Консолидация заявок упрощает и удешевляет процесс закупки, особенно если этот процесс автоматизирован. В новом кейсе рассказываем, как мы настроили консолидацию заявок на закупку НТП в «Спортмастере» и какие результаты для бизнеса это принесло.
Проблема: заявки собирали и обрабатывали вручную
Раньше каждый магазин «Спортмастера» составлял Excel-таблицу с тем, что нужно купить, и отправлял ответственному сотруднику. Он вручную собирал и консолидировал все таблицы — это занимало много времени и требовало большого внимания. Кроме того, всем занятым в процессе сотрудникам нужны были лицензии Excel, и на это тратили немало средств.
Автоматизация процесса принесла бы сразу несколько позитивных изменений:
- в 450 магазинах смогли бы отказаться от Excel-лицензий;
- сократились бы трудозатраты: вместо ответственных в каждом магазине и региональном филиале процессом бы управляла система;
- снизился бы риск ошибок из-за человеческого фактора, а удовлетворённость магазинов выросла.
Поэтому «Спортмастер» решил автоматизировать консолидацию заявок на закупку НТП в «Первой Форме». К BPM-системе также решили подключить и магазины других брендов, которыми владеет ритейлер — Ostin, Glissade, Funday, Outventure, Demix, Torneo, Joss.
Решение: автоматизация на базе «Первой Формы»
Над настройкой этого процесса мы работали четыре месяца. Создали справочник неторговой продукции, которая нужна магазинам, настроили портал для её заказа и интегрировали систему с 1С. Таким решением удобно пользоваться и тем, кто заказывает товары, и тем, кто работает с закупками.
Теперь, когда сотруднику нужно оформить заявку, он заходит в «Первую Форму». В категории «Заказ НТП» открывает справочник товаров, доступных для выбора — они подтягиваются туда из разных таблиц и сторонних систем. Сотрудник вбивает в поиск, какой товар ему нужен, выбирает его из списка и отмечает нужное количество.
Есть два типа заявок: срочные и несрочные. Срочные заявки проходят процесс консолидации в ускоренном режиме, и каждая обрабатывается за пять минут. Несрочные консолидируются в определённый день — каждая группа товаров объединяется в одну заявку. Система делает это автоматически.
Готовую консолидированную заявку согласовывают по сложной матрице. Маршрут определяется в зависимости от параметров заявки — группы НТП, типа заявки округа, торговой сетки, филиала, в котором находится магазин. В матрице можно задавать этапы согласования и назначать ответственных за них. Поддерживается и последовательное, и параллельное согласование.
Сотрудник, который оформлял заявку, может отслеживать в системе её статус. Он увидит, когда заказ отправили на закупку и когда он будет доставлен.
Результат: консолидация заявок проходят быстро и без ошибок
- У сотрудников магазина и офиса появился удобный инструмент для работы с заявками на закупку.
- 450 магазинов «Спортмастера» в 220 городах России смогли отказаться от Excel-лицензий.
- Благодаря интеграции со справочником товаров сотрудники всегда видят товары, доступные для заказа.
- Заявку можно сделать срочной и не дожидаться ежемесячной консолидации.
- Ответственным за закупки приходят уже сгруппированные заявки.
- Сотрудник видит статус своей заявки: на консолидации, отгружена или доставлена.
- Решение не требует большого ручного труда: невозможно пропустить заявку из-за человеческого фактора.
Фото: Freepik
