По мере роста ГК «КОИНОТИ НАВ» управлять задачами, заявками и согласованиями между подразделениями становилось сложнее. Прежнего набора инструментов уже не хватало. Холдинг из Таджикистана для цифровой трансформации выбрал российскую low-code платформу. Делимся результатами 7 месяцев использования и планами развития.
- Экосистема для автоматизации процессов ГК
- 3 человека внедрили и администрируют систему
- Интеграция со СКУД и иностранным мессенджером
Клиент: Группа компаний «КОИНОТИ НАВ» — один из ведущих многопрофильных холдингов Таджикистана. История компании началась в 1991 году с задачи снизить дефицит продуктов питания и товаров первой необходимости в стране. Сегодня холдинг объединяет 16 дочерних структур, работающих в сфере ритейла, фармацевтики, автобизнеса и образования.
Проблема: с ростом холдинга прежних инструментов стало недостаточно
До внедрения единой платформы сотрудники ежедневно сталкивались с рядом системных проблем, которые замедляли работу и снижали управляемость.
- Данные хранились в разных системах. IT-заявки — в GLPI, задачи — в Excel, согласования — в почте. Из-за разрозненности не всегда было полное представление о текущем состоянии процессов.
- Согласования проходили по электронной почте. Поэтому требовался личный контроль и напоминания ответственным.
- Учёт рабочего времени вёлся обособленно. Данные со СКУД вручную сверяли с отпусками, больничными и командировками.
- Руководителям было сложнее видеть работу команды в одном месте. Чтобы понять, что уже сделано, какие задачи в работе и где требуется внимание, приходилось отдельно уточнять статусы у исполнителей.
Запрос клиента
Перед командой стояла чёткая задача: найти решение, которое объединит ключевые внутренние процессы в одном инструменте и позволит развивать систему своими силами без зависимости от вендора.
Ключевые требования к платформе:
- Объединить в одной системе: обращения сотрудников, согласования, кадровые процессы, задачи и IT-сервис.
- Обеспечить возможность масштабирования по мере роста бизнеса.
- Предусмотреть интеграции с внешними системами (СКУД, 1С, мессенджеры).
- Сохранить возможность развивать и администрировать решение внутренней командой.
- Минимальная совокупная стоимость владения (TCO).
Команда провела сравнительный анализ нескольких платформ по критериям: стоимость владения, гибкость настройки, сроки внедрения и возможность самостоятельного развития системы.
Решающим фактором стала совокупная стоимость владения: «Первая Форма» оказалась выгоднее альтернатив. Трое наших специалистов прошли обучение в «Академии Первой Формы» и взяли большую часть работ на себя. Мы обращаемся к вендору только в нестандартных ситуациях.
Азиз Мансуров
Руководитель Департамента ИТ ГК «КОИНОТИ НАВ»
Руководитель Департамента ИТ ГК «КОИНОТИ НАВ»
Решение: единая low-code платформа, масштабируемая под задачи ГК
Единый цифровой портал
На корпоративном портале сотрудники оставляют заявки в ИТ, HR и административно-хозяйственный отделы. После выбора категории открывается форма, где часть полей уже заполнена автоматически, остальное вносит сотрудник. Система маршрутизирует заявку, контролирует сроки и отправляет уведомления при смене статуса.
Статус обращения можно отследить в реальном времени: на каком этапе оно находится, кто его обрабатывает и когда ожидается решение.
Автоматизация управления холдингом и группой компаний
Узнать подробнее
Учёт рабочего времени
Платформа интегрирована со СКУД: данные о времени прихода и ухода сотрудников автоматически загружаются в систему и объединяются с кадровыми данными: отпусками, больничными, командировками и обучением.
На основе этих данных формируется табель учёта рабочего времени. Он проходит согласование у руководителя департамента и HR, после чего автоматически направляется в финансово-экономический департамент и бухгалтерию.
Согласующий определяется автоматически на основе оргструктуры. Если нужный человек в отпуске — заявка уходит к его заместителю. Это исключает ситуации, когда документы «зависают» из-за отсутствия ответственного.
Автоматизируйте полный цикл кадровых и HR-процессов в «Первой Форме»
Найм, онбординг, оформление справок и отсутствий, личный кабинет сотрудника и КЭДО в единой системе.
Изучить решение
Внутренний найм
Процесс подбора персонала теперь оцифрован. Руководитель только инициирует процесс — он создаёт заявку на подбор, а система формирует черновик вакансии с помощью встроенного ИИ. Рекрутер проверяет текст, при необходимости редактирует его и публикует на корпоративном портале KOINOT JOB.
Отклики и резюме кандидатов поступают в «Первую Форму». Рекрутеры ведут кандидатов по этапам отбора, а руководители, которые открыли вакансию, видят текущий статус по каждому кандидату без отдельных запросов в HR.
Контроль исполнительской дисциплины
В системе собраны разовые задачи с ответственными и сроками исполнения. В одном окне сотрудник видит свои задачи и дедлайны, а руководитель — статус выполнения и загрузку команды.
Дополнительно в системе зафиксирован перечень регулярных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией. На его основе сотрудник оперативно формирует задачи на текущий период. Это помогает упорядочить регулярную работу и снижает риск, что задача останется без внимания.
Результаты внедрения low-code BPM
- За 7 месяцев три специалиста «КОИНОТИ НАВ», прошедшие обучение, настроили десятки процессов, снизив операционные расходы на поддержку на 40%.
- До внедрения платформы HR-специалисты тратили до 4 часов в неделю на сбор данных из разных источников. Сейчас табель формируется за 1 клик, время обработки сократилось на 80%.
- У каждого запроса есть статус, ответственный и срок, а в случае нарушения дедлайнов происходит эскалация. Все эти меры на 30% снизили количество неразрешённых заявок.
- IT-специалисты экономят 10−15% времени за счёт автоматизации отчётов.
Планы развития
- Личные кабинеты для сотрудников и руководителей с задачами и показателями эффективности.
- Прямая интеграция с 1С для автоматической выгрузки согласованных табелей.
- Масштабирование платформы на все 16 дочерних структур холдинга.
- Внедрение системы онбординга с дорожной картой, материалами для адаптации и отслеживания прогресса сотрудника.
