Первая Форма — Кейсы компании

Автоматизировали проверку контрагентов, работу с отчётами и клиентской базой для консалтингового холдинга

CRM
Этот клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.


Внедрили: CRM, интеграция с 1С и Контур.Фокус по API, дизайнер отчётов FastReport
Всего 500+ лицензий

Проблема: коллеги не в курсе действий друг друга, вручную составляют отчёты и проверяют контрагентов


Наш клиент — один из лидеров в сфере консалтинга и оценки в России. Его холдинг состоит из восьми компаний, и в работе они столкнулись со сложностями, характерными для структуры такого типа.

1) Менеджеры компаний озвучивали клиентами разную информацию по одной и той же услуге. В холдинге все работали с клиентами через amoCRM. Но у каждого юридического лица была своя лицензия, поэтому отделы продаж не знали о действиях друг друга. Они могли вести одного клиента одновременно и предлагать ему разные цены. Человек просто терялся: вчера ему позвонил менеджер и предложил скидку, а сегодня другой озвучил стандартную сумму.

2) Сотрудникам приходилось постоянно переключаться между разными программами. Сделки вели в amoCRM, договоры — в 1С, контрагентов проверяли через Контур.Фокус и так далее. Интеграции между этими программами не было, а работать в нескольких окнах одновременно было неудобно.

3) Сложные сводные отчёты делали вручную. В холдинге ведётся консолидированная отчётность (когда показатели финансовых отчётов всех компаний группы объединяют, сверяют и синхронизируют, чтобы получить информацию о результатах управления всеми ресурсами — прим.). Для её подготовки вручную выгружали, собирали и обрабатывали информацию из восьми информационных баз в 1С и отдельных проектов в amoCRM. Из-за ручных действий данные часто расходились, сотрудники допускали ошибки, а потом часами их исправляли.

Клиент попросил нас:
1) «переселить» рабочие процессы в одну систему;
2) оптимизировать работу отделов продаж;
3) автоматизировать подготовку сводной отчётности для руководства холдинга.

Причины для выбора «Первой Формы»


Клиент решил обратиться к нам по рекомендации одного из партнёров, которому мы уже внедрили «Первую Форму». Решающими факторами при выборе стали:
  • российская разработка;
  • гибкий конструктор под задачи компании;
  • единая платформа и бесшовная интеграция;
  • лицензии на сотрудников, а не на процессы;
  • опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.

Решение: единая система для восьми компаний с автоматизацией и полезными «ограничениями»


Мы интегрировали «Первую Форму» со всеми информационными базами в 1С. Надо было не просто выгрузить данные, но и сделать так, чтобы восемь карточек одного и того же клиента из разных учёток превратились в одну в «Первой Форме».

Если в холдинге появится ещё компания, то системные администраторы смогут сами зарегистрировать новую базу 1С и выгрузить её в «Первую Форму». Мы сразу предусмотрели эту опцию в архитектуре решения, поскольку холдинг планировал расширяться.

Хоть карточка клиента и стала единой, появилось жёсткое ограничение на просмотр уже ведущихся сделок и их сумм. Для каждого клиента назначается один ответственный менеджер от одного юрлица холдинга. Он видит только те сделки, которыми занимается его компания. Руководитель может передать клиента другому сотруднику, если текущий ушёл в длительный отпуск или уволился.

Чтобы компании холдинга не предлагали клиенту одну и ту же услугу, мы ограничили регистрацию сделок-дублей. Если менеджер попробует создать такую, то получит уведомление «Услуга уже оказывается компанией Х». Но при необходимости руководители компаний холдинга могли передавать друг другу сделки с сохранением всей истории.

Чтобы мониторить поступление оплат стало легче, мы добавили в карточку клиента два дополнительных поля — «Внесенная сумма» и «Остаток», куда автоматически подгружаются данные из 1С. Сотрудники могут сформировать отчёт по любому фильтру: самым большим задолженностям, компаниям, от которых вообще не было оплат.

Чтобы автоматизировать проверку контрагентов, мы интегрировали систему с Контур.Фокусом по API. Помимо стандартных стоп-сигналов, добавили критичные для нашего клиента — наличие судебных дел, уставной капитал 10 тыс. рублей. Менеджеру остаётся только ввести ИНН в «Первой Форме», чтобы в карточку подтянулась необходимая информация и высветились сигналы риска.

Пример заполненной карточки контрагента


Процесс консолидации отчётности автоматизировали инструментами «Первой Формы» в соответствии со сводом методов и правил, принятых у клиента.

Сотрудники прошли обучение и полностью освоились в новой системе за два месяца.


Результат: облегчили работу отдела продаж и руководителей холдинга


Сейчас отделы продаж всех компаний работают в модуле CRM «Первой Формы» с единой базой. Неважно, откуда пришёл клиент — вести сделки с ним может любое юридическое лицо холдинга. Риск предложить одинаковую услугу при этом сведён к нулю.

Тратить время на проверку контрагента больше не требуется, вся необходимая и актуальная информация уже есть в системе. Благодаря настройке уведомлений об изменениях у партнёров и клиентов, менеджеры получают оповещения. Например, если у компании снизился оборот или началась процедура банкротства. Поэтому контрагент проверяется не только на входе, но и перед каждой сделкой.

Более того, использование Контур.Фокуса для проверки компаний неоднократно помогало в судебном споре с налоговыми органами.

Руководители в любой момент могут посмотреть аналитику по всем компаниям холдинга: средняя сумма сделки и их количество на одного менеджера, колебания продаж в течение месяца.

За счёт автоматизации консолидированная отчётность теперь всегда готова вовремя, что помогает своевременно принимать решение по управлению бизнесом и повышать конкурентоспособность компании.