BPM-система (Business Process Management System) — это инструмент для компаний, которые хотят оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы: документооборот, управление продажами и закупками, работу с персоналом, поддержку, проектное управление и многое другое.
Вот пример: представьте рабочий стол обычного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы и называются «Трубзавод».
За день стол руководителя заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае — всё отправляют на почту. Тогда он разгребает онлайн-завал.
BPMS всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
За день стол руководителя заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае — всё отправляют на почту. Тогда он разгребает онлайн-завал.
BPMS всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
В этой статье мы разберём, что представляет собой такая система, какие у неё функции, чем она отличается от CRM и ERP, а также как выбрать подходящую систему для вашего бизнеса.
Вот, о чём дальше пойдёт речь:
Что такое BPM
Функции и задачи BPMS
Структура BPM-системы
Принцип работы BPMS
Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей
BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать
Сколько стоит внедрение BPMS
Часто задаваемые вопросы
Функции и задачи BPMS
Структура BPM-системы
Принцип работы BPMS
Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей
BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать
Сколько стоит внедрение BPMS
Часто задаваемые вопросы
Что такое BPM
BPM (от англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — это концепция процессного управления организацией. Бизнес-процессы в ней рассматриваются как ресурсы предприятия. То есть также, как сотрудники, оборудование, финансовые и другие ресурсы.
Бизнес-процессы должны легко адаптироваться под изменения контекста, быть понятными и видимыми. Чтобы этого достичь, их нужно моделировать с использованием нотаций, мониторить KPI и анализировать результаты.
Бизнес-процессы должны легко адаптироваться под изменения контекста, быть понятными и видимыми. Чтобы этого достичь, их нужно моделировать с использованием нотаций, мониторить KPI и анализировать результаты.
Нотации — это графические модели, с помощью которых можно фиксировать бизнес-процессы, анализировать их и оптимизировать. Они позволяют увидеть полный алгоритм действий и представить, как будет проходить процесс.
BPMS (англ. Business Process Management System) — это программное обеспечение для поддержки этой концепции в компании. Её объектом будет, например, процесс продажи или подготовки рекламной кампании, а не отдел продаж или маркетинг.
Такое решение помогает совершенствовать работу компании и хорошо подходит для реализации цикла Деминга, или Plan-Do-Check-Act. Он помогает анализировать и улучшать процессы и состоит из четырёх этапов:
Такое решение помогает совершенствовать работу компании и хорошо подходит для реализации цикла Деминга, или Plan-Do-Check-Act. Он помогает анализировать и улучшать процессы и состоит из четырёх этапов:
- Plan — Планирование. Выясняем, чего вам нужно достичь, когда вы хотите получить результат, кто, как и с помощью чего должен это сделать.
- Do — Выполнение. Моделируем бизнес-процесс и настраиваем его в системе.
- Check — Проверка. Анализируем полученный результат с помощью процессной аналитики, выявляем сильные и слабые места.
- Act — Действие. Корректируем планы и процессы.
Функции и задачи BPMS
1️⃣ Регламентировать процесс, автоматизировать его и делать эффективнее
Вернёмся к нашему примеру — «Трубзаводу». Раньше у них не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту, кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в новое решение, всё изменилось:
Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.
Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало — специалист Николай работал по 10−13 часов в день.
2️⃣ Делать работу прозрачной
Интерфейс проектного управления в BPM-системе позволяет распланировать корпоративные задачи для каждого исполнителя, отследить сроки с помощью диаграммы Ганта, проконтролировать бюджет. Сотрудники видят список заданий на главной странице и в отдельном разделе, а если что-то забудется, система пришлёт уведомление.
Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.
Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.
3️⃣ Экономить время на рутинных задачах
Иван работает в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю клиента, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры. Часть его обязанностей взяла на себя CRM на базе BPM-системы.
Система напоминает о звонке, хранит историю по клиенту в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.
4️⃣ Выполнять задачи личного ассистента
Решение не только напоминает о встречах и дедлайнах, но и отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур. Фокус менеджер «Трубзавода» Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.
5️⃣ Подсветить важное
Система действует проактивно — собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. У каждой роли есть своё типовое автоматизированное рабочее место, в котором собраны виджеты с важной информацией и быстрым доступом к инструментам.
Например, на главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.
Наполнение дашбордов тоже будет отличаться от роли сотрудника. Посмотрите на отдел внедрения и технической поддержки.
Наполнение дашбордов тоже будет отличаться от роли сотрудника. Посмотрите на отдел внедрения и технической поддержки.
6️⃣ Создать единое рабочее пространство
В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, в которых теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.
7️⃣ Меняться под внешние обстоятельства
В BPM-систему, если она на low-code, как «Первая Форма», можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора.
После обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.
Чтобы настраивать процессы в «Первой Форме», не обязательно уметь программировать
У нас есть подробный авторский курс, в котором мы подробно рассказываем об интерфейсе системы, опциях, управлении процессами и других аспектах. С ним можно освоить «Первую Форму» за пару месяцев
Записаться
Структура BPM-системы
Обычно решение включает следующие элементы:
- административную панель управления;
- ядро (BPM-движок);
- пользовательский интерфейс процессов.
