашивают КП у поставщиков и выбирают подходящие предложения. Но задержки всё равно возникают. Часто задержка связана с тем, как устроено управление процессом закупок внутри компании.
Неполные данные
Заявки часто приходят не до конца заполненными: не указан срок, забыли количество, нет обоснования или сопутствующего документа. Специалисту по закупкам приходится писать или звонить инициатору и уточнять вводные, прежде чем обращаться к поставщикам.
Нет консолидации заявок на закупку
Если специалист обрабатывает каждую заявку отдельно, он повторяет одни и те же действия: уточняет вводные, запрашивает КП, сравнивает условия и запускает согласование. Компания дробит потребность на мелкие запросы и сложнее договаривается о скидке за объём заказа.
Постоянная ручная сверка данных
Ежедневно поставщики присылают КП, обновляют цены, меняют сроки, отправляют документы, уточняют условия или отвечают на замечания. В итоге специалист по закупкам остается наедине с разрозненными данными: одно КП лежит в почте, второе пришло вложением в переписке, по третьему прислали исправленный вариант. Перед сравнением условий нужно проверить актуальность версии, разложить документы по закупкам и понять, кто уже ответил.
Выбор поставщика трудно восстановить
Информация часто разбросана по разным местам: КП в почте, сравнение условий в Excel, комментарии в переписке. Позже сложно понять, какие предложения рассматривали, что отклонили и почему остановились на конкретном контрагенте.
Нет общей картины по закупкам
Статус заявки знает специалист, который с ней работает. Руководителю приходится спрашивать сотрудников по отдельности или ждать сводный отчёт, чтобы понять, сколько заявок в работе и на какой стадии каждая из них.
Риск задержек и срывов поставки
Когда всё завязано на переписках и личном контроле, легко упустить важный шаг: заявка зависла на согласовании, поставщик не прислал КП, письмо попало в спам, договор не передали юристу. Из-за этого нужная позиция может не приехать вовремя, хотя от неё зависит ремонт оборудования, открытие магазина, запуск проекта или работа производства.
Что даёт автоматизация закупок: сквозной контур от заявки до аналитики
Автоматизация закупок связывает этапы управления закупками в один рабочий процесс. Для специалиста это означает меньше ручных уточнений и сверок. Руководитель видит общую ситуацию и потенциальные риски.
Заявка на закупку с необходимыми данными
В SRM-системе специалист работает с заявками, где уже есть все вводные: номенклатура, количество, обоснование потребности и сроки поставки. Ему не приходится тратить время на уточнения до первого запроса поставщику.
Консолидация заявок на закупку
SRM помогает консолидировать заявки, которые приходят из разных подразделений. Закупщик видит общий объём потребности до запроса КП и не дробит закупку на мелкие запросы. Так проще обсуждать с поставщиком условия на большую партию: скидку, срок поставки или приоритет по дефицитным позициям.
Динамический маршрут согласования
Маршрут можно связать с суммой, категорией закупки, ЦФО, филиалом, статьёй бюджета, договором или поставщиком. Заявка уходит тем согласующим, которые нужны именно для этого типа закупки, а руководитель видит, у кого она задержалась.
Корректное сравнение предложений поставщиков
SRM помогает не сводить выбор только к цене. Если предложение контрагента дороже, но он обеспечивает быструю поставку, даёт отсрочку или больше соответствует по техническим условиям, это тоже отражается в сравнении. Закупщику проще обосновать выбор, а руководителю — понять, почему остановились на конкретном предложении.
Связь с финансами
В SRM по закупке видно, какую сумму согласовали, какие условия выбрали у поставщика, какой счёт пришёл и что уже передали на оплату. Если после КП сумма изменилась, финансы проверяют лимит и статью бюджета, а закупщик понимает, нужно ли запускать дополнительное согласование.
Актуальная аналитика
Данные доступны в режиме онлайн. Можно в любой момент проверить: сколько заявок в работе, соблюдаются ли сроки и надо ли где-то принять меры.
