Согласно исследованиям журнала SCMR, который специализируется на анализе тенденций в управлении цепочками поставок, нейросети в закупках способны снижать затраты на 30 % и ускорять транзакции до 40%. Более 60% руководителей отделов закупок уверены, что технологии ИИ совершат революцию в их сфере в ближайшие годы, делая процесс закупок более гибким.
В материале разберёмся, как и какие технологии ИИ можно использовать в отделе закупок, почему ИИ-агенты — преимущественный вариант, рассмотрим кейсы и узнаем, как внедрить инструменты ИИ, чтобы они работали.
В материале разберёмся, как и какие технологии ИИ можно использовать в отделе закупок, почему ИИ-агенты — преимущественный вариант, рассмотрим кейсы и узнаем, как внедрить инструменты ИИ, чтобы они работали.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Помогает компаниям ускорять процессы закупок и минимизировать риски с помощью внедрения технологий ИИ
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Помогает компаниям ускорять процессы закупок и минимизировать риски с помощью внедрения технологий ИИ
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы». Управляет проектами внедрения SRM-систем с технологиями ИИ для крупного бизнеса
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы». Управляет проектами внедрения SRM-систем с технологиями ИИ для крупного бизнеса
Содержание:
Зачем внедрять ИИ в управлении закупками
От генеративных моделей до агентов: обзор ключевых типов ИИ
Какие задачи умеют решать ИИ-агенты в отделе закупок: кейсы
Как внедрить технологии ИИ, чтобы это работало
FAQ
От генеративных моделей до агентов: обзор ключевых типов ИИ
Какие задачи умеют решать ИИ-агенты в отделе закупок: кейсы
Как внедрить технологии ИИ, чтобы это работало
FAQ
Зачем внедрять ИИ в управлении закупками
Ежегодный отчёт ProcureCon показал, что 80% директоров по закупкам считают инвестиции в инструменты ИИ приоритетными, а 66% — высокоприоритетными.
Давайте посмотрим, какие процессы можно улучшить в отделе закупок с помощью таких технологий:
Ускорить цикл закупок. Если менеджер тратит дни на сбор и сравнение коммерческих предложений, то ИИ-агенты позволяют анализировать десятки предложений от поставщиков за минуты. Например, они могут автоматически ранжировать контрагентов по цене, срокам и условиям доставки, сокращая время выбора в разы.
Повысить прозрачность и минимизировать риски. Различные инструменты ИИ способны в режиме реального времени мониторить финансовое состояние и репутацию поставщиков, выявлять аномалии в сделках и сигнализировать о подозрительных схемах. Например, они могут автоматически находить отклонения от рыночных цен, снижая финансовые риски.
Повысить эффективность в условиях ограниченных ресурсов. ИИ-агенты помогают оптимизировать бюджет закупок: анализировать исторические данные о ценах, прогнозировать изменения рынка и предлагать оптимальные условия для переговоров с поставщиками. Это позволяет добиваться лучших коммерческих условий даже при небольшом штате отдела закупок.
Отказаться от рутины. Генеративные нейросети и чат-боты способны взять на себя рутинные задачи: формировать заявки на закупку, проверять договоры на соответствие внутренним регламентам и законодательству, а также автоматически генерировать отчётность. Это помогает специалистам держать фокус на стратегических задачах.
Давайте посмотрим, какие процессы можно улучшить в отделе закупок с помощью таких технологий:
Ускорить цикл закупок. Если менеджер тратит дни на сбор и сравнение коммерческих предложений, то ИИ-агенты позволяют анализировать десятки предложений от поставщиков за минуты. Например, они могут автоматически ранжировать контрагентов по цене, срокам и условиям доставки, сокращая время выбора в разы.
Повысить прозрачность и минимизировать риски. Различные инструменты ИИ способны в режиме реального времени мониторить финансовое состояние и репутацию поставщиков, выявлять аномалии в сделках и сигнализировать о подозрительных схемах. Например, они могут автоматически находить отклонения от рыночных цен, снижая финансовые риски.
