Заявки на закупку собирали и обрабатывали вручную
Раньше каждый магазин составлял Excel-таблицу с тем, что нужно купить, и отправлял ответственному сотруднику. Он вручную собирал и консолидировал все таблицы — это занимало много времени и требовало большого внимания. Кроме того, всем занятым в процессе сотрудникам нужны были лицензии Excel.
Автоматизация процесса принесла бы сразу несколько позитивных изменений:
- получилось бы сэкономить на оплате Excel-лицензий для 450 магазинов;
- сократились бы трудозатраты — вместо ответственных в каждом магазине и региональном филиале процессом бы управляла система;
- снизился бы риск ошибок из-за человеческого фактора, а удовлетворённость магазинов выросла.
Поэтому «Спортмастер» решил автоматизировать консолидацию заявок на закупку НТП в SRM-системе на базе low-code платформы «Первая Форма». Сюда же решили подключить и магазины других брендов, которыми владеет ритейлер — Ostin, Glissade, Funday, Outventure, Demix, Torneo, Joss.
Хотите узнать, с чего мы начали автоматизацию в «Спортмастере»?
Читайте кейсы о едином портале и управлении задачами
Настроили единую систему сбора и учёта заказов от филиалов
Чтобы унифицировать номенклатуру НТП, мы создали единый справочник продукции с четкими описаниями и стандартными параметрами. Это исключает путаницу в наименованиях и дублирование заказов.
Для оформления заявки сотрудник теперь заходит на корпоративный портал, выбирает нужный товар из списка и указывает количество. Данные автоматически загружаются в 1С за счёт интеграции через встроенный коннектор.
В системе есть два типа заявок:
- срочные заявки обрабатываются за пять минут, вне расписания.
- плановые заявки автоматически консолидируются по категориям товаров и обрабатываются раз в месяц. При этом не надо вручную объединять однотипные заказы — система всё делает сама.
За счёт консолидации однотипных потребностей компания может получать оптовые скидки и экономить на логистике.
Кейс по теме → В 2 раза ускорили оценку поставщиков международной косметической компании
Система обрабатывает консолидированную заявку по гибкой матрице согласования. Маршрут формируется автоматически с учётом нескольких параметров: группы нетоварной продукции, типа заявки, округа, торговой сети и филиала магазина.
В «Первой Форме» поддерживается последовательное и параллельное согласование. Например, заказ мелких расходников может идти параллельно через нескольких ответственных лиц сразу, а закупка торгового инвентаря или элементов фирменного стиля — последовательно, с одобрением на каждом уровне управления.
Сотрудник, который оформлял заявку, может отслеживать в системе её статус. Он увидит, когда заказ отправили на закупку и когда он будет доставлен.
Хотите узнать больше?
SRM-система на базе «Первой Формы» учитывает особенности работы с поставщиками в крупных организациях
Подробнее
Результат внедрения SRM-системы
- У сотрудников магазина и офиса появился удобный инструмент для работы с заявками на закупку.
- 450 магазинов «Спортмастера» в 220 городах России смогли отказаться от Excel-лицензий.
- Благодаря интеграции со справочником товаров сотрудники всегда видят товары, доступные для заказа.
- Заявку можно сделать срочной и не дожидаться ежемесячной консолидации.
- Ответственным за закупки приходят уже сгруппированные заявки.
- Сотрудник видит статус своей заявки: на консолидации, отгружена или доставлена.
- Решение не требует большого ручного труда: невозможно пропустить заявку из-за человеческого фактора.
