В ассортименте IEK Group 35 тыс.+ наименований продукции, ежегодно на рынок выводят 3,5 тыс. новых позиций. Такие результаты были достигнуты во многом благодаря политике постоянных улучшений. Одной из таких инициатив стало внедрение SMART-подхода на верхнем уровне управления. В этом кейсе мы расскажем, как система управления совещаниями и контроля поручений помогла повысить эффективность управления.
Автоматизировали подготовку и проведение совещаний
⠀
Суть нового подхода заключалась в организации регулярных стратегических совещаний по технике SMART. Участниками процесса стали около 50 человек: топ-менеджеры холдинга, руководители департаментов и региональных предприятий.SMART-техника — это методика, где абстрактные цели становятся понятными, конкретными и достижимыми. Для этого каждая цель должна соответствовать критериям: specific — конкретная, measurable — измеримая, attainable — достижимая, relevant — адекватная, уместная, совместимая с общей стратегией, time bound — ограниченная по времени.
В «Первая Форме» эта техника используется при постановке задач: есть короткая и понятная формулировка, срок и исполнители. Выполнение задачи оценивается по достижению заданных показателей или подтверждается заказчиком с помощью электронной подписи.
На встречах обсуждали четыре основных блока вопросов:
- корпоративное управление — совершенствование бизнес-процессов, оптимизация оргструктуры;
- развитие производства и поддержка продаж — новая продукция, поставщики, каналы сбыта;
- развитие ИТ — потребности подразделений в автоматизации, интеграции, обеспечении безопасности данных;
- решение оперативных задач — разбор договоров, рекламаций, аренда складских помещений и пр.
BPM-система «Первая Форма» полностью автоматизировала управление совещаниями и контроль исполнения поручений по итогам встреч. На этапе подготовки, в зависимости от темы совещания, система сама определяет набор участников, бронирует время в календаре, направляет повестку и основные вопросы.
Кейс по теме → автоматизация внешнего и внутреннего документооборота для Академии Ростеха
Внедрили систему контроля исполнения поручений (СКИП)
⠀
После завершения совещания в «Первой Форме» можно назначить поручение любому сотруднику. Система помогает следовать принципам SMART при создании: обязательно — заполнить поля ответственного исполнителя и сроков выполнения, дополнительно — конкретные цифры, документы или действия, которые обозначат успешное завершение задачи. Например, «согласовать договор с юристами» или «подготовить презентацию нового проекта к 1 марта».
Администрирование встреч и контроль поручений в «Первой Форме» теперь можно передать ИИ-агенту. Он создаёт протоколы, анализирует их и компилирует информацию, которая касается конкретного пользователя.
На основе этого он формирует список поручений, сверяет его с уже существующими в системе задачами, актуализирует их или создаёт новые со специальной пометкой, чтобы сотрудник мог их отфильтровать. Готовый список задач со ссылками и краткие итоги встреч агент присылает пользователю.
Узнайте, как AI-агенты помогут вашему бизнесу →
Если постановщик и исполнитель задачи работают в разных отделах, применяется система двойного подтверждения:
- заказчик проверяет, правильно ли сформулирована задача.
- когда задача выполнения, заказчик оценивает, достигнута ли поставленная цель, и проставляет цифровую подпись.
Ключевые задачи контролирует лично генеральный директор. Без его акцепта такая задача не может быть завершена и отправляется на доработку.
Внутри каждой задачи есть комментарии, где заказчик и исполнитель могут обсудить детали поручения. По мере работы над задачей исполнитель проставляет процент выполнения и вписывает промежуточные результаты. Благодаря этому руководство может в реальном времени отслеживать прогресс по ключевым поручениям.
Чтобы исполнители не забывали о задачах и выполняли их в срок, система присылает им напоминания за несколько дней до дедлайна. Это поможет сотруднику правильно расставить приоритете в потоке задач. Если сотрудник нарушил дедлайн, система уведомит об этом непосредственного руководителя.
Мы автоматизируем управление холдингом и группой компаний. В «Первой Форме» есть все необходимые инструменты для ведения документооборота между материнской и дочерними компаниями, управления проектами и работы с клиентами.
Узнать больше →
Итоги автоматизации совещаний, постановки и контроля исполнения поручений
⠀
Со временем инструменты постановки и контроля выполнения задач стали использоваться в коммерческих и производственных процессах. Руководители подразделений получают в системе квартальные задачи. Прогресс можно посмотреть в специальном отчёте, где отражается, какой процент каждой задачи уже выполнен, средние показатели по сотруднику, отделу и всей компании. От этих результатов зависит размер квартальных премий.Пользователи IEK отмечают удобство встроенных инструментов «Первой Формы», с помощью которых сотрудникам легко следить за своими задачами, а руководителям — за задачами подчиненных. Каждый вечер автоматически генерируются и рассылается сводка о просроченных задачах, неотвеченных вопросах и подписях, ожидающих резолюции.
Внедрение SMART-подхода с помощью системы «Первая Форма» позволило IEK Group существенно повысить эффективность стратегического управления, обеспечив прозрачность, контроль и своевременность выполнения ключевых задач компании.