Повысить эффективность в условиях ограниченных ресурсов. ИИ-агенты помогают оптимизировать бюджет закупок: анализировать исторические данные о ценах, прогнозировать изменения рынка и предлагать оптимальные условия для переговоров с поставщиками. Это позволяет добиваться лучших коммерческих условий даже при небольшом штате отдела закупок.
Отказаться от рутины. Генеративные нейросети и чат-боты способны взять на себя рутинные задачи: формировать заявки на закупку, проверять договоры на соответствие внутренним регламентам и законодательству, а также автоматически генерировать отчётность. Это помогает специалистам держать фокус на стратегических задачах.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Технологии искусственного интеллекта не заменяют команду отдела закупок, а лишь усиливает её. Бизнес получает скорость, точность и аналитику, которые раньше невозможно было оперативно получить вручную или с помощью стандартной автоматизации процессов.
Однако таких цифровых помощников нужно по-прежнему контролировать и проверять их выводы. Они помогают работать быстрее и эффективнее, но ответственность никуда не делась — финальные решения остаются за человеком.
От генеративных моделей до агентов: обзор ключевых типов ИИ
Сегодня на рынке представлено множество технологических решений на основе искусственного интеллекта — от генеративных моделей и чат-ботов, предназначенных для обработки типовых запросов и ведения переписки с поставщиками, до интеллектуальных агентов, способных автономно решать цепочки задач.
Рассмотрим ключевые типы инструментов ИИ, какие задачи они могут решать, и разберёмся, почему ИИ-агенты — главный тренд в этой отрасли.
Рассмотрим ключевые типы инструментов ИИ, какие задачи они могут решать, и разберёмся, почему ИИ-агенты — главный тренд в этой отрасли.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Если генеративную сеть можно сравнить с умной энциклопедией, а чат-бот с оператором колл-центра, то ИИ-агент — опытный менеджер. Он сам планирует, сам действует, сам доводит до результата. ИИ-агент не просто отвечает на вопросы, а самостоятельно выполняет многоуровневые задачи, принимает промежуточные решения и взаимодействует с внешними системами без постоянного участия человека.
Давайте рассмотрим подробнее главные преимущества агентов над другими типами ИИ:
Проактивность. Генеративные модели и чат-боты действуют только по запросу, и это их критический недостаток. Агент сам отслеживает ситуацию и инициирует действия. Например, самостоятельно изучает поступившие коммерческие предложения, анализирует их и составляет список рекомендаций, объясняя, почему то или иное КП стоит принять или отклонить.
Контекстное многошаговое мышление. Агенты способны разбивать сложные задачи на этапы и последовательно их выполнять. Например: оценить благонадёжность контрагента, при необходимости запросить у него недостающие документы, получить и сравнить коммерческое предложение по ключевым критериям, подготовить проект договора на основе шаблона, отправить его на согласование внутренним специалистам, отследить статус подписания и напомнить ответственным, если это будет нужно.
Интеграция с другими системами. ИИ-агент может взаимодействовать с несколькими инструментами сразу, объединяя их в единый бесшовный процесс. Это могут быть: SRM-системы, СЭД, почты, календари, картотека арбитражных дел, Контур.Фокус и пр.
Обучение. В отличие от генеративных нейросетей и чат-ботов, агенты могут накапливать экспертизу конкретного бизнеса и обучаться в процессе.
Адаптация под команду. Со временем агент изучает внутренние процессы компании: какие поставщики предпочтительны, какие условия договора обычно согласовываются, кто и как принимает решения. Чем дольше он работает с командой, тем точнее его действия совпадают с её ожиданиями.
Проактивность. Генеративные модели и чат-боты действуют только по запросу, и это их критический недостаток. Агент сам отслеживает ситуацию и инициирует действия. Например, самостоятельно изучает поступившие коммерческие предложения, анализирует их и составляет список рекомендаций, объясняя, почему то или иное КП стоит принять или отклонить.
