Настройте синхронизацию «Первой Формы» с календарем Outlook — в течение одной минуты сможете увидеть в календаре Outlook события, созданные в системе, и наоборот.
Участники события могут изменить его параметры в Outlook. Эти изменения будут отражены в «Первой Форме» как изменение параметров встречи. Изменения параметров встречи в системе также синхронизируются в календарь Outlook.
Цвет, которым встреча помечается в календаре Outlook, зависит от параметра «Отобразить как» в карточке встречи.
Особенности синхронизации повторяющихся календарных событий
Для календарных событий, как и для обычных задач, могут быть настроены повторения (см. здесь). При этом синхронизация повторяющихся событий имеет особенности.
- При снятии признака повтора у задачи в «Первой Форме» снятие повтора в Exchange не происходит (событие в Exchange остается повторяющимся).
- При установке/изменении повтора задачи в «Первой Форме» синхронизация в Exchange новых созданных встреч не происходит.
- При снятии/изменении повтора в Outlook в «Первой Форме» соответствующие встречи отклоняются.
- При удалении ряда повторяющихся встреч в «Первой Форме» они отклоняются в Exchange.
- При установке повтора в Outlook устанавливается соответствующее повторение в «Первой Форме», создаются задачи.
- При увольнении участника встречи, независимо от того, является ли он организатором или участником, встреча создается от имени служебного пользователя «Диспетчер задач». В ДП «Участники встречи» или «Организатор» также указывается Диспетчер задач. Для уволенного сотрудника встречи не создаются. Если встречи созданы перед увольнением, то они остаются как есть.
Если в повторяющейся задаче количество повторов указано «Без ограничений», то первый раз ставится количество повторов, указанное в настройках приложения (по умолчанию — 50), а затем встречи создаются ежедневно.
Пользователю в Ленту отправляется уведомление только при создании первого повторяющегося календарного события, при создании остальных повторяющихся календарных событий комментарии в Ленту не отправляются.
Внешние пользователи (не зарегистрированные в «Первой Форме») и синхронизация календаря с Exchange
Синхронизация встреч, в которых участвуют внешние пользователи (не зарегистрированные в «Первой Форме», но имеющие доступ к календарям Exchange, имеет особенности, которые описаны ниже.
Если встреча создается в Exchange:
- Если организатор встречи — внешний сотрудник, то в «Первой Форме» встреча ставится от имени служебного пользователя. При этом в поле «Участники» указывается email внешнего пользователя. Задача организатора не создается.
- Если организатор встречи — пользователь «Первой Формы», но у него выключена синхронизация с Exchange, то этот пользователь является организатором, но задача организатора не создается.
- Если участник встречи — внешний сотрудник, то в поле «Участники» указывается его email.
- Если участник встречи — пользователь «Первой Формы», но у него выключена синхронизация с Exchange, он указывается в поле «Участники», но задача ему не создается.
Если встреча создается в «Первой Форме»
- Внешний сотрудник не может быть организатором встречи.
- Если у организатор встречи — пользователь «Первой Формы», но у него выключена синхронизация с Exchange, встреча в Exchange не создается.
- Если участник — внешний сотрудник, то задача в «Первой Форме» участнику не ставится. При этом если у организатора включена синхронизация с Exchange, то участнику ставится встреча ставится в Exchange.
- Если участник — пользователь «Первой Формы», но у него выключена синхронизация с Exchange, ему ставится задача в «Первой Форме». При этом если у организатора включена синхронизация с Exchange, то участнику ставится встреча ставится в Exchange.
Бесплатный модуль
Подключить
