В связи с расширением бизнеса, к 2008 году в Управляющей компании Bosco встал вопрос об автоматизации бизнес-процессов, внедрении эффективной информационной системы для управления организацией.
Были сформулированы следующие цели проекта:
- Повышение прозрачности работы всех структурных подразделений;
- Возможность оперативного контроля любых процессов в компании, контроль исполнения поручений;
- Увеличение скорости осуществления бизнес-процессов, таких как прохождение заявок, заказов, согласований и договоров;
- Создание информационной системы, предоставляющей основу для принятия управленческих решений.
Внедрение проводилось в два этапа. На первом этапе реализации проекта решение «Первая Форма» было применено для автоматизации управления ИТ. На втором этапе «Первая Форма» была внедрена в работу Группы компаний Bosco. Настройка системы осуществлялась силами компании. Адаптация сотрудников к работе в системе проходила в течение месяца.
В настоящее время в Bosco di Ciliegi в системе «1Форма» работают более 700 человек.
За время работы системы было поставлено более 40000 задач, хранятся 10000 документов, размер базы превысил 50 Гб.
По результатам работы системы в течение четырех месяцев были успешно решены задачи автоматизации бизнес-процессов управления ИТ (более 40 бизнес-процессов различной сложности).
- Повысилась прозрачность работы сотрудников управления, что в свою очередь привело к повышению ответственности сотрудников за
- выполняемые работы, а также в общении с пользователями.
- Время осуществления рутинных операций снизилось на 60%.
- Контроль загрузки сотрудников позволил оптимизировать работу управления, на 30% повысилась производительность труда.
- Значительно сократилось количество конфликтных ситуаций.
С помощью «Первой Формы» решаются такие задачи, как:
- Подготовка и согласование договоров.
- Прием, адаптация сотрудников, контроль их загрузки.
- Оперативное управление подразделениями.
- Открытие новых магазинов.
- Оценка работы подразделений.Контроль различных видов заявок и поручений.
«Благодаря “1Форме” мы получили эффективный инструмент оптимизации работы и взаимодействия различных подразделений группы компаний. Повысили качество работы собственно управления ИТ, поскольку заказчик имеет возможность не только принять или не принять работу, но и оценить качество её выполнения. Данная оценка, в свою очередь, служит предметом анализа проблем и базой для принятия управленческих решений».
Алексей Фролов, заместитель директора Управления ИТ