Подробнее о SRM-системе для комплексной работы с поставщиками в отделе закупок
Узнать подробнее
На что обратить внимание при выборе SRM
- Соответствие закупочному процессу компании. Если сотрудники продолжат работать в разных программах, общая проблема останется нерешённой.
- Возможность интеграции с другими системами и сервисами: 1С или ERP, ЭДО, склад, ЭТП, сервисы проверки контрагентов.
- Наличие портала поставщика. Он помогает выстроить единый канал коммуникаций с контрагентами. В одном месте аккумулируется вся необходимая информация: заказы, документы, переписки.
- Гибкость настройки. Например, скорректировать матрицу согласования без долгих доработок.
- Ролевой доступ и безопасность данных. Каждый участник видит свои задачи и данные, но не получает лишний доступ к чувствительной информации.
Автоматизация закупок и управления поставщиками в крупных компаниях
Кейс «Спортмастер»: автоматизация закупок нетоварной продукции для 450+ магазинов
Проблема: заявки на закупку собирали и обрабатывали вручную
Раньше каждый магазин готовил свою Excel-таблицу с нужными позициями и отправлял её ответственному сотруднику. Он вручную собирал и консолидировал все таблицы — это занимало много времени и требовало большого внимания. Кроме того, всем занятым в процессе сотрудникам нужны были лицензии Excel.
Решение: единая система сбора и учёта заказов от филиалов
Весь цикл работы с НТП оцифровали в SRM-системе. Чтобы оставить заявку, сотрудники заходят на корпоративный портал, выбирают из единого справочника позиции и указывают нужное количество. Это исключает путаницу в наименованиях и дублирование заказов.
В системе есть два типа заявок:
- срочные заявки обрабатываются за пять минут, вне расписания.
- плановые заявки автоматически консолидируются по категориям товаров и обрабатываются раз в месяц. Специалист по закупкам видит весь необходимый объем, а не десяток повторяющихся запросов.
Маршруты согласования зависят от группы НТП, типа заявки, округа, торговой сети и филиала. Например, заказ мелких расходников может идти параллельно через нескольких ответственных лиц сразу, а закупка торгового инвентаря или элементов фирменного стиля — последовательно, с одобрением на каждом уровне управления.
Кейс OBI: автоматизация работы с поставщиками в SRM-системе
Раньше всю работу с поставщиками вели вручную, а данные хранили в Excel
«OBI Россия» сотрудничает с сотнями поставщиков. Компания решила повысить эффективность работы и автоматизировать процессы, связанные с поставщиками, в единой системе.
В конце года отдел закупок согласует с контрагентами цены, объёмы, бонусы, отсрочки платежей и другие условия на следующий период. Раньше менеджеры готовились к таким переговорам вручную. По каждому поставщику нужно было собрать в Excel данные о продажах и поставках за прошлый год, согласовать с руководством целевые условия и определить «вилку», в пределах которой можно договариваться.
При большом числе поставщиков это превращалось в отдельную нагрузку для закупок. Менеджеры тратили много времени на подготовку таблиц и сверку данных, а руководителям было сложно видеть, на каком этапе находится переговорная кампания по каждому контрагенту.
Как SRM упростила подготовку и проведение переговорных кампаний
В конце года по каждому контрагенту автоматически создаётся задача на переговоры. Здесь менеджер видит историю взаимодействия: данные за прошлый год, прежние условия, результаты прошлых встреч и другие вводные для переговоров.
Перед встречей менеджер фиксирует целевые условия: объём поставок, цены, бонусы, отсрочку платежа и допустимые границы для переговоров. По сути, задача становится рабочим чек-листом.
После встречи поставщик и менеджер подписывают и загружают в систему протокол переговоров — документ, в котором зафиксирован ход встречи и её предварительные итоги.
Когда соглашение с поставщиком достигнуто, менеджер вводит результаты в соответствующую колонку задачи. Система автоматически сверяет результаты с целями переговоров и запускает один из двух сценариев:
- Если условия хуже запланированных, задача переходит на руководителя отдела закупок. Он должен согласовать или отклонить предложенные поставщиком условия.
- Если условия совпадают с запланированными или даже лучше, в системе менеджер за пару кликов формирует приложение к основному договору и направляет его поставщику.
