Техника SMART направлена на то, чтобы все стратегические цели претворялись в жизнь, т.е. приводили к конкретным результатам, а результаты работы точно соответствовали поставленным целям. Для этого каждая цель должна соответствовать критериям:
Specific — конкретная.
Measurable — измеримая.
Attainable — достижимая.
Relevant — адекватная, уместная, совместимая с общей стратегией.
Time bound — ограниченная по времени.
В системе «Первая Форма» эта техника используется при постановке задач/поручений: задача имеет короткую и понятную формулировку, срок и исполнителей*.
*Для отдельных категорий задач выполнимость оценивается также с помощью функционала управления ресурсами – отбора сотрудников подходящей квалификации, оценки их текущей загрузки и планирования трудозатрат.
Выполнение задачи оценивается либо по достижению заданных показателей (которые указываются в дополнительных параметрах задачи), либо подтверждается экспертами – заказчиком задачи или руководителями подразделений – с помощью электронной подписи.
Практическая реализация SMART-подхода
Одним из клиентов «Первой Формы», внедривших у себя технику SMART-целей, стал IEK group, производитель и поставщик электротехнической продукции под торговой маркой IEK. Продукцию IEK устанавливают при строительстве крупных жилых и промышленных объектов, школ, больниц, при реконструкции архитектурных памятников и работах на жизненно важных объектах городской инфраструктуры. В активе компании – около 7 тыс. наименований изделий, востребованных в России, Европе и Восточной Азии.Успех IEK – результат активной жизненной позиции и постоянных улучшений. Одной из таких инициатив стало внедрение SMART-подхода на верхнем, стратегическом уровне управления.
Вначале в компании была внедрена практика проведения регулярных совещаний топ-менеджеров, на которых формулировались SMART-цели, ставились поручения на подразделения и оценивались результаты. Для этого был автоматизирован типовой процесс планирования совещаний, постановки поручений и контроля их выполнения. Такой процесс есть в «Первой Форме» в преднастроенном виде, он легко тиражируется на любую инсталляцию системы и идеально подошел под задачи IEK. Участниками процесса стали топ-менеджеры холдинга, руководители департаментов и региональных предприятий, всего около 50 человек.
Каждое совещание посвящено обсуждению определенного круга вопросов:
- корпоративное управление – совершенствование бизнес-процессов, оптимизация оргструктуры;
- развитие производства и поддержка продаж – новая продукция, поставщики, каналы сбыта;
- развитие ИТ – потребности подразделений в автоматизации, интеграции, обеспечении безопасности данных;
- решение оперативных задач – разбор договоров, рекламаций, аренда складских помещений и пр.
Благодаря такому тематическому разделению экономится время руководителей – на совещание приглашаются только те, кто непосредственно вовлечен в обсуждаемые вопросы. Сами обсуждения стали более сфокусированными и продуктивными.
При подготовке очередного совещания незавершенные поручения, поставленные на прошлых совещаниях, автоматически включаются в повестку – это обеспечивает сквозной контроль каждой задачи вплоть до завершения и не позволяет задачам забыться или затеряться.
Карточка совещания с прошлыми и новыми поручениями.
По мере работы над задачей исполнитель проставляет % выполнения и вписывает промежуточные результаты – так заказчик может следить за ходом работы.Карточка поручения.
Если заказчик и исполнитель задачи находятся в разных подразделениях, включается механизм двойного согласования: на этапе постановки задачи заказчик проверяет точность формулировки, а на этапе завершения – достижение поставленной цели. Свое согласие он подтверждает электронной подписью. Ключевые задачи берутся под контроль генеральным директором – без его акцепта такая задача не может быть завершена и отправляется на доработку. При приближении срока исполнителю отправляются напоминания, а если срок превышен – уведомляется заказчик задачи.Развитие подхода
Со временем инструменты постановки и контроля выполнения задач стали использоваться не только в привязке к совещаниям, но и в коммерческих и производственных процессах. Новыми пользователями системы стали руководители подразделений – им ставятся задачи на квартал, а выполнение отслеживается с помощью специально разработанного отчета. В нем рассчитывается процент выполнения по каждой задаче, а также средние показатели по сотруднику, отделу и предприятию. Эти показатели учитываются при расчете квартальных премий.Пользователи IEK отмечают удобство встроенных инструментов «Первой Формы», с помощью которых сотрудникам легко следить за своими задачами, а руководителям – за задачами подчиненных. Если у пользователя есть просроченные задачи, в системе постоянно горит индикатор, напоминающий о них.
Индикаторы запрошенных подписей, непрочитанных комментариев, просроченных задач.
Во всех списках просроченные задачи выделяются красным цветом, что сразу привлекает к ним внимание. Каждый вечер исполнителям и руководителям подразделений на почту отправляется сводка о просроченных задачах, неотвеченных вопросах и подписях, ожидающих резолюции.
