Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — Кейсы компании

Как «Спортмастер» автоматизировал обслуживающие процессы с помощью «Первой Формы»

СЭД Портал поставщика Ритейл
Консолидация заявок, выдача и отзыв электронных цифровых подписей, общий эффект от внедрения системы и ниши, в которых "Первая Форма" проявляет себя эффективнее всего.

«Спортмастер» входит в Топ-10 мировых розничных спортивных сетей, а в России и Восточной Европе занимает I место. В сети «Спортмастер» работают более 450 магазинов в 200 городах на территории России, Украины, Белоруссии, Казахстана и Китая, и обслуживают более 200 млн человек в год.


Решение о внедрении «Первой Формы»

В торговой сети действует целый ряд корпоративных систем – учетные, складские, бухгалтерские, кадровые. В них автоматизированы все процессы, связанные с товарооборотом и финансами. Но оставалось еще некоторое количество процессов, которые управлялись с помощью электронной почты и таблиц, заполняемых вручную. Это касалось обслуживающих процессов, таких как заказ торгового оборудования и униформы, проверка выкладки товара, обработка заявок в хозяйственные и ремонтные службы, сбор отчетности от магазинов, контроль выполнения поручений центрального офиса и т.п. Было очевидно, что у этих процессов есть большой потенциал для повышения эффективности. В масштабах крупнейшей торговой сети эффект от таких улучшений исчисляется миллионами.

Внедренные в компании системы, «заточенные» каждая под свою специфику, для реализации этих процессов не подходили, поэтому руководство искало новую платформу класса BPM. Главными требованиями были гибкость настройки и широта возможностей, с технической стороны, и дружественный, интуитивно понятный интерфейс. Также учитывалась возможность интеграции новой системы с уже существующими. По всем этим параметрам и была выбрана «Первая Форма».


Выбор процессов для автоматизации

Потребность в автоматизации процессов не связана напрямую с их сложностью. Например, постановка и контроль выполнения поручений – этот функционал внедряется практически во всех проектах. В «Спортмастере» он используется для поручений из центрального офиса в магазины. Здесь действуют несколько простых регламентов, настроена эскалация просроченных поручений на руководство, возможность делегирования поручений. Очевидно, что автоматизация даже такого довольно обычного процесса дает существенный выигрыш и по трудозатратам, и в плане повышения исполнительской дисциплины.

Сложные процессы настраивались специалистами «Первой Формы», часть процессов «Спортмастер» автоматизировал самостоятельно. Например, интересно реализован процесс оформления командировок: в нем не просто согласуются даты и бюджет (причем маршруты согласования довольно сложные), но автоматически запускается цепочка действий, каждое для определенного исполнителя – на оформление бухгалтерских и кадровых документов, утверждение приказов. Кроме того, сотрудник может самостоятельно заняться подготовкой поездки, а может сделать отметку «требуется помощь», и тогда будет создана подзадача на ассистента, который возьмет на себя бронирование билетов и отелей, организацию трансфера, оформление визы.


Консолидация заявок на закупку

Самый активный и сложный из реализованных в «Первой Форме» процессов – консолидация заявок на закупку неторговой продукции (оборудования для торговых залов, униформы, хозяйственных товаров).
Заявки подаются магазинами раз в месяц, затем поэтапно консолидируются. Затем проверяется наличие складских остатков и бюджета для приобретения недостающих позиций (для этого «Первая Форма» обменивается данными со складской и бухгалтерской системами). Если не все позиции покрываются бюджетом, делается корректировка сначала консолидированной заявки, а затем эти корректировки также по цепочке спускаются вниз до магазина.

Консолидированные заявки утверждаются, причем используется сложная матрица согласования, и передаются на выполнение. Магазины могут отслеживать плановые сроки поступления заказанной продукции.


Особое внимание было уделено интерфейсу – чтобы облегчить и ускорить заполнение заявок, поскольку позиций в них очень много и процесс требует внимательности. Удобно, что при заказе какой-то позиции сразу же подгружается ее изображение – чтобы не ошибиться в выборе.


Управление электронными подписями

Самым интересным в плане автоматизации стала интеграция с Удостоверяющим центром «КриптоПро», который регистрирует электронные цифровые подписи (ЭЦП). Подпись используется для подтверждения действий с документами (накладными, актами и пр.) в различных системах «Спортмастера».

ЭЦП записывается на личную карту сотрудника – пластиковую карту с электронной полосой, которая используется для доступа в «Первую Форму» и другие корпоративные системы.

ЭЦП необходима не всем сотрудникам, это зависит от должностных обязанностей. Поэтому при переходе на другую должность или в другое подразделение может возникнуть необходимость в получении ЭЦП или наоборот, в отзыве ранее выданной подписи.

В сети «Спортмастер» работают свыше 10 тыс. сотрудников. Как и в других розничных сетях, среди линейных сотрудников высокий процент ротации, процессы приема и увольнения идут практически непрерывно. Вручную управлять выдачей и аннулированием ЭЦП в таких масштабах невозможно. Интерфейс самого Удостоверяющего центра в системе «КриптоПро» ориентирован на технических специалистов и сложен для обычных пользователей. Поэтому этот функционал был реализован в «Первой Форме» и интегрирован с «КриптоПро» средствами API.

Выдача или аннулирование ЭЦП привязаны к кадровым событиям – приему, переводу, увольнению. Чтобы избежать двойного ввода, события не заводятся вручную, а импортируются из кадровой системы.

Необходимость выпуска ЭЦП проверяется по специальному справочнику, который содержит набор кадровых правил для подразделений, должностей и иногда даже для отдельных сотрудник