Пока просроченная задолженность не взыскана, деньги остаются вне оборота. На скорость возврата влияет и то, как организована претензионно-исковая работа (ПИР). Если сведения и документы по делу приходится собирать вручную, часть времени юридического отдела уходит на поиск, сверку и контроль.
Автоматизация ПИР сокращает эту рутину и помогает вести взыскание последовательно — от передачи задолженности в работу до фактического поступления денег. Руководитель видит, сколько дел находится в работе, как загружена команда и какой объём задолженности уже удалось вернуть.
В статье разберём, где ручное ведение претензионно-исковой работы задерживает взыскание, что можно автоматизировать и где в этом процессе может помочь ИИ.
Как устроена претензионно-исковая работа
Претензионно-исковая работа охватывает досудебную претензию, судебную работу и последующее исполнение требований, то есть всё от появления просрочки до фактического возврата денег.
После претензии должник может исполнить требование, и до суда дело не дойдёт. Если задолженность не погашена, юрист готовит иск. Но и решение суда ещё не означает, что деньги вернулись: после него нужно контролировать исполнение и поступление платежей.
К моменту обращения в суд у юриста уже есть сведения о задолженности, договор, переписка, претензия и ответ контрагента, если он был. Эти материалы становятся частью судебного дела. После суда к истории добавляются исполнительные документы и сведения о платежах.
В ПИР участвуют несколько подразделений:
- финансовый отдел передаёт сведения о задолженности;
- подразделение, которое работает с контрагентом, — документы и комментарии по ситуации;
- юридический отдел ведёт претензионную и судебную работу.
Распределение ответственности можно закрепить во внутреннем положении о претензионно-исковой работе: кто передаёт материалы юристам, кто согласует позицию и кто отвечает за дело на каждой стадии.
Почему может задерживаться взыскание
Трата времени на сбор документов. Подготовка претензии задерживается, если юристу не хватает документов или данных по спору. Недостающие материалы приходится запрашивать у коллег и ждать, пока их передадут.
Передача дел между сотрудниками. Пока делом занимается один юрист, он ещё ориентируется, где лежат документы и что уже было сделано. При передаче другому сотруднику эту историю приходится восстанавливать: искать переписку, поднимать документы и разбираться в предыдущих действиях.
Личный контроль всех сроков и поступления средств. Сроки по претензии, даты заседаний и другие контрольные даты юрист отмечает в таблице, а документы по делу хранит отдельно. Ему приходится регулярно сверяться с записями, чтобы не пропустить нужную дату, а затем поднимать материалы и смотреть, что к этому сроку нужно подготовить или отправить.
Положительное судебное решение ещё не означает, что деньги поступили. После суда нужно получить исполнительный документ и контролировать исполнение. Чтобы понять, сколько задолженности уже погашено и сколько ещё нужно взыскать, юрист запрашивает у финансового отдела сведения о платежах и вручную сверяет их с данными по делу.
Ручная подготовка отчёта по взысканиям. Для отчёта сотрудники собирают сведения по отдельным делам и сверяют их вручную: стадию взыскания, суммы, поступления, остаток и ответственного. Руководитель получает данные по взысканиям с задержкой, а к моменту готовности отчёта часть статусов и сумм уже может измениться. Поэтому ему сложно оперативно понять, где дела затянулись, как распределена нагрузка и сколько задолженности фактически вернули.
Ручное ведение ПИР увеличивает стоимость взыскания. Юристы, финансовый отдел и сотрудники, которые работают с контрагентом, тратят время на поиск документов, сверку сумм и уточнение текущего состояния дел. В итоге часть рабочего времени уходит не на само взыскание, а на обслуживание процесса, а возврат задолженности затягивается.
Как автоматизировать претензионно-исковую работу
При автоматизации ПИР сотрудники ведут дело в одной системе: юрист работает с уже собранными документами и видит историю действий и сроки, а финансовый отдел фиксирует поступившие платежи по конкретной задолженности.
Выявление задолженности и передача в работу. В учётной системе сотрудники видят, у какого контрагента возникла просроченная задолженность, на какую сумму и сколько дней она длится.
Компания заранее определяет, когда передавать долг в претензионную работу: например, при определённой сумме задолженности, длительности просрочки или сочетании нескольких условий. Эти критерии закрепляют во внутреннем положении о претензионно-исковой работе.
По заданным правилам система отбирает задолженности, по которым пора начинать претензионную работу, и передаёт их ответственным вместе со сведениями по долгу. Если формальных критериев недостаточно, решение принимает сотрудник.
Автоматизация претензионной деятельности производителя техники
Исходящие претензии автоматически формируются на основе данных о задолженностях клиентов. Они выгружаются в «Первую Форму» из ERP-системы. Кроме данных компаний в системе отображаются суммы долга, количество дней просрочки и ФИО ответственного сотрудника.
Менеджеры по продажам регулярно оставляют комментарии, которые подгружаются в претензию. «У контрагента заблокирован счёт, оплата сразу после разблокировки», «Платит регулярно, но с задержками», «Тяжелый случай. Не платит и не планирует вообще» — благодаря таким уточнениям финансисты и юристы лучше понимают контекст.
На основе задолженностей и комментариев менеджеров финансовый департамент формирует в системе исходящие претензии.
Полная версия кейса автоматизации судебно-претензионной деятельности →
Подготовка и отправка досудебной претензии. Для подготовки претензии сотруднику не нужно заново переносить сведения о контрагенте и задолженности. Система подставляет в шаблон данные, которые уже есть в учётной системе: реквизиты, сумму долга, период просрочки и другие доступные поля.
Юрист проверяет основание требования, сумму и формулировки, при необходимости дополняет текст и готовит претензию к отправке.