Контекстное многошаговое мышление. Агенты способны разбивать сложные задачи на этапы и последовательно их выполнять. Например: оценить благонадёжность контрагента, при необходимости запросить у него недостающие документы, получить и сравнить коммерческое предложение по ключевым критериям, подготовить проект договора на основе шаблона, отправить его на согласование внутренним специалистам, отследить статус подписания и напомнить ответственным, если это будет нужно.
Интеграция с другими системами. ИИ-агент может взаимодействовать с несколькими инструментами сразу, объединяя их в единый бесшовный процесс. Это могут быть: SRM-системы, СЭД, почты, календари, картотека арбитражных дел, Контур.Фокус и пр.
Обучение. В отличие от генеративных нейросетей и чат-ботов, агенты могут накапливать экспертизу конкретного бизнеса и обучаться в процессе.
Адаптация под команду. Со временем агент изучает внутренние процессы компании: какие поставщики предпочтительны, какие условия договора обычно согласовываются, кто и как принимает решения. Чем дольше он работает с командой, тем точнее его действия совпадают с её ожиданиями.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
ИИ-агенты объективно превосходят генеративные модели, чат-ботов и ассистентов по уровню самостоятельности, глубине анализа и способности вести сквозные процессы.
Конечно, агенты не принимают юридически значимые решения без участия человека, не заменяют комплаенс полностью и могут выдавать галлюцинации, что можно исправить с помощью ограничений и проверок.
Однако, это лишь сегодняшние ограничения, технологии в этом направлении постоянно развиваются, и завтра таких недостатков уже может и не быть.
Какие задачи умеют решать ИИ-агенты в отделе закупок
Как показали исследования McKinsey, именно ИИ-агенты радикально изменят управление закупками. Благодаря внедрению таких цифровых помощников бизнес повысит эффективность закупок на 25-40% и позволит отделам закупок сфокусироваться на стратегических задачах, а не на рутине.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
В условиях ограниченных ресурсов агенты позволяют масштабировать пропускную способность отдела без расширения штата. Бизнес получает гибридную рабочую силу, где цифровые сотрудники занимаются рутиной, а реальные специалисты — стратегическими задачами. Что в свою очередь позволяет отделу закупок обрабатывать в 2-3 раза больше информации без потери качества.
Давайте рассмотрим несколько примеров, какие задачи и как могут решать ИИ-агенты «Первой Формы» в отделе закупок:
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Наша практика внедрения показывает, что все эти сценарии будут наиболее эффективны, если они будут работать как единый цифровой контур — от анализа коммерческих предложений до сбора аналитики.
Если же сценарии внедрять по отдельности, то вы сможете отчасти сократить рутину, но только вместе они значительно ускорят работу отдела закупок.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
При этом любого агента можно настроить под конкретные запросы компании и внедрить им необходимые функции, интеграции и логику, и сделать это может администратор системы.
Как внедрить технологии ИИ, чтобы это работало
«Первая Форма» стала лидером рейтинга SRM-систем портала IaaSSaaSPaaS, набрав максимальное количество баллов по рыночным, продуктовым и функциональным характеристикам.
Эксперты отмечают, что компании всё активнее переходят от точечной автоматизации к комплексным решениям, которые охватывают весь цикл закупок. При этом важным требованием становятся технологии ИИ, которые способны повысить эффективность закупочных процессов.
