В ИТ-компаниях исторически сложился стандартный набор ПО для управления разработкой — инструмент для командной работы над проектами и отслеживания задач Jira, база знаний Confluence и мессенджер Slack. Подразделения, не связанные с разработкой, обычно пользуются чем-то другим или вынуждены подстраиваться.
Мы в «Первой Форме» работали на отечественном ПО до того, как это стало мейнстримом. Показываем, как выглядит альтернатива Jira, Confluence и Slack в нашей компании.
«Первая Форма» — российская продуктовая ИТ-компания. Разрабатывает, внедряет и поддерживает одноименную BPM-систему.
Автоматизирует проектное управление, СЭД, CRM, деловые коммуникации, HRM, Service Desk, корпоративный портал, работу с задачами.
Среди клиентов — ДРТ, Фонд «Сколково», «ВкусВилл», «Лэтуаль», «Спортмастер» и другие крупные компании.
Из 18 тыс. решений в реестре ПО Минцифры только 1,5% подходит для самих IT-компаний
«Первая Форма» изначально задумывалась как идеальное цифровое пространство для нашей собственной работы. Система представляет собой low-code конструктор, который можно адаптировать под любые процессы, в том числе для работы IT-отдела.
Для управления разработкой мы настроили:
- канбан-доски,
- таск-трекер,
- базу знаний,
- график выпуска релизов,
- бэклог,
- интеграцию с GitLab и GitHub,
- дашборды и аналитику,
- отчёты,
- чаты, видеоконференцсвязь.
Разработку в «Первой Форме» мы ведём по Agile, а проектное управление — по разным методологиям. Система позволяет нам это совмещать.
Рассмотрим подробнее инструменты автоматизации IT-отдела.
Как устроено управление разработкой без Jira, Confluence и Slack
Работа с задачами
На корпоративном портале для разработки выделена отдельная вкладка, с интерактивным дашбордом внутри. На нём отображается график выпуска релизов, информация об актуальных релизах, планирование задач, трудозатраты и бонусы.
Задачи ещё можно представить в виде Kanban-доски.
Все сценарии вынесены в отдельную категорию.
Коммуникации без Slack
Все вопросы, касающиеся задачи, решаем на месте — в комментариях к ней же или в чате.
Если вопросы надо обсудить «голосом», мы назначаем встречу в ВКС.
Альтернатива Confluence
Когда мы создаём задачу в системе, сразу связываем её с вики-страницей, где уже внесены необходимые инструкции, документы или схемы. Получается двойная выгода — экономия на ТЗ и новый кейс для базы знаний.
Когда появляются вопросы, обсуждаем их прямо внутри задачи, в комментариях или на групповом звонке — на созвоне мы часто используем функцию транскрибирования, которая преобразовывает речь в текстовую расшифровку с отдельными разделами для каждого говорящего.
Объединив окно заявок с базой знаний, можно настроить портал самообслуживания. Например, коллега создает обращение в поддержку, что у него не формируется отчёт. А система показывает статью, как решить эту проблему, снижая число запросов.
Результат работы с заявками также можно связать с базой знаний. Если админ меняет в процессе настройки или права, то эти изменения автоматически дублируются на вики-странице, описывающей процесс.
Бывает, что техподдержка взяла в работу обращение и понимает, что этот вопрос из зоны ответственности команды разработки. В этом случае специалист просто ставит в «Первой Форме» задачу разработчикам.
ВКС + база знаний+ корпоративный портал — такая связка помогает нам проводить вебинары. Новость о событии мы публикуем на корпоративном портале и отправляем в календари участников. Сам вебинар проводим по встроенной видеосвязи, а его запись заносим в базу знаний.
В системе могут работать не только IT-специалисты, а все сотрудники компании
На единой платформе все сотрудники могут работать с задачами, вести проекты, развивать продажи, общаться, вести документооборот.
Одну базу знаний, таск-менеджер и мессенджер используют все подразделения компании, а не только IT-специалисты. Это позволяет нам объединить весь путь взаимодействия с клиентом — от первого касания до последнего подписанного акта — без подключения дополнительных модулей.
В «Первой Форме» могут работать не только штатные сотрудники, но и аутсорсеры, подрядчики и клиенты.
HR + База знаний
Наша HR-менеджер давно освоила искусство обучения команды без дополнительных затрат. Она создала курс в вики-страницах базы знаний и связала их между собой. Когда сотрудники заканчивают читать материалы, их ждёт небольшой опрос.
СЭД + База знаний
Мы связали в системе инструкцию по оформлению документа и сам документ. Когда к нам приходит письмо, в задаче уже есть ссылка на инструкцию по регистрации входящей корреспонденции.
В «Первой Форме» подписывать документы можно при помощи ПЭП, УНЭП и УКЭП.
СRM + База знаний
Во время разговора клиент может спросить что угодно — пришли ли деньги по предыдущей оплате, насколько безопасна ВКС или какие-то подробности по автоматизации работы МЧД. Быстрый поиск по базе знаний, где хранятся не только данные о продукте, но и по клиентам, не раз помогал дать оперативный ответ.
В CRM-системе можно посмотреть всю историю взаимодействия с клиентом, от его первой заявки в компанию до вчерашнего обращения в технического поддержку.
Всё функции также доступны в мобильном приложении
Мы все на удалёнке, а начало рабочего дня у нас гибкое. Поэтому можно успеть с утра к врачу и при этом посетить планёрку.
А для наших руководителей мобильное приложение как вторая пара рук — им надо быть в курсе всех дел ещё до того, как включился компьютер.
Обложка: Freepik
