Переход на удаленную работу из-за пандемии привел к настоящей революции в управленческих процессах. При этом благодаря подходам low-code и no-code трансформация прошла максимально безболезненно, а экономия времени на обработку документов составила до нескольких часов в день. Генеральный директор и основатель компании «Первая Форма» Денис Селезнёв рассказал CNews, каким образом платформа его компании позволяет заказчикам автоматизировать бизнес-процессы и повышает мобильность сотрудников, и объяснил, почему разработка приложения должна быть «только нативной», а облако частным.
CNews: Расскажите, какие продукты предлагает своим клиентам «Первая Форма» и кто является вашими основными заказчиками?
Денис Селезнев: Компания «Первая форма» появилась в 2003 г. и с тех пор занимается разработкой одноименного продукта, который предназначен для автоматизации и настройки бизнес-процессов. В нашу компетенцию входят любые процессы, не входящие в ERP, включая электронный документооборот, CRM, управление проектами, корпоративные мессенджеры, мобильные решения для сотрудников компании, порталы контрагентов. Таким образом, все сферы деятельности бизнеса, где принимаются решения и двигаются документы, можно автоматизировать с помощью нашего конструктора.
Последние три-четыре года наша ежегодная выручка растет на 30-40%. Мы работаем с российским крупным и средним частным бизнесом, а также с государственными организациями и компаниями с госучастием. В отраслевом разрезе среди наших заказчиков много компаний из сферы ритейла (например, «Спортмастер», «ВкусВилл», «Ортека», Bosco). Кроме того, также представлены банки, страховые компании, производственные предприятия. Из госзаказчиков следует отметить фонд «Сколково», «Диалог Регионы» и Аналитический центр при Правительстве РФ. В настоящий момент штат «Первой Формы» насчитывает около 100 сотрудников, а общее количество конечных пользователей наших продуктов составляет около 70-80 тыс. в 150 компаниях-заказчиках.
CNews: Как сервисы для организации удаленной работы «Первой Формы» помогли клиентам адаптироваться к условиям пандемии?
Денис Селезнев: C наступлением пандемии компаниям потребовалось перестроить как сами бизнес-процессы, так и все то, что необходимо для обеспечения работы этих бизнес-процессов. Традиционный способ принятия управленческих решений, когда требовалась подготовка служебных записок c присвоением служебных номеров и согласованием через различные кабинеты с постановкой печатей и подписей, стал невозможен или чрезмерно затруднен, что приводило к остановке бизнес-процессов.
Буквально за пару недель в феврале 2020 г. нашим клиентам пришлось совершить прорыв в управленческих процессах. Чтобы перестроить работу компании по новым принципам, необходим целый комплекс мер, например, договориться с участниками бизнес-процессов о том, каким образом теперь будут приниматься управленческие решения, продумать систему мотивации сотрудников в новых условиях, адаптировать корпоративную культуру под удаленную форму работы.
Наше решение позволило «на лету» решать эти задачи, так как идеология «Первой Формы» заключается в быстрой настройке процессов при помощи low-code и no-code механизмов. В некоторых крупных компаниях, где участниками юридически значимого документооборота являются тысячи сотрудников, процесс перестройки занял всего несколько дней. Как оказалось в результате, офис может работать не менее эффективно и в распределенном формате. Если приводить примеры из истории наших клиентов, то благодаря гибкости наших решений «ВкусВилл» смог сохранить темпы ввода в строй новых торговых точек несмотря на ограничения пандемии, а страховые компании смогли реализовать для своих клиентов актуальные и релевантные продукты невзирая на общий спад в отрасли.
Легкость автоматизации, реализованная в «Первой Форме», позволила нам с начала пандемии привлечь в полтора раза больше новых клиентов. Они могли за считанные недели запустить комплексные решения по управлению проектами и электронному документообороту, портальные решения для контрагентов в области B2B CRM — проекты, реализация которых на других платформах могла бы занять от полугода до нескольких лет.
CNews: Насколько вырос спрос на решения для удаленной работы в результате пандемии?
Денис Селезнев: По моей оценке, спрос вырос в два раза. Сейчас каждый новый проект и каждый новый этап настройки процессов в «Первой Форме» обязательно предусматривает настройку мобильных рабочих мест. Так что можно сказать, спрос вырос на 40%, как и наша выручка за 2021 г.
CNews: Оболочкой для доставки сервисов для удаленной работы является разработанное «Первой Формой» приложение 1F Mobile. Пожалуйста, расскажите, какой именно функционал реализован в этой мобильной платформе?
