Требовалась альтернатива SAP SRM для работы с поставщиками
В соответствии с антикоррупционной политикой компании все договоры с поставщиками заключались только после проведения внутреннего тендера. Раньше эту процедуру производили в SAP SRM, этого требовал корпоративный стандарт головного офиса.
Российский филиал, как и все подразделения компании, был интегрирован в единую глобальную IT-инфраструктуру, поэтому не мог выбрать другое ПО. Когда в 2022 SAP перестал обслуживать пользователей из нашей страны, потребовалось быстро переехать на SRM-платформу из реестра отечественного ПО, не останавливая рабочие процессы.
Перед выбором нового ПО отдел закупок составил список проблем, которые возникали во время работы с зарубежным решением:
- Перегруженный интерфейс. Сотрудникам приходилось заполнять даже те поля, которые не имели отношения к конкретной закупке.
- Сложная и дорогая доработка системы. Требовалось каждый раз обращаться за услугами внешних SAP-специалистов.
- Отсутствие консолидации заявок. Из-за сложностей с кросс-функциональным взаимодействием компания упускала возможность объединить заказы и получить скидку или бонус от объёма.
- Сравнение КП вручную. Сотрудники составляли сводную Excel со всеми предложениями от поставщиком, чтобы выбрать наиболее оптимальные условия.
- Разрозненные коммуникации с поставщиками. Чтобы что-то уточнить, сотрудники звонили или отдельно писали по электронной почте. Истории переписки в SAP SRM не было.
Переход на SRM-систему на базе low-code платформы «Первая Форма» занял около полугода. За это время мы настроили интеграцию со всеми внутренними системами компании, перенесли справочники и историю взаимодействий за последние два года.
Объединили внутренние тендеры и коммуникации с поставщиками на единой low-code платформе
Российский офис не связан с производством, занимается только дистрибуцией товаров и продвижением бренда на отечественном рынке. Поэтому ему в работе нужны только поставщики услуг — переводчики, ИТ-компании, стратегические консультанты.
Теперь сотрудники оставляют заявку на корпоративном портале. Они выбирают необходимые услуги из списка — номенклатуры услуг, загруженный в справочник системы. Также в заявке сотрудники указывают сроки и обоснование закупки.
В системе отображается, какие заявки оставили другие отделы. Если нескольким командам нужно что-то похожее, они присоединяются к уже созданной заявке. Это может помочь договориться о скидке с поставщиком за счёт объёма.
Система автоматически определяет перечень согласующих лиц и контролирует сроки. После одобрения заявки автоматически запускается внутренний тендер.
У поставщиков есть доступ к личному кабинету в «Первой Форме». Там они видят новые тендеры и могут откликнуться на них через ответную заявку и загрузку коммерческого предложения (КП). Новые поставщики могут пройти процедуру саморегистрации, проверки и подтверждения квалификации.
Вся информация об участии поставщика в тендерах автоматически сохраняется в его карточке. Это позволяет видеть полную историю взаимодействий в одном месте.
Каждое полученное КП оценивает комиссия из представителей отделов закупки и финансов. Для этого в системе настроен список критериев: загруженность другими заказами от компании, специализация, сроки оказания услуг и так далее. При этом решение остаётся гибким — к любому тендеру можно добавить дополнительные параметры оценки.
По каждому из них сотрудники из комиссии проставляют балл и пишут комментарий. У каждого критерия есть свой вес: например, «опыт и референсы» — это 20% от всей оценки. При этом вес можно менять в ручном режиме, главное, чтобы в итоге получилось 100%.
Когда все оценки проставлены, система автоматически выстраивает рейтинг предложений поставщиков на основе полученных баллов. Далее процесс переходит на этап рассмотрения ответственными лицами: руководителями подразделений-инициаторов закупки, финансовым директором и комплаенс-менеджером. На этом этапе они оценивают предложенные условия и репутацию поставщика и принимают финальное решение.
Хотите узнать больше?
SRM-система на базе «Первой Формы» учитывает особенности работы с поставщиками в крупных организациях
Подробнее
Результат внедрения SRM-решения на базе «Первой Формы»
Вся информация централизована в единой системе. Здесь сотрудники могут посмотреть по любому поставщику историю взаимодействий, оценки поставщиков и комментарии из тендеров в одном месте.
Сотрудники теперь сами настраивают критерии оценки поставщиков и меняют процессы без помощи IT-специалистов. Это ускорило внесение изменений и снизило затраты на поддержку.
Благодаря автоматизации рутинных операций, таких как согласование заявок и запуск тендеров, весь процесс ускорился в 3−4 раза.
Прозрачный рейтинг поставщиков и возможность объединения потребностей разных отделов позволили компании экономить до 5−10% бюджета на закупки.
