Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
SRM-система
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Диск
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
Диск
SRM-система
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — Кейсы компании

«ОБИ»: автоматизация работы с поставщиками и документооборот для ритейлера

СЭД Портал поставщика Мобильное приложение Ритейл ТАРМ
Эффективное взаимодействие с сотнями поставщиков — «боль» любого сетевого ритейлера. Оперативно согласовать коммерческие условия, заключить договоры и решить десяток сопутствующих задач вручную становится практически невозможно.

Однажды с этой проблемой столкнулась и компания «ОБИ» — международный ритейлер, специализирующийся на товарах для ремонта и дачи. Рассказываем, как «Первая Форма» помогла компании свести ошибки в работе с поставщиками к 0,1% и автоматизировала работу пяти отделов.

Автоматизация работы с поставщиками


«ОБИ Россия» сотрудничает с сотнями поставщиков. В работе им важны и качество, и скорость: плохо проведённая переговорная кампания или неоформленные вовремя документы могут привести к задержкам поставок и цепочке неприятных последствий.

Раньше всю деятельность по этим процессам вели в Excel, где сложно контролировать выполнение. Поэтому в 2014 году компания решила автоматизировать процессы согласования и заключения договоров в единой системе. Воплощение проекта доверили «Первой Форме».

Электронный документооборот


Больше всего ошибок при оформлении документов порождало ручное заполнение шаблонов. Некоторые ошибки замечали уже после подписания документа, тогда приходилось заново запускать весь процесс и сроки затягивались. Эту и другие проблемы решили с помощью автоматизации.

Элементы внедренного документооборота


  • формирование документов по шаблонам;
  • подготовка и подписание договоров;
  • согласование договоров, приложений и дополнительных соглашений;
  • формирование сводного пакета документов для отправки поставщику;
  • передача документов по описи;
  • формирование протоколов разногласий;
  • сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива;
  • организация и ведение пост-переговорных сессий.

Мы не можем делиться функционалом клиента, поэтому покажем собственный. У нас в системе также автоматизирован весь процесс подготовки и согласования документов

Внедрение системы в финансовом и коммерческом отделах провела небольшая совместная команда: руководитель проекта и бизнес-аналитик «ОБИ», а также трое наших специалистов.

После автоматизации количество ошибок в работе с поставщиками уменьшилось до 0,1%.

Развитие: автоматизация HR-задач, нетоварных закупок, отчётов и интеграция с международными внутрикорпоративными системами


Автоматизация HR-процессов


Активно используются инструменты «Первой Формы» и для управления персоналом. Когда условия труда нового сотрудника согласованы, в системе запускается процесс приема специалиста на работу: готовится рабочее место, предоставляются доступы в информационные системы.