Давайте рассмотрим их по очереди.
Административная панель управления системой
Административная панель управления — это конфигурация, в которой настраиваются бизнес-процессы.
Эти системы придерживаются событийно-ориентированной архитектуры (event-driven architecture, EDA). Она позволяет реагировать на изменения из различных источников. На эти возникающие события прописывается набор реакций.
Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Кадровик обновил данные в 1С, система отреагировала на это изменение. В учётной записи автоматически обновилась фамилия и создалась задача на подготовку нового адреса электронной почты.
В «Первой Форме» уже есть широкий набор событий. Если чего-то не хватает, это можно дописать при помощи low-code технологии.
В «Спортмастере» мы привязали выдачу и отзыв электронной подписи к смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создает задачи на получение ЭП, а при увольнении аннулирует подпись
В «Спортмастере» мы привязали выдачу и отзыв электронной подписи к смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создает задачи на получение ЭП, а при увольнении аннулирует подпись
Это не всё об автоматизации работы с подписями для «Спортмастера»
У нас есть подробный кейс, где мы рассказываем об интеграциях, процессах, подсказках для сотрудников.
Прочитать кейс
Моделирование бизнес-процессов происходит в графическом редакторе. В некоторых системах применяется язык моделирования BPMN 2.0 или конструкторы, разработанные на его основе.
Пример такой схемы из Wikipedia. Wikimedia Commons / Author: Inikainika
В «Первой Форме» используется более простая модель конечного автомата (Finite-state machine, FSM).
Каждый процесс представлен как последовательность статусов и переходов между ними — это называется маршрутом. Он отображается в виде схем, понятных даже без технической подготовки.
Многие настройки на маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.
Для индивидуальных решений придётся немного кодить, но это тоже решается быстро. Мы, например, проводим соответствующее обучение за два месяца.
Многие настройки на маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.
Для индивидуальных решений придётся немного кодить, но это тоже решается быстро. Мы, например, проводим соответствующее обучение за два месяца.
Ядро
Ядро или движок — это элемент, который заставляет бизнес-процессы работать по этой конфигурации: запускает их, отслеживает стадии выполнения, осуществляет переходы между этапами.
Разберём эти понятия на бытовом примере. Допустим, конфигурация — это рецепт. Если следовать ему, выйдет вкусное блюдо. А сковорода и кастрюля — это движок, без них готовить не получится.
Пользовательский интерфейс процессов
Пользовательский интерфейс процессов (User Interface for processes, UI for processes) — это способ общения между людьми и BPM-системой.
Согласно рекомендациям по проектированию, пользовательский интерфейс должен быть:
- интуитивно понятный, с легко узнаваемыми элементами дизайна;
- одинаково удобный во всех вариантах — и десктоп, и приложение;
- с быстрой реакцией на действия пользователя и информативной обратной связью;
- с ощущением, что всё необходимое уже под рукой.
В «Первой Форме» есть несколько вариантов пользовательских интерфейсов: веб-версия, десктоп и мобильное приложение.
Принцип работы BPMS
Изначально решение — это пустой холст, на котором моделируются бизнес-процессы. Для каждого задаются:
- маршруты жизненного цикла,
- уведомления,
- ответственные сотрудники и условия, по котором система будет привлекать их к работе, и многое другое.
Для этого в «Первой Форме есть набор специализированных инструментов:
- блочный конструктор процессов;
- собственный язык SMART, на котором можно писать скрипты для более сложных автоматизаций;
- гибкая кастомизация форм под потребности бизнеса;
- автогенерируемые версионируемые REST API, которые отвечают за интеграцию стороннего ПО: учётных систем вроде 1С, Контур. Фокуса, HRLink и другого.
В идеале настройка бизнес-процессов должна быть интуитивно понятной, чтобы с ней могли справиться даже сотрудники без специализированных компетенций.
«Первая Форма» — это low-code BPM-система, которая гибко настраивается, что позволяет автоматизировать процессы любой сложности без привлечения разработчиков.
Когда всё настроено, система берёт на себя многие рутинные задачи. Она отправляет документы и напоминания, отслеживает сроки и статусы, подсвечивает важные действия.
Например, может показать, на каком этапе работы должен подключиться отдел закупок. А если процесс запускается регулярно, решение само создаст типовые задачи.
Например, может показать, на каком этапе работы должен подключиться отдел закупок. А если процесс запускается регулярно, решение само создаст типовые задачи.
Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей
«ВкусВилл»: быстрое открытие магазинов с помощью автоматизированной платформы
Чаще всего в компании уже выработан процесс открытия новых торговых точек. Нужно подобрать и подготовить помещение, нанять сотрудников, всё проверить. Этапов много, и все они требуют внимательности и слаженной работы всех вовлечённых сотрудников.