Денис Селезнев: У нас есть единый программный продукт «Первая Форма», и мобильное приложение — это один из способов «жить» в этом решение, то есть любой функционал доступен как через веб-браузер, так и через приложение на Android или iOS. При этом новые процессы легко портировать на любую из фронт-офисных систем (браузер или мобильное приложение), например, добавить новые поля в документ или изменить маршрут согласования можно путем добавления в интерфейсе администрирования без необходимости обновлять приложение. Кроме того, предусмотрена работа приложений в оффлайн режиме, так как очень часто наши пользователи оказываются в условиях, где нет даже связи EDGE.
С функциональной точки зрения важной составляющей нашей платформы является возможность работать с процессами, контентом, документами, сложными структурами данных (таблицы, атрибуты). Вторым важным компонентом платформы являются сервисы коммуникации — чат, мессенджер. Также присутствует отчетность для лиц, которые принимают решения.
CNews: «Первая Форма» появилась на рынке 20 лет назад, когда смартфонов еще не было. В какой момент вы пришли к пониманию того, что возможности вашего решения необходимо портировать на мобильную платформу?
Денис Селезнев: Около десяти лет назад, в 2011-2012 гг., ряд топ-менеджеров наших клиентов обратились с просьбой реализовать в телефоне те возможности, которые были на тот момент доступны только в компьютере. И уже в 2013 г. у нас появилось полноценное мобильное приложение. При этом с самого начала мы приняли стратегическое решение, что у нас будет только нативная разработка без использования кросс-платформенных сред. Таким образом, у нас имеется две независимые команды разработчиков под iOS и Android.
Хотя кросс-платформенная разработка дает возможность сократить издержки, нативный подход, который мы выбрали, позволяет наиболее полным образом раскрыть сильные стороны каждой из мобильных платформ. В этом случае оказывается проще использовать базовые возможности смартфона в области работы с аудио и видео, видеоконференцсвязью, аудиосвязью, геолокацией. Как результат — мы получаем более привлекательный с точки зрения пользователя дизайн и удобный интерфейс, более высокую скорость обработки данных и минимизируем количество сбоев, которые характерны для кросс-платформенной разработки без учета особенностей платформы.
CNews: Получается, что первопроходцами мобильных приложений для бизнеса были руководители предприятий. А в какой момент «мобилизация» дотянулась до рядовых сотрудников?
Денис Селезнев: Это произошло практически сразу после того, как топ-менеджеры оценили преимущества такого подхода. Одними из первых предприятий, внедривших мобильные приложения, оказались представители розничного бизнеса, для которых мобильная инфраструктура означала гибкость в управлении торговыми точками. Например, размещение заказов на пополнение товарных позиций, запросы на ремонт кассовых аппаратов или холодильников, контроль выкладки на полках, чек-листы для поддержки качества обслуживания. Все это оказалось возможным делать «с колес» прямо из торгового зала.
Помимо ритейла мобильные рабочие места оказались востребованы и в других секторах экономики, где есть полевые сотрудники. В то же время по-прежнему имеются заказчики, для которых в силу внутренних регламентов вывод данных за периметр предприятия не представляется возможным. В этом случае для использования приложения требуется установка VPN, однако данная технология не позволяет полноценно пользоваться преимуществами мобильных бизнес-сервисов. Например, при смене сотовых станций во время движений VPN-подключение прерывается, кроме того, при каждом запуске приложения необходимо отдельно активировать VPN, что также мешает гладкой и удобной эксплуатации сервисов.
CNews: Действительно, вопросы безопасности иногда становятся камнем преткновения при реализации проектов у крупных заказчиков. Каким образом обеспечивается защита в 1F Mobile?
Денис Селезнев: Мы используем лучшие практики в разработке и тестируем приложение на уязвимости в рамках циклов continuous integration и continuous deployment. Кроме того, мы работаем со специализированными компаниями, которые занимаются пен-тестами и аудитом кода, который мы проводим на ежегодной основе. При этом хотел бы подчеркнуть, что наши заказчики всегда могут получить доступ к исходному коду нашей платформы, включая мобильное приложение, благодаря чему некоторые из наших клиентов также самостоятельно могут проводить пен-тесты и аудиты ИБ.
С самого начала особенностью нашего продукта было то, что его эксплуатация осуществляется не из публичного облака, а на собственной инфраструктуре заказчика, с целью обеспечить наибольшую защиту данных бизнеса.
