Необходимость внедрения системы автоматизации бизнес-процессов в компании была сопряжена с большим объемом бумажной волокиты, которая негативно сказывалась на своевременности и качестве выполнения поручений. Одной из первичных задач, которые компания предполагала решить с помощью «Первой Формы» стала оптимизация взаимодействия смежных отделов: производственного, сметно-договорного, отдела снабжения и транспорта, коммерческого, сервисного и проектного. Через 3 недели после установки система была сдана в эксплуатацию. Через 2 месяца в нее были полностью перенесены основные процессы.
Ввиду структурных особенностей функции финансового директора компании были закреплены за генеральным директором. За год в компании согласовывалось более 1500 платежей, это 5 − 10 и более согласований в день. Ранее все эти процессы происходили по телефону или почте, отсутствовала структурированность, часто случались возникали трудности из-за отсутствия нужного сотрудника на рабочем месте. После установки «Первой Формы» временные затраты значительно сократились: 90% всех документов проходит через систему, что не только упрощает согласование, но и оптимизирует коммуникацию между отделами.
«Первая Форма» − это система, которая дисциплинирует коллектив, заставляет думать об оптимизации процессов и переходить от ручного управления к автоматическому. Создается «информационный вакуум»: каждый заинтересованный всегда осведомлен обо всех подробностях хода исполнения задач и работ», — говорит Максим Викторович Воскобойников, генеральный директор компании «Макси Флора».
Каждое утро генеральный директор получает отчет о выходе сотрудников и оборудования на объекты, также ежедневно приходит отчет о выполненных задачах, что позволяет контролировать сроки сдачи проектов. В компании введена мотивация за соблюдение сроков, которая позволила повысить ответственность сотрудников, эффективность и исполнительскую дисциплину. Руководство также отметило существенный плюс в доступности приложения из любой точки мира ─ теперь отсутствие руководителя не останавливает текущую деятельность компании, для решения всех вопросов и согласования документов ему требуется планшет и всего 30 минут в день.
