Подписи

Для согласования решений, принимаемых в ходе выполнения задач, используются электронные подписи. Решения, которые выносятся по запрошенной подписи (Подписать, Отклонить и др.) называются резолюциями. Резолюция может быть положительной и отрицательной.

Согласующие лица — пользователи, у которых запрашиваются подписи и которые должны вынести резолюцию — называются акцептантами. Если пользователь выносит положительную резолюцию, часто говорят, что он акцептует подпись.

Подписи могут запрашиваться автоматически при переходе задачи в следующий статус (такие подписи настраиваются системным администратором), а могут запрашиваться самими пользователями в любой момент в процессе работы над задачей — например, если нужно согласовать какое-то решение или документ.

Если в задаче есть подпись, ожидающая обработки, задача переходит в промежуточный статус «На подписи», к которому добавляется название исходного статуса. Например, если задача находилась в статусе Новая и в ней была запрошена подпись, задача перейдет в статус «На подписи» — Новая.

Запрошенные подписи всегда отображаются в верхней части карточки задачи:

В зависимости от вынесенной резолюции задача либо перейдет в следующий статус, либо вернется в предыдущий.

Резолюции

В «Первой Форме» есть четыре основные резолюции:

Подписать — положительное решение,
Отклонить — отрицательное решение,
Делегировать — передать право подписи другому лицу,
Эскалировать — перевести право подписи на руководителя.

Кроме основных могут быть настроены и дополнительные резолюции — например, «Подписать с замечаниями», «На доработку» и т. п. Набор резолюций может различаться в зависимости от бизнес-процесса и от прав акцептанта.

Пользователь видит только те резолюции, выносить которые он имеет право. Например, пользователю может быть недоступна резолюция «Делегировать» или «Эскалировать».

Отклонение подписи

При выборе отрицательной резолюции, такой как «Отклонить» или «На доработку», обычно запрашивается причина отклонения. Вы можете вручную ввести причину отклонения в поле Причина или использовать один из быстрых ответов, расположенных под полем.

Делегирование подписи

Делегирование подписи означает, что пользователь передает свое право подписи другому пользователю (одному или нескольким).

Эскалирование подписи

При эскалировании вместо данной подписи запрашивается подпись руководителя. Руководитель определяется по организационной структуре, которая настроена в системе.

Для подписи может быть включен режим автоматического эскалирования, в этом случае подпись эскалируется по истечении срока, указанного в настройках.

Изменение параметров подписи

Если у пользователя есть право менять параметры запрошенной подписи, при наведении указателя мыши рядом с таким параметром отображается значок редактирования.

Отзыв подписи

Если задача находится в статусе На подписи и у пользователя есть право отзывать подпись в данной категории, то на панели инструментов карточки задачи в меню подписей будет отображаться пункт Отозвать согласование. При выборе этого пункта запрошенная подпись удаляется, и задача остается в прежнем статусе.

Временное замещение акцептанта

Если сотрудник назначает себе временного заместителя, заместитель получает право выносить резолюции по подписям от имени сотрудника. Если в каком-то бизнес-процессе в ходе согласования запрашиваются несколько подписей, может получиться, что подписи должны быть запрошены и у сотрудника, и у его временного заместителя. Чтобы заместителю не приходилось обрабатывать несколько подписей (за себя и за того, кого он замещает), в таких случаях «лишние» подписи не запрашиваются.

Журнал подписей (лист согласования)

Подписи, которые были запрошены в задаче, и резолюции по ним можно посмотреть в журнале подписей (иногда его еще называют листом согласования).

При нажатии на иконку в правой части журнала подписей вы можете открыть Снэпшот и увидеть состояние задачи на момент подписания:
•рассчитанный и сохраненный хэш задачи
•системные параметры задачи
•ДП задачи

Бесплатный модуль
Подключить