Для компании «Мультисистема» автоматизировано 20+ процессов, от согласования договоров и учета финансовых обязательств до контроля выполнения ремонтных работ.
Группа компаний «Мультисистема» — многопрофильный строительный холдинг, который занимается капитальным ремонтом жилых домов Москвы и Московской области. Компания контролирует несколько тысяч объектов и выполняет различные работы — экспертизу состояния объекта, текущий и капитальный ремонт.
Разработка информационного портала
BPM-система «Первая Форма» используется в компании с ноября 2018 года.
За пять месяцев были завершены все основные работы: от анализа и бизнес-процессов до реализации в системе, импорта справочников и исторических данных, разработки отчетов, создания информационного портала и настройки мобильного приложения.
Контроль поручений
Стимулом к внедрению «Первой Формы» стало желание упростить контроль проектных задач — одновременно в работе находятся тысячи заявок и ведется взаимодействие с десятками подрядчиков.
По каждому проекту контролируется ход работ, документация и платежи.
Автоматизация юридического и финансового отделов в строительной компании
В «Первой Форме» автоматизировано 20+ процессов, которые поделены на три основных блока — юридический, строительный и финансовый.
Для юридического отдела реализованы процессы согласования договоров, разбора поступающих претензий и выставления претензий подрядчикам, подготовки и контроля судебных дел.
Наибольшее число процессов потребовалось для строительного блока, в него вошли:
- задачи по ведению обширного справочника объектов и выполняемых там работ;
- обследование объекта, подготовка документации и прохождение госэкспертизы;
- контроль выполнения строительно-монтажных работ;
- сбор регулярных отчетов от подрядчиков;
- выставление штрафов и отработка предъявленных рекламаций.
Финансовый блок включает ведение финансового документа по договорам — выставление счетов, контроль оплат и получения закрывающих актов, контроль выполнения собственных финансовых обязательств перед подрядчиками.
ИТ-специалисты «Мультисистемы», прошли обучающие курсы администрирования, и продолжили самостоятельно развивать BPM-систему. Они автоматизировали ряд вспомогательных процессов, например, для секретариата настроили регистрацию посетителей.
Мобильное приложение для топ-менеджмента компании
Топ-менеджеры и руководители подразделений в основном используют мобильное приложение «Первой Формы» — в нем настроен календарь со списком текущих задач и отчеты по выполняемым работам с удобным поиском объектов по наименованию или
адресу, а также реализована возможность быстрой постановки поручений.
Автоматизация контроля подрядчиков
В системе уже подготовлены инструменты для контроля рисков по выполняемым проектам и для коммуникации с подрядчиками. Эти процессы уже протестированы, их планируется массово запустить в ближайшее время.
Раз в неделю исполнители будут заполнять краткие отчеты о состоянии выполняемых работ — указывать текущий статус, процент выполнения и пр. Для этого подрядчикам будет предоставлен ограниченный доступ в «Первую Форму». По данным из этих отчетов будет формироваться сводная картина, и руководитель проекта сможет быстро выделить проблемные участки.
Похожие сценарии управления проектами на основе контроля рисков и регулярной отчетности исполнителей уже внедрены у нескольких заказчиков «Первой Формы» и зарекомендовали себя как очень эффективный, прозрачный и удобный инструмент проектного управления.