И поскольку «Первая Форма» не только вендор, но и интегратор SRM-систем, и у неё уже есть опыт внедрения инструментов ИИ, мы составили пошаговую инструкцию, которая поможет вам грамотно внедрить любые технологии ИИ с реальной отдачей — без лишних расходов и экспериментов «вслепую»:
И поскольку «Первая Форма» не только вендор, но и интегратор SRM-систем, и у неё уже есть опыт внедрения инструментов ИИ, мы составили пошаговую инструкцию, которая поможет вам грамотно внедрить любые технологии ИИ с реальной отдачей — без лишних расходов и экспериментов «вслепую»:
Исследование Gartner показало, что 74% руководителей отделов закупок считают, что их данные не готовы к использованию искусственного интеллекта. Что в свою очередь ограничивает потенциал подобных технологий для повышения эффективности процессов и снижения затрат.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Технологии искусственного интеллекта в процессах закупок, как и в любой другой сфере, будут работать эффективно только при соблюдении трёх условий. Нейросети получают качественные данные, все они надёжно защищены, а результаты работы верифицируют специалисты. Если вы будете пренебрегать хотя бы одним из них, данная технология из инструмента роста превратится в источник нового риска.
ИИ не работает сам по себе. Он приносит результат только там, где сокращается путь человека к действию. Если рабочий процесс остаётся перегруженным, фрагментированным, а данные разрозненными, то технология его не упростит, а добавит сложности.
В таком случае сотрудники будут использовать инструменты ИИ формально и возвращаться к старым сценариям, чтобы сделать быстрее. Поэтому выбирая решение, обращайте внимание на платформы, где ИИ уже встроен в единый рабочий контур. Это поможет вам дойти до результата с наименьшими затратами.
Хотите повысить эффективность процесса закупок и снизить затраты?
Наймите на работу ИИ-агентов, которые способны автономно решать задачи. Команда «Первой Формы» адаптирует их под ваши запросы и поможет правильно внедрить цифровых помощников в бизнес-процессы.
Попробовать
FAQ
Какое решение предлагает «Первая Форма»?
Это low-code BPM-система, с помощью которой можно автоматизировать любые бизнес-процессы: закупки, документооборот, проектное управление и пр. Более подробная информация →
ИИ-агенты — это часть системы, которая встроена в её архитектуру. Настроить их можно самостоятельно с помощью low-code подхода.
Такие модули способны автономно решать управленческие, оптимизационные, операционные и коммуникационные задачи. Более подробная информация →
ИИ-агенты — это часть системы, которая встроена в её архитектуру. Настроить их можно самостоятельно с помощью low-code подхода.
Такие модули способны автономно решать управленческие, оптимизационные, операционные и коммуникационные задачи. Более подробная информация →
Можно ли настроить ИИ-агентов под конкретные запросы?
Да, специалисты «Первой Формы» могут адаптировать агентов под ваши бизнес-процессы.
Можно ли настроить интеграцию с другими системами?
Да, с любой внешней системой по REST API.
Сколько стоит решение?
Итоговая цена зависит от того, какие процессы вы хотите автоматизировать, от типа и количества лицензий, работ по настройке системы и технической поддержки. Более подробная информация →
Сколько времени займёт внедрение?
Всё зависит от сложности процесса, который вы хотите автоматизировать, и объёма работы. В среднем срок внедрения составляет от одного месяца.
Где размещается платформа?
Вы можете выбрать подходящий для вас вариант:
- на вашем сервере (On-premises);
- в облаке (SaaS).
Где размещаются ИИ-агенты?
Доступно несколько вариантов:
1. Размещение самих ИИ-агентов (наличие GPU не требуется):
2. Размещение языковых моделей, которые используют ИИ-агенты (только серверы с GPU):
1. Размещение самих ИИ-агентов (наличие GPU не требуется):
- на ваших серверах (On-premises);
- на серверах «Первой Формы» — компания обязуется никуда не отправлять данные клиента.
2. Размещение языковых моделей, которые используют ИИ-агенты (только серверы с GPU):
- на ваших серверах (On-premises);
- на серверах «Первой Формы»;
- подключение модели из внешних облачных решений — OpenAI, Google, Anthropic, DeepSeek, Сбер и пр.
Как обеспечивается безопасность?
Здесь доступны:
- шифрование данных;
- режим конфиденциальности;
- разграничение прав доступа;
- двухфакторная аутентификация.
Можно ли развивать систему и разворачивать агентов самостоятельно?
Да, это возможно после прохождения обучения.
