Наш клиент занимается комплексным содержанием зданий и территорий, клинингом и аварийным ремонтом в нескольких регионах России. При расширении бизнеса компании потребовалось ускорить процесс найма и оформления сотрудников, а также ввести систему контроля работы выездных специалистов на всех объектах.
Для решения этих задач в компании выбрали решение на базе low-code BPM-платформы «Первая Форма».
HR-процессы не были автоматизированы: вручную выполняли всё — от найма до планирования работ
Увеличивая присутствие в разных регионах России, компания столкнулась со следующими проблемами в работе с персоналом.
Хаотичный процесс найма
При создании заявки на подбор каждый менеджер сам описывал требования к должности; шаблонов не было, поэтому вакансии были составлены по-разному и требования отличались.
Рекрутеры работали на платформах для поиска сотрудников через свои личные кабинеты; вручную размещали вакансии, проверяли отклики и переносили данные из разных систем в Excel.
Неэффективная координация на объектах
В компании один координатор курирует несколько объектов, за каждым из которых закреплена команда выездных специалистов — клинеров, грузчиков, электриков. Их табели работ координаторы составляли вручную. Это отнимало много времени и не исключало ошибки.
Специфика работы координаторов не позволяла им эффективно следить за трудовой дисциплиной. Они редко находились за компьютером, постоянно перемещаясь по объектам, и не могли регулярно проверять отчёты со СКУД.
Отсутствие системы для контроля внеплановых поручений
Помимо указанных в договоре работ у клиентов часто возникали дополнительные задачи. Например, заменить лампочки или срочно подготовить помещение к мероприятию. Так как поручения давали по телефону или в мессенджере, запросы часто путали и теряли.
Процессы подбора, найма и увольнения стандартизировали и перевели в одну систему
Шаблонизировали создание вакансий
Теперь координатор указывает основные требования, HR-специалист добавляет информацию о зарплате, а все остальные параметры (адрес объекта, должность, график, требования) подтягиваются из справочников системы.
Настроили работу со всеми джоббордами в едином интерфейсе
Благодаря интеграции с платформами по поиску работы через API, рекрутер одним кликом размещает объявление сразу на HeadHunter, Авито и других джоббордах. Больше не нужно тратить время на переключение между разными аккаунтами — все действия выполняются в одном интерфейсе. Система подсказывает, какие данные нужны для каждой площадки.
Отклики со всех площадок по поиску работы также собираются внутри системы. По каждому соискателю формируется задача с полной историей взаимодействия: звонки, сообщения, итоги собеседований. При положительном решении кандидат направляется к координатору объекта для финального собеседования.
Автоматизировали приём на работу, онбординг и увольнение
После собеседования кандидат может сразу заключить договор — он создает электронную подпись через Госуслуги, а координатор загружает его документы в систему. Договор подписывается с помощью ЭП Контур.Сайн. Информация автоматически передается в 1С: ЗУП для корректного учета и расчетов.
Система самостоятельно распределяет задачи на онбординг между подразделениями: служба безопасности оформляет пропуск, АХГ готовит рабочую форму — без напоминаний.
По такому же принципу происходит и увольнение: координатор только инициирует процесс, а система сама уведомляет ответственных за документы, аннулирование доступов и финальные расчеты.
Автоматизируйте полный цикл кадровых и HR-процессов в «Первой Форме»
Найм, онбординг, оформление справок и отсутствий, личный кабинет сотрудника и КЭДО в единой системе.
Изучить решение
Автоматизировали контроль смен, управление больничными и отгулами
Контроль смен с помощью интеграции со СКУД
На объектах, обслуживаемых компанией внедрена СКУД BioTime с распознаванием лица. Благодаря интеграции со СКУД система фиксирует опоздания и прогулы работников, оповещая координатора.
Обычно он находится на объекте или в пути, поэтому просмотреть уведомления и быстро найти сотрудника на замену может в мобильном приложении.
В конце месяца данные о фактически отработанном времени загружаются из системы в 1С: ЗУП. На основе этих данных бухгалтер начисляет оплату.
Управление отсутствиями выездных специалистов
Координатор вносит отгул или больничный сотрудника в систему, где сразу видит лимит доступных ему выходных дней. Документирование всех отсутствий гарантирует корректное начисление оплаты и исключает риск ошибочных штрафов.
Актуальный календарь отсутствий помогает руководителям заблаговременно планировать рабочую нагрузку и эффективно перераспределять задачи между доступными сотрудниками.
Перевели в единую систему коммуникации с клиентами и контроль поручений
Теперь все поручения клиенты компании оставляют прямо в системе. К задаче они могут прикрепить фотографии, схемы или инструкции.
Такой подход обеспечивает полную сохранность истории поручений, исключает потерю информации и позволяет контролировать статус в реальном времени. Вся коммуникация ведётся в одном месте, что упрощает контроль качества и планирование работ.
Результаты внедрения единой HRM-системы для управления сотрудниками на объектах
- Выросла скорость закрытия вакансий. Стандартизация процесса подбора и интеграция с джоббордами сократила путь от заявки до трудоустройства кандидата.
- Полный контроль над рабочим временем сотрудников и экономия времени на рутинных операциях. Вместо ручного заполнения табелей координаторы выделяют больше времени на непосредственные обязанности и оперативно реагируют на форс-мажорные ситуации вроде отсутствие работника на объекте.
- Оптимизировано планирование рабочей нагрузки. Система управления отсутствиями позволяет заблаговременно реагировать на изменения в доступности персонала. Это обеспечивает непрерывность обслуживания даже при высокой нагрузке или сезонных колебаниях.
- Прозрачность взаимодействия с заказчиками. Постановка и контроль поручений в системе исключили возникновение спорных ситуаций и недопониманий. Клиенты видят статус каждой задачи в реальном времени и получают документальное подтверждение выполненных работ.