CNews: Облачные провайдеры утверждают, что защищенность публичных сервисов не уступает частной инфраструктуре, а зачастую даже превосходит ее. С чем связано нежелание работать с публичными облаками?
Денис Селезнев: Генри Форд говорил, что цвет автомобиля может быть любой, если он черный. Перефразируя его слова, можно сказать, что облако может быть любым, если это облако частное. У нас есть инсталляции, которые развернуты в облаках гиперскейлеров, — MS Azure или Amazon — но речь идет всегда о средах, развернутых строго под одного клиента, где невозможна ситуация, когда в одном приложении или базе данных хранятся данные большого количества клиентов. В этом смысле вопрос использования публичных сервисов является для многих заказчиков крайне чувствительным.
CNews: Предусмотрен ли в вашем решении встроенный модуль ИБ и ведутся ли работы по интеграции платформы с продуктами ведущих вендоров средств защиты?
Денис Селезнев: Готовых решений из «коробки» в области интеграции с ИБ у нас нет, однако мы готовы помогать и помогаем нашим клиентам при реализации подобной интеграции в рамках конкретных проектов. Например, среди наших заказчиков есть успешные кейсы взаимодействия нашей платформы с продуктами InfoWatch и системой EveryTag, которая позволяет определить, через какого пользователя корпоративной сети произошла утечка.
TAdviser: Вы утверждаете, что 1F Mobile позволяет экономить до трех часов полезного рабочего времени каждый день за счет высокой скорости коммуникаций. За счет чего именно достигается такая большая экономия времени?
Денис Селезнев: Наша оценка основана на конкретном кейсе одной компании, в которой менеджеры по отгрузкам были вынуждены приезжать в офис, чтобы оформить текущие поставки, хотя основную часть времени они проводили в разъездах по строящимся объектам. Реализация возможности оформлять бумаги в электронном виде через мобильное приложение позволила не только сократить время на непосредственную обработку документов, но также избавила от необходимости посещать офис, что дало существенную экономию времени.
Могу привести еще один пример, как наше решение позволяет оптимизировать работу бизнеса и повысить скорость принятия решений. Руководитель одной из компаний-клиентов во время карантина установил дома принтер и распечатывал документы, присланные по электронной почте, далее ставил на них печать и подпись, потом сканировал и отправлял далее. Каждый день таким образом приходилось обрабатывать до сотни документов из-за чего работа компании была фактически парализована: без необходимых бумаг невозможно было отгрузить продукты, срок годности которых был сильно ограничен. В течение двух недель «Первая Форма» развернула для клиента полноценный контур электронного документооборота, интегрированный с 1С, к которому были подключены более десятка территориально распределенных согласующих лиц: часть людей находились на складах, часть в центральном офисе, а кто-то работал из дома удаленно. Генеральный директор был избавлен от необходимости работать с бумагой, так как теперь было достаточно открыть мобильное приложение, проставить резолюции и заверить документ юридически значимой электронной подписью.
CNews: Какие технологии кажутся вам перспективными для использования в своих продуктах, какие, наоборот, бесперспективными?
Денис Селезнев: Cреди технологий, которые мы планируем развивать, я бы отметил интеграцию с компонентами других информационных систем при помощи RPA (robotic process automation). На мой взгляд, это уже «взрослая» технология, которая помогает существенно экономить бюджеты на интеграцию. Кроме того, мы уже развертываем системы предиктивной аналитики у некоторых клиентов для того, чтобы обученный искусственный интеллект помогал людям принимать решения на основе анализа больших данных.
Предиктивная аналитика представляет собой экзоскелет для принятия более качественных решений. Из других трендовых технологий можно выделить process mining, на мой взгляд, это интересная технология, но для решения задач, стоящих перед нами, они пока является избыточной: найти информационную систему с цифрами, которые необходимы перенести в Excel-файл, можно и с помощью уже имеющихся инструментов. Из разработок, которые мы точно не будем использовать в обозримой перспективе, я бы отметил VR и «метавселенные», так как мы не видим интереса к этим направлениям со стороны бизнеса.
CNews: Расскажите о планах по развитию бизнеса «Первой Формы» на ближайшие два-три года?
Денис Селезнев: Мы развиваемся на собственные средства и не планируем привлекать внешние инвестиции, поэтому планируем сохранить умеренные темпы роста выручки на 40% в год.
Мы не ставим план в количестве клиентов, проектов и конечных пользователей. У нас большие планы на повышение удовлетворенности каждого пользователя наших решений, текущий NPS составляет 54%, и наша цель — достичь 75%.
