Поручение обсудили на совещании, продолжили в переписке, результат прислали отдельным файлом — руководителю приходится заново собирать контекст, чтобы понять, что сделано и закрыт ли вопрос. По данным исследования Morning Consult, 34% управленцев ежедневно тратят более часа на уточнение у сотрудников статусов задач.
В статье разберем, как устроен контроль исполнения поручений, что меняется благодаря автоматизации и как внедрить это в своей организации.
В статье разберем, как устроен контроль исполнения поручений, что меняется благодаря автоматизации и как внедрить это в своей организации.
Почему ручной контроль исполнения поручений перестаёт работать
Часть поручений не попадает в реестр. Если поручение дали на совещании или в переписке и не внесли сразу в общий список или таблицу, про него могут попросту забыть.
Реестр быстро устаревает. Срок перенесли, сменился исполнитель, поручение вернули на доработку — все изменения нужно вручную вносить в реестр. Если этого не сделать сразу, реестр теряет актуальность.
Можно пропустить дедлайн. Даже если все поручения занесены в реестр, за десятками дедлайнов трудно следить вручную. Таблицу нужно регулярно пересматривать, иначе приближающийся срок или просрочку можно заметить не сразу.
Трудно всё время оставаться в контексте. Срок могли перенести в почте, промежуточный результат прислать в мессенджер, а замечания оставить в комментариях в файле. Через несколько недель уже не всегда понятно, почему изменился дедлайн, что успели сделать и на чём остановились.
Как устроен контроль исполнения поручений
Руководитель формулирует поручение, назначает исполнителя, определяет срок и результат, который нужно получить. Если поручение дано в резолюции к документу или зафиксировано в протоколе совещания, вместе с ним сохраняют исходный документ или протокол.
Структура поручения:
Структура поручения:
- содержание поручения;
- исполнитель;
- срок;
- ожидаемый результат;
- кто проверяет результат;
- основание поручения.
Контроль срока и проверка результата — разные вещи. Исполнитель может уложиться в дедлайн, но выполнить поручение не полностью или с ошибками. В таком случае руководитель возвращает результат на доработку, а поручение снимают с контроля только после принятия результата.
Если над поручением работают несколько сотрудников, руководитель назначает одного ответственным за общий результат. Он координирует работу остальных, собирает результаты и передаёт итог на проверку.
Если над поручением работают несколько сотрудников, руководитель назначает одного ответственным за общий результат. Он координирует работу остальных, собирает результаты и передаёт итог на проверку.
Как автоматизация меняет контроль поручений
Система контроля исполнения поручений (СКИП) — общее название решений для постановки поручений и контроля их исполнения. Это может быть отдельная система, модуль СЭД, BPM-платформы или другой корпоративной системы.
По мере приближения дедлайна система напоминает исполнителю о поручении. Если срок нужно перенести, исполнитель указывает причину, а руководитель согласует новый срок.
При просрочке система уведомляет руководителя или запускает эскалацию. После выполнения исполнитель передаёт результат на проверку. Если есть замечания, поручение возвращают на доработку. После принятия результата снимают с контроля.
Типовые сценарии применения СКИП
Поручения по итогам совещаний. Поручение сохраняют вместе с протоколом, поэтому при проверке видно, на основании какого решения оно появилось.
Внедрение системы контроля исполнения поручений (СКИП) IEK Group
После завершения совещания в «Первой Форме» можно назначить поручение любому сотруднику. Система помогает следовать принципам SMART при создании: обязательно — заполнить поля ответственного исполнителя и сроков выполнения, дополнительно — конкретные цифры, документы или действия, которые обозначат успешное завершение задачи. Например, «согласовать договор с юристами» или «подготовить презентацию нового проекта к 1 марта».
Если постановщик и исполнитель задачи работают в разных отделах, применяется система двойного подтверждения:
- заказчик проверяет, правильно ли сформулирована задача.
- когда задача выполнена, заказчик оценивает, достигнута ли поставленная цель, и проставляет цифровую подпись.
Полная версия кейса автоматизации планирования совещаний, постановки поручений и контроля их выполнения →
Поручения для филиалов и розничной сети. Головной офис ставит одно поручение сразу нескольким точкам и отдельно контролирует выполнение по каждой из них. Результат можно подтвердить фотоотчётом, файлом или комментарием.