После отправки в карточке дела остаются сама претензия и подтверждение её направления. Если задолженность не будет погашена и дело перейдёт в суд, юрист использует эти материалы при подготовке иска.
Обработка входящих претензий. Входящую претензию можно автоматически зарегистрировать при поступлении из общей почты и передать на разбор ответственному сотруднику. Дальше система контролирует сроки обработки и напоминает о действиях по обращению.
В ТПХ «Русклимат» обращение из почты сразу подгружается в «Первую Форму». Диспетчер читает его и определяет, кто им должен заниматься. Ответственный сотрудник получает оповещение в системе.
Полная версия кейса автоматизация работы с претензиями →
Контроль сроков после направления претензии. После отправки сотрудник фиксирует дату направления претензии и срок, когда к делу нужно вернуться. Он зависит от конкретного требования, закона и условий договора.
Система хранит контрольную дату и заранее напоминает ответственному о следующем действии. В нужный момент сотрудник проверяет, исполнено ли требование и получен ли ответ от должника. Если задолженность погашена, взыскание завершено. Если нет, юрист начинает готовить иск.
Переход к судебной работе. Если после претензии задолженность не погашена, юрист готовит иск по материалам, которые уже собраны в карточке дела. После обращения в суд он продолжает вести дело там же: добавляет судебные документы и фиксирует даты заседаний. Сведения по арбитражному делу можно синхронизировать с Картотекой арбитражных дел, а система заранее напомнит юристу о заседании.
Если дело передают другому юристу, он видит, что уже сделано и какие документы собраны. Ему не приходится заново искать переписку и материалы в почте, папках и таблицах.
Исполнение судебного решения и возврат задолженности. После суда работа продолжается уже с исполнительным документом и поступившими платежами. Юрист фиксирует сведения об исполнении, а финансовый отдел — суммы, которые поступили в счёт задолженности. Так по делу видно, сколько уже взыскано и какой остаток ещё остаётся в работе.
Отчётность по претензионно-исковой работе. По ходу работы сотрудники фиксируют в системе сведения о задолженности, претензиях, судебных делах, исполнительных документах и платежах. Руководитель видит по текущим данным, сколько дел находится в работе, где взыскание затянулось, какую сумму уже удалось вернуть и какой остаток ещё предстоит взыскать.
Для юридического отдела такая отчётность показывает результат работы подразделения и его загрузку. Сотрудникам не приходится каждый раз вручную собирать сведения по отдельным делам для очередного отчёта.
Где в претензионно-исковой работе может помочь ИИ
В претензионно-исковой работе ИИ можно использовать для разбора материалов дела, подготовки черновиков, расчёта требований и поиска судебной практики. Юрист получает подготовленные материалы быстрее, но проверяет результат и принимает решение по делу сам.
Подготовка исходящей претензии. При подготовке требования к должнику ИИ может проанализировать договор, найти условия об оплате, сроках и неустойке, помочь рассчитать накопленную сумму и подготовить проект претензии.
Это сокращает время между появлением просрочки и подготовкой конкретного требования с суммой, основанием, расчётом и ссылками на условия договора. Перед отправкой юрист проверяет расчёт, основание требования и формулировки.
Разбор входящих претензий и материалов дела. К входящей претензии могут быть приложены договоры, акты, переписка, расчёты, сканы документов и дополнительные пояснения. ИИ извлекает из них требования, суммы, даты и упомянутые документы и готовит краткое резюме дела.
Также с его помощью можно проверить комплектность материалов. Например, найти ссылку на акт или расчёт, которого нет среди загруженных документов.
Черновики документов по материалам дела. ИИ можно использовать для подготовки первого варианта ответа на претензию, отзыва, ходатайства или другого документа. В черновик он переносит факты из материалов дела, учитывает предыдущую переписку и корпоративный шаблон.
Если компания регулярно работает с похожими спорами, ИИ может использовать накопленные материалы по аналогичным делам: типовые формулировки и ранее подготовленные документы. Юристу не приходится каждый раз заново искать их и переносить нужные фрагменты в новый документ.
Поиск судебной практики. Если ИИ подключён к базе судебных актов, он может искать решения по обстоятельствам текущего спора и сопоставлять их с материалами дела: показывать совпадающие факты, существенные различия и выводы суда.
Юрист получает отобранные акты и проверяет их по первоисточникам. Поэтому вместе с результатом поиска должна быть доступна ссылка на конкретное судебное решение.
Больше о возможностях ИИ-агентов
Узнать подробнее
Что учитывать при использовании ИИ
В ответе ИИ должны быть видны источники, на которых он основан. Для судебной практики это ссылка на конкретный судебный акт, для разбора дела — исходный документ.
Корпоративные данные не должны передаваться в публичные LLM. Модель может работать на GPU заказчика или на GPU поставщика в российском ЦОД — в зависимости от требований компании к размещению и обработке данных.
Доступ ИИ к материалам должен учитывать права пользователя. Если сотрудник не имеет доступа к делу, он не должен получить его содержание через ассистента.
Заключение
Результат претензионно-исковой работы измеряется фактически возвращённой задолженностью. Автоматизация сокращает объём ручной работы, которая сопровождает взыскание: поиск документов, контроль сроков, сверку платежей и подготовку отчётности. За счёт этого рост количества дел не требует такого же роста ручных операций, а юристы могут больше времени уделять работе по самим делам.
Руководитель при этом получает данные по всему портфелю и может оценить нагрузку команды, увидеть затянувшиеся дела и результат взыскания в деньгах. Так юридический отдел показывает свой вклад в возврат средств компании через понятные бизнесу показатели.
Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS
Узнать подробнее
