Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Что такое BPM-система и зачем её внедрять, если у вас уже есть CRM или ERP

Полезные статьи
BPM-система (Business Process Management System) — это инструмент для компаний, которые хотят оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы: документооборот, управление продажами и закупками, работу с персоналом, поддержку, проектное управление и многое другое.
Вот пример: представьте рабочий стол обычного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы и называются «Трубзавод».

За день стол руководителя заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае — всё отправляют на почту. Тогда он разгребает онлайн-завал.

BPMS всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
В этой статье мы разберём, что представляет собой такая система, какие у неё функции, чем она отличается от CRM и ERP, а также как выбрать подходящую систему для вашего бизнеса.
Вот, о чём дальше пойдёт речь:

Что такое BPM

BPM (от англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — это концепция процессного управления организацией. Бизнес-процессы в ней рассматриваются как ресурсы предприятия. То есть также, как сотрудники, оборудование, финансовые и другие ресурсы.

Бизнес-процессы должны легко адаптироваться под изменения контекста, быть понятными и видимыми. Чтобы этого достичь, их нужно моделировать с использованием нотаций, мониторить KPI и анализировать результаты.
Нотации — это графические модели, с помощью которых можно фиксировать бизнес-процессы, анализировать их и оптимизировать. Они позволяют увидеть полный алгоритм действий и представить, как будет проходить процесс.
Пример моделирования процесса в BPM-системе
Пример моделирования процесса в BPM-системе
BPMS (англ. Business Process Management System) — это программное обеспечение для поддержки этой концепции в компании. Её объектом будет, например, процесс продажи или подготовки рекламной кампании, а не отдел продаж или маркетинг.

Такое решение помогает совершенствовать работу компании и хорошо подходит для реализации цикла Деминга, или Plan-Do-Check-Act. Он помогает анализировать и улучшать процессы и состоит из четырёх этапов:

  • Plan — Планирование. Выясняем, чего вам нужно достичь, когда вы хотите получить результат, кто, как и с помощью чего должен это сделать.
  • Do — Выполнение. Моделируем бизнес-процесс и настраиваем его в системе.
  • Check — Проверка. Анализируем полученный результат с помощью процессной аналитики, выявляем сильные и слабые места.
  • Act — Действие. Корректируем планы и процессы.

Функции и задачи BPMS

1️⃣ Регламентировать процесс, автоматизировать его и делать эффективнее

Вернёмся к нашему примеру — «Трубзаводу». Раньше у них не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту, кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в новое решение, всё изменилось:
Схема процесса согласования договора

Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.

Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало — специалист Николай работал по 10−13 часов в день.
Примеры интерфейсов BPM-системы
В мобильном приложении «Первой Формы» можно не только увидеть табель трудозатрат, но и перейти в каждую задачу, чтобы понять, на что были потрачены ресурсы

2️⃣ Делать работу прозрачной

Интерфейс проектного управления в BPM-системе позволяет распланировать корпоративные задачи для каждого исполнителя, отследить сроки с помощью диаграммы Ганта, проконтролировать бюджет. Сотрудники видят список заданий на главной странице и в отдельном разделе, а если что-то забудется, система пришлёт уведомление.

Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.

3️⃣ Экономит