Автоматизация постановки и контроля выполнения поручений «Спортмастер»
В системе всегда можно отследить актуальный статус поручения. Если раньше головному офису требовалось несколько часов, чтобы узнать, как идут работы в отдалённом магазине, то теперь это делается в два клика. Менеджер может открыть «Первую Форму» и посмотреть, какие магазины уже выполнили задачи, у кого возникли проблемы, а кто ещё не приступил к выполнению.
Полная версия кейса автоматизации постановки поручений и контроля их выполнения →
Поручения по итогам проверок и аудитов. Замечание по результатам проверки сразу становится поручением на устранение с ответственным и сроком.
Автоматизация аудита торговых точек и логистических центров «Спортмастер»
Руководители «Спортмастера» каждый месяц приходят с проверками на объекты — директора отделений посещают магазины, а руководители логистики — логистические центры.
Проверяющий заполняет чек-лист в приложении, а все данные сразу попадают в единую систему. Если по какому-то из пунктов выявилось несоответствие, проверяющий сразу ставит задачу с конкретными сроками на устранение. Исполнитель устанавливается автоматически, в соответствии с ролью. Но проверяющий может и проставить его вручную.
Сотрудники получают уведомление в системе, директор магазина или логистического центра — письмо, где собраны все замечания по итогам проверки.
Полная версия кейса мобильное приложение для аудита розничной сети →
Повторяющиеся поручения. Для однотипных поручений можно настроить автоматическое создание по расписанию с заранее указанными исполнителем и сроком.
Администрирование встреч и контроль поручений в «Первой Форме» теперь можно передать ИИ-агенту. Он создаёт протоколы, анализирует их и компилирует информацию, которая касается конкретного пользователя.
На основе этого он формирует список поручений, сверяет его с уже существующими в системе задачами, актуализирует их или создаёт новые со специальной пометкой, чтобы сотрудник мог их отфильтровать. Готовый список задач со ссылками и краткие итоги встреч агент присылает пользователю.
Подробнее
Как внедрить СКИП в компании
Начинать лучше с одного типа поручений или одного подразделения. Так правила контроля можно проверить на практике и скорректировать до расширения на другие подразделения и типы поручений.
Разберите текущий порядок работы. Зафиксируйте, где руководители обычно дают поручения, кто следит за сроками, как согласуют перенос срока и кто принимает результат. Отдельно отметьте ситуации, в которых поручения теряются, сроки приходится проверять вручную, а причины переносов и договорённости остаются в переписке.
Определите, кто отвечает за правила контроля. Руководитель функции или владелец процесса решает, кто может давать поручения, кто отвечает за результат, кто согласует перенос срока и кто принимает результат. ИТ-служба настраивает систему с учётом этих правил.
Настройте выбранный тип поручений. Проверьте, как работают перенос срока, эскалация, замещения и права доступа. Для поручений из резолюций и протоколов в системе сохраняют связь с исходным документом.
После запуска проверьте, осталось ли что-то вне системы. Если сотрудники по-прежнему ведут часть поручений в таблицах, согласуют переносы по почте, а результаты присылают в мессенджере, настройки стоит пересмотреть. После этого можно подключать другие подразделения и типы поручений.
Разберите текущий порядок работы. Зафиксируйте, где руководители обычно дают поручения, кто следит за сроками, как согласуют перенос срока и кто принимает результат. Отдельно отметьте ситуации, в которых поручения теряются, сроки приходится проверять вручную, а причины переносов и договорённости остаются в переписке.
Определите, кто отвечает за правила контроля. Руководитель функции или владелец процесса решает, кто может давать поручения, кто отвечает за результат, кто согласует перенос срока и кто принимает результат. ИТ-служба настраивает систему с учётом этих правил.
Настройте выбранный тип поручений. Проверьте, как работают перенос срока, эскалация, замещения и права доступа. Для поручений из резолюций и протоколов в системе сохраняют связь с исходным документом.
После запуска проверьте, осталось ли что-то вне системы. Если сотрудники по-прежнему ведут часть поручений в таблицах, согласуют переносы по почте, а результаты присылают в мессенджере, настройки стоит пересмотреть. После этого можно подключать другие подразделения и типы поручений.
Подробнее о том, какие возможности есть у BPM-системы «Первая Форма»
Больше о том, как система масштабируется и кастомизируется под потребности разных бизнесов
Смотреть
