Существующие системы были заточены под свою специфику и для этих задач не подходили. Поэтому руководство искало новую платформу класса BPM. Главными требованиями были гибкость настройки, дружественный интерфейс и возможность интеграции с действующими системами. По всем параметрам была выбрана «Первая Форма».
Сложные процессы настраивались специалистами «Первой Формы», часть процессов «Спортмастер» автоматизировал самостоятельно.
Консолидация заявок на закупку
Самый активный и сложный из реализованных в «Первой Форме» процессов – консолидация заявок на закупку неторговой продукции (оборудования для торговых залов, униформы, хозяйственных товаров).
Заявки подаются магазинами раз в месяц, затем поэтапно консолидируются. Затем проверяется наличие складских остатков и бюджета для приобретения недостающих позиций (для этого «Первая Форма» обменивается данными со складской и бухгалтерской системами). Если не все позиции покрываются бюджетом, делается корректировка сначала консолидированной заявки, а затем эти корректировки также по цепочке спускаются вниз до магазина.
Консолидированные заявки утверждаются, причем используется сложная матрица согласования, и передаются на выполнение. Магазины могут отслеживать плановые сроки поступления заказанной продукции.
Кейс на тему: автоматизация закупок нетоварной продукции для 450 магазинов «Спортмастера» →
Управление электронными подписями
В сети «Спортмастер» работают свыше 10 тыс. сотрудников. Как и в других розничных сетях, среди линейных сотрудников высокий процент ротации, процессы приема и увольнения идут практически непрерывно. Более того, ЭЦП необходима не всем сотрудникам, это зависит от должностных обязанностей. Поэтому при переходе на другую должность или в другое подразделение может возникнуть необходимость в получении ЭЦП или наоборот, в отзыве ранее выданной подписи. Вручную управлять выдачей и аннулированием ЭЦП в таких масштабах невозможно.
Интерфейс самого Удостоверяющего центра в системе «КриптоПро» ориентирован на технических специалистов и сложен для обычных пользователей. Поэтому этот функционал был реализован в «Первой Форме» и интегрирован с «КриптоПро» по API.
«Первая Форма» отправляет запрос в Удостоверяющий центр «КриптоПро», там генерируется уникальный ключ электронной подписи и передается обратно в «Первую Форму». Ключ записывается на личную карту сотрудника с помощью специального устройства. Если все действия прошли успешно, в Удостоверяющий центр передается подтверждение, и ЭЦП вступает в силу. Вся процедура занимает несколько минут, а шаги процесса наглядно отображаются в системе.
Выдача или аннулирование ЭЦП привязаны к кадровым событиям – приему, переводу, увольнению. Чтобы избежать двойного ввода, события не заводятся вручную, а импортируются из кадровой системы.
Необходимость выпуска ЭЦП проверяется по специальному справочнику, который содержит набор кадровых правил для подразделений, должностей и иногда даже для отдельных сотрудников. Правила могут быть двух типов: разрешающие, т.е. требующие наличия ЭЦП, и запрещающие иметь такую подпись. Часто на сотрудника распространяются сразу несколько кадровых правил – например, разрешающее правило на подразделение и запрещающее на должность. В этом случае запрещающие правила имеют безусловный приоритет.
Кейс на тему: автоматизация выдачи электронных подписей для внутреннего ЭДО в «Спортмастере» →
«Первая Форма» в ИТ-инфраструктуре «Спортмастера»
Возможности интеграции оценивались еще до начала проекта и были важным критерием при выборе BPM-платформы. В зависимости от требований автоматизируемого процесса применяются различные подходы: и онлайн обмен данными, и выгрузка сводных данных по расписанию или по запросу.
Например, в компании используется Реестр задач, внутрикорпоративный портал, на котором отображаются задачи из разных систем. Сотрудник видит на портале список всех своих задач и по ссылке может перейти в нужную задачу, открыв ее в интерфейсе именно этой системы. Задачи из «Первой Формы» доступны для работы наравне с остальными.
Узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов в ритейле →
Справочники товаров, магазинов и сотрудников актуализируются ежедневно – «Первая Форма» загружает данные из учетных систем и системы управления мастер-данными.
Проблем с работой в распределенной сети также не возникает. В регионах есть магазины, которые имеют проблемы со стабильностью интернет-связи, и для них систему пришлось немного доработать. Например, на магазины периодически ставятся задачи по контролю выкладки товара. Директора магазинов делают фотографии указанных секций и отправляют фотоотчеты в центральный офис. При этом приходится пересылать достаточно большие объемы данных, и поэтому в систему была добавлена отработка разрывов связи в процессе пересылки.
Читайте также другие кейсы:
