Во многих компаниях можно встретить типичную ситуацию: совещание закончилось, а через час никто не может точно сказать, кто должен подготовить презентацию к среде, собрать документы или сделать другие задачи. Кто-то записывал на бумаге, кто-то надеялся на память, а протокол, который отправили с опозданием, лежит в переписке отдельно от задачи, которую по нему нужно выполнить.
В «Первой Форме» запись, расшифровка встречи и постановка задач по её итогам происходят в одной системе с помощью встроенного ИИ-ассистента. Разберём, как это работает.
В статье:
Почему протокол не доживает до исполнения
Встроенная запись ВКС
Распознавание речи в три этапа для подготовки расшифровок и протоколов
Шаблоны саммари под тип встречи
Протоколы с учётом контекста задач
Автопостановка поручений по итогам встречи
Права доступа и история изменений для полного и простого контроля
Выводы
Почему протокол не доживает до исполнения
Встроенная запись ВКС
Распознавание речи в три этапа для подготовки расшифровок и протоколов
Шаблоны саммари под тип встречи
Протоколы с учётом контекста задач
Автопостановка поручений по итогам встречи
Права доступа и история изменений для полного и простого контроля
Выводы
Почему протокол не доживает до исполнения
Сервис расшифровки генерирует текст встречи. Превратить этот текст в задачу с исполнителем и сроком — отдельная ручная работа, которую выполняют уже после секретарь или руководители каждый в своём подразделении.
СЭД, в свою очередь, неплохо справляется с оформлением протокола, но самого разговора в нём нет — расшифровку туда переносят вручную, если переносят вообще. На каждом из этих шагов что-то теряется или откладывается: пропущенный пункт, забытый дедлайн, поручение, которое так и не превратилось в задачу.
Дальше разберём, как этот путь — от звонка до исполненной задачи — устроен в «Первой Форме» и что на каждом этапе делает ИИ-ассистент.
ИИ-ассистент — полноценный участник процессов в «Первой Форме»
Инструмент умеет анализировать задачи, писать код, генерировать контент и не только. Узнайте, как он может упростить ваши задачи
Перейти
Встроенная запись ВКС
Запись видеозвонка часто устроена как отдельный сервис, который заходит в конференцию наравне с остальными участниками. У такого решения свои ограничения: лимит на число подключений, риск обрыва при слабом канале, зависимость от стабильности стороннего сервиса, который живёт отдельно от самой видеосвязи.
В «Первой Форме» запись встроена в саму ВКС. Система поддерживает встречи на 50 и более участников без ограничения по длительности — например, регулярные встречи на два часа и дольше проходят без сбоев по вине самой видеосвязи. Качество картинки адаптируется под канал каждого участника: если у кого-то слабый сигнал, звонок подстраивается под условия связи. Подключиться можно из браузера через WebRTC, без установки отдельного клиента.
Из-за этого запись не зависит от стороннего сервиса и не может «отвалиться» отдельно от звонка — она часть той же инфраструктуры, что и сама встреча.
Распознавание речи в три этапа для подготовки расшифровок и протоколов
Для расшифровки встречи тоже используют внешние решения, с отдельной подпиской, лимитом на токены и ограничениями. Запись нужно загрузить, затем сервис должен обработать её и прислать готовый файл, и это может занять часы, а то и дни.
В «Первой Форме» распознавание речи происходит в несколько этапов. Во время звонка на экране появляются субтитры в реальном времени. Сразу после завершения встречи готов полный транскрипт с разделением по спикерам и отметкой времени. Расшифровка оформляется в двух видах: MD-файле и треде, в котором разговор выглядит как диалог между непосредственными пользователями системы.
Модель находится в системе, которую настраивают под корпоративную терминологию и специфику конкретного клиента, поэтому все термины распознаются точнее, чем в сервисах общего назначения. Речь внешних участников, подключившихся по гостевой ссылке без аккаунта в системе, тоже фиксируется и попадает в расшифровку на равных с остальными. Через несколько секунд после этого система собирает саммари.
В результате участники выходят из звонка, а протокол уже готов — не нужно ждать обработки или вручную сверять, кто что сказал.
Шаблоны саммари под тип встречи
Итоговый документ после планёрки, встречи с клиентом и HR-интервью часто выглядит одинаково — сплошным текстом транскрипта, который ещё нужно самостоятельно разобрать и структурировать под конкретную задачу.
В «Первой Форме» саммари формируется по шаблону, привязанному к категории задачи. Структура промпта настраивается вручную: чем подробнее описаны требования к саммари, тем точнее модель соберёт итоговый документ под конкретный тип встречи. Так отдел продаж получает протокол разговора с клиентом с ключевыми договорённостями. Проектный офис — список статусов и сроков по каждому пункту повестки. HR — резюме интервью с оценкой компетенций кандидата.
Благодаря этому саммари сразу пригодно к использованию. А если нужно уточнить конкретную цитату, всегда можно обратиться к файлу расшифровки, он остаётся в системе.
Протоколы с учётом контекста задач
Протокол встречи часто хранится отдельно от системы, где ведутся сами задачи — на дисках, в сторонних мессенджерах, в почте. Найти его через три месяца — задача не из простых.
В «Первой Форме» запись, расшифровка и протокол прикрепляются к той задаче, из которой была создана встреча. Их видят все, кто имеет доступ к задаче, — в том числе те, кто пропустил созвон. Права на протокол наследуются от прав на задачу, поэтому доступ не нужно настраивать отдельно.
Протокол оказывается там же, где обсуждают ход самой задачи, а не в отдельном архиве, который приходится вести параллельно.
Автопостановка поручений по итогам встречи
Договорённости с планёрки переносят в задачи также вручную, но кто-то забывает это сделать, кто-то откладывает на потом. Срок вместе с контекстом теряется где-то между разговором и рабочим списком дел.
В «Первой Форме» расшифровка вместе с промптом отправляется в языковую модель, которая формирует саммари и на его основе создаёт карточки задач. Исполнители и сроки определяются по ключевым словам из разговора — например, если на встрече прозвучало «до пятницы» и имя ответственного, эти данные попадают в карточку автоматически. Каждая созданная задача связана с протоколом-источником, а просрочки эскалируются без дополнительных напоминаний со стороны руководителя.
Совещание в результате заканчивается распределёнными поручениями с конкретными ответственными — не нужно разбирать длинные списки тезисов.
Права доступа и история изменений для полного и простого контроля
Использование для сбора протоколов внешних ИИ-решений, например, DeepSeek, сопряжено с рисками — чаты могут оказаться в публичном доступе, данные хранятся без соблюдения корпоративных политик безопасности и российского законодательства.
В «Первой Форме» доступ настраивается вплоть до отдельных полей карточки. Внешнему участнику можно показать только его часть протокола, оставив внутренние задачи и комментарии закрытыми. Все изменения протокола фиксируются в истории — если правки нужно отменить, можно вернуться к предыдущей версии.
За счёт этого контроль над доступом и правками не требует отдельной настройки под каждую встречу — правила задаются один раз и работают для всех последующих.
Выводы
Протокол перестаёт быть отдельной задачей, требующей ручной сборки, только когда весь путь — от звонка до исполнения — проходит в одной системе. Запись не зависит от стороннего сервиса, расшифровка готова сразу после звонка, саммари приходит в структуре, подходящей для конкретного отдела. Протокол лежит в той же задаче, где идёт обсуждение, поручения из встречи становятся карточками с исполнителями и сроками без ручного переноса, а доступ к чувствительным данным настраивается один раз и работает для всех последующих встреч.
BPM-система со встроенными инструментами ВКС, расшифровки и ИИ-ассистентом превращает совещание из точки, после которой договорённости расходятся по головам и переписке, в полноценный источник задач, которые можно проконтролировать.
