Процедура по пролонгации договорной документации, а также контроль вновь заключаемых рамочных контрактов отнимал у сотрудников компании значительное время. Вдобавок, вырос объем входящей и исходящей корреспонденции, «Счетов на оплату» и «Заявок на выставление счетов», для чего потребовался прозрачный контроль над всей документацией. В «Первую Форму» обратился Генеральный директор ООО «МКМ Логистика» с запросом - максимально эффективно выстроить работу с документами.
В результате внедрения системы электронного документооборота «Первая Форма» удалось:
- Выстроить прозрачную работу сотрудников «МКМ Логистика» в части согласования договорной документации (сократив время согласования договорной документации и обеспечив прозрачность данной процедуры). Также удалось обеспечить снятие соответствующего функционала - ведение «Реестра договорной документации» с ответственных лиц блока коммерции и юридической службы.
- Организовать централизованный учет всей договорной документации (в моменте можно получить информацию, сколько и по какому юридическому лицу заключено сделок/контрактов).
- Выстроить прозрачную работу в части формирования и контроля исполнения «Заявок на выставление счетов» и «Заявок на оплату» между сотрудниками финансового блока и сотрудниками Организации – в моменте можно получить информацию, сколько и какому юридическому лицу были произведены оплаты по счетам.
- Выстроить прозрачную работу в части формирования и контроля исполнения «Заявок в отдел ИТ» (Help Desk) между сотрудниками службы ИТ и сотрудниками Организации.
- Выстроить прозрачную работу сотрудников секретариата в части обработки входящей и исходящей корреспонденции (прием, регистрация и рассылка корреспонденции среди сотрудников компании), что в свою очередь позволило снять с сотрудников секретариата функционал по ведению «Реестра входящей и исходящей корреспонденции».
На данный момент обсуждается продолжение сотрудничества с «Первой Формой». Планируется расширение области автоматизации на работу сотрудников производственного блока и интеграция «Первой Формы» с учетной системой 1С.
