Группа компаний «Мультисистема» – многопрофильный строительный холдинг, который занимается капитальным ремонтом жилых домов Москвы и Московской области. Компания контролирует несколько тысяч объектов и выполняет различные работы - экспертизу состояния объекта, текущий и капитальный ремонт.
Система «Первая Форма» используется в компании с ноября 2018 года, сегодня в ней зарегистрировано 50 пользователей. Проект стартовал в начале лета, и за пять месяцев были завершены все основные работы: от анализа и формализации бизнес-процессов до реализации этих процессов в системе, импорта справочников и исторических данных, разработки отчетов, создания информационного портала и настройки мобильного приложения.
Стимулом к внедрению «Первой Формы» стало желание упростить контроль проектных задач – одновременно в работе находятся тысячи заявок и ведется взаимодействие с десятками подрядчиков. По каждому проекту контролируется ход работ, документация и платежи.
Что сделано
На сегодняшний день в «Первой Форме» автоматизировано свыше 20 процессов, которые поделены на три основных блока – юридический, строительный и финансовый. Для юридического отдела реализованы процессы согласования договоров, разбора поступающих претензий и выставления претензий подрядчикам, подготовки и контроля судебных дел.Наибольшее число процессов потребовалось для строительного блока, в него вошли:
- задачи по ведению обширного справочника объектов и выполняемых там работ;
- обследование объекта, подготовка документации и прохождение госэкспертизы;
- контроль выполнения строительно-монтажных работ;
- сбор регулярных отчетов от подрядчиков;
- выставление штрафов и отработка предъявленных рекламаций.
Финансовый блок включает ведение финансового документа по договорам – выставление счетов, контроль оплат и получения закрывающих актов, контроль выполнения собственных финансовых обязательств перед подрядчиками. ИТ-специалисты, работающие в «Мультисистеме», прошли в «Первой Форме» краткие обучающие курсы администрирования, и после этого продолжили самостоятельно развивать систему и автоматизировали ряд вспомогательных процессов, например, для секретариата настроили регистрацию посетителей.
Топ-менеджеры и руководители подразделений в основном используют мобильное приложение «Первой Формы» – в нем настроен календарь со списком текущих задач и отчеты по выполняемым работам с удобным поиском объектов по наименованию или
адресу, а также реализована возможность быстрой постановки поручений.