Дополнительные сложности возникают, если у компании нет стандартизированного единого рабочего пространства. Письма теряются на почте у согласователей, до подрядчиков не дописаться, одни и те же точки рассматриваются по несколько раз.
Так было у нашего клиента «ВкусВилла». Мы перенесли весь процесс открытия точек в «Первую Форму», теперь они могут:
- изучить интерактивную карту местности и выбрать наилучшую локацию;
- согласовать выбор или отметить помещение как неподходящее;
- вовремя привлекать нужных специалистов к работе;
- проверить готовую точку по чек-листу и многое другое.
В результате выросла скорость открытия точек — теперь в сети «ВкусВилл» более 1,2 тыс. магазинов.
«Сколково»: супер-апп для резидентов, жителей, учителей и родителей учеников Гимназии
Проект SkolCity стартовал в 2019 году, его первыми пользователями стали администрация, учителя и родители учеников Международной Гимназии. В приложении публиковали новости, сообщали о чрезвычайных ситуациях, обсуждали события из школьной жизни учеников и предупреждали об отсутствии на уроках.
Далее в приложении появились сервисы для других ролей. Теперь с его помощью можно:
- выбирать, бронировать и оплачивать аренду апартаментов;
- оформить ребёнка в Международную Гимназию, следить за его успеваемостью, выписывать пропуска и справки;
- вызывать такси и клининг;
- бронировать переговорные комнаты и оборудование в Технопарке и многое другое.
Пользователи могут совмещать несколько ролей и так открывать новые сервисы. Приложение постоянно развивается, в нём появляются новые услуги и функции. Например, если на улице вечер буднего дня, приложение предложит вам заказать такси до дома.
BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать
Все три системы помогают бизнесу, но относятся к разным классам и применяются для разных целей.
Сколько стоит внедрение BPMS
Стоимость внедрения складывается из нескольких частей. Обычно это выглядит так:
- пользовательские лицензии;
- работы по внедрению;
- дополнительные опции — разработка уникального функционала «на заказ», разработка мобильного приложения, техподдержка.
Сумма рассчитывается индивидуально, в зависимости от потребностей вашего бизнеса и сложности настраиваемых процессов.
Часто задаваемые вопросы
Насколько гибко система может быть настроена под специфические процессы нашей компании?
Система гибко настраивается под любые ваши процессы и не навязывает свою логику.
Какие возможности интеграции с уже используемыми нами системами предоставляет ваш продукт?
Можно интегрироваться с любыми системами по REST API.
Какие варианты развертывания системы доступны (облако, on-premise)?
«Первую Форму» можно развернуть в частном облаке или on-premise.
Насколько удобен и интуитивно понятен пользовательский интерфейс для сотрудников разных уровней?
Интерфейс разработан по всем правилам UI/UX дизайна. Кроме того, в системе можно настроить типовые автоматизированные рабочие места и собрать в них самые нужные для роли пользователя инструменты.
Какие возможности для аналитики и отчётности есть в системе?
Система позволяет настраивать отчёты из любых данных, которые вы в неё внесёте. Также можно настроить дашборды для аналитики с графиками, таблицами, диаграммами и другими визуальными отображениями.
Что входит в техническую поддержку?
В услуги техподдержки входят:
Я хочу сам настраивать и развивать систему. Это возможно?
Да, при покупке лицензий вы получаете доступ к интерфейсу администратора. Оттуда вы сможете самостоятельно настроить нужные вам процессы. Для этого у нас есть подробная документация по системе и онлайн-курс для тех, кто хочет стать администратором «Первой Формы».
Система гибко настраивается под любые ваши процессы и не навязывает свою логику.
Какие возможности интеграции с уже используемыми нами системами предоставляет ваш продукт?
Можно интегрироваться с любыми системами по REST API.
Какие варианты развертывания системы доступны (облако, on-premise)?
«Первую Форму» можно развернуть в частном облаке или on-premise.
Насколько удобен и интуитивно понятен пользовательский интерфейс для сотрудников разных уровней?
Интерфейс разработан по всем правилам UI/UX дизайна. Кроме того, в системе можно настроить типовые автоматизированные рабочие места и собрать в них самые нужные для роли пользователя инструменты.
Какие возможности для аналитики и отчётности есть в системе?
Система позволяет настраивать отчёты из любых данных, которые вы в неё внесёте. Также можно настроить дашборды для аналитики с графиками, таблицами, диаграммами и другими визуальными отображениями.
Что входит в техническую поддержку?
В услуги техподдержки входят:
- Обновление платформы до новых версий и консультации по функциям системы.
- Диагностика ошибок в настройках и программном коде.
- Устранение ошибок и несоответствий, если они будут выявлены.
- Регулярное обновление мобильного приложения в App Store и Google Play.
Я хочу сам настраивать и развивать систему. Это возможно?
Да, при покупке лицензий вы получаете доступ к интерфейсу администратора. Оттуда вы сможете самостоятельно настроить нужные вам процессы. Для этого у нас есть подробная документация по системе и онлайн-курс для тех, кто хочет стать администратором «Первой Формы».
