Клиент: Федеральное BTL и event-агентство с сетью филиалов, специализирующееся на корпоративных мероприятиях, презентациях продуктов, пресс-событиях.
Отрасль: маркетинг
Работа федерального BTL и event-агентства — это бесконечный поток заявок, коммуникаций, коммерческих предложений (КП) и документов. До внедрения CRM-системы основные операции выполнялись вручную и в разных программах. Это мешало компании масштабироваться и создавало риски для бизнеса.
Проблема: работа вручную сдерживала рост агентства
Риск потери входящего запроса или ответа с задержкой. Заказчики направляли запросы на корпоративный email или заполняли форму на сайте. Менеджеры проверяли почту вручную и сами разбирали, кто какую заявку возьмёт в работу. Упущенная заявка равно недополученная прибыль.
Работа в разных программах и большое количество ручных операций. Агентство привлекало большое количество подрядчиков: промоутеры, ведущие, музыканты, фотографы и многие другие. Все они оформлены по-разному: самозанятые, ИП или ООО. Данные о подрядчиках, их налоговых ставках и комиссиях хранились в 1С.
Чтобы подготовить смету под запрос и бюджет клиента, менеджеры копировали данные из учётной системы и считали всё в Excel. После утверждения заказа менеджер каждый раз сам готовил все документы, вручную вбивая реквизиты контрагента. На подобные действия уходило по несколько часов. А это время можно было потратить на работу с клиентами.
Непрозрачность статуса проекта. Каждая промоакция или мероприятие — это полноценный проект с фиксированными сроками, бюджетом и KPI. Менеджеры создавали отдельную Excel-таблицу под каждый заказ, а все коммуникации вели в чатах Telegram.
Руководитель не видел общую картину: какие проекты в работе, где сроки поджимают. Как итог было сложно понять текущий статус работы, приходилось запрашивать отчёты у каждого менеджера.
Фрагментированность данных и подготовка отчётности вручную. На счёт агентства поступали крупные суммы, часть из которых — транзитные деньги, которые идут на оплату подрядчиков. Чтобы понять реальную прибыль, требовался отчёт PnL (Profit and Loss). Бухгалтеры вручную сводили данные, поэтому руководство получало информацию с задержкой.
Запрос клиента
Создать единый цифровой контур, где смогут работать все подразделения агентства: отдел продаж, креативный отдел, продакшн. Система должна охватывать весь цикл, от первого запроса клиента до закрытия проекта и формирования отчётности.
Решение: делегировали рутину low-code BPM
Автоматизировали обработку лидов
Теперь за счёт интеграции по API все заявки из почты и сайта сразу загружаются в CRM, где система автоматически извлекает данные и создаёт карточку лида. Аккаунт-директор в едином окне видит все запросы и оперативно распределяет их среди команды.
Для обсуждения запроса менеджер назначает созвон через встроенную ВКС. Клиент подключается по ссылке, установка дополнительного софта не требуется.
Это позволило ускорить согласование брифов, так как система сама маршрутизирует запросы нужным специалистам и контролирует сроки ответа. Креативный директор и руководитель продакшна видят бриф в системе и дают оценку прямо в карточке. Отдельные созвоны или пересылка файлов по email больше не требуются.
Оцифровали подготовку коммерческих предложений
Расчёт коммерческих предложений автоматизирован: продакшн подбирает подрядчиков и указывает объём работ, система сама рассчитывает итоговую стоимость с учётом налогов и комиссий.
Упростили подготовку договоров
Работа с документами занимает несколько минут. Договоры и допсоглашения формируются автоматически по заранее загруженным шаблонам, а реквизиты контрагента подтягиваются из встроенного справочника. Поэтому менеджер может оперативно предоставить документ клиенту и ускорить старт проекта.
Стандартизировали проектное управление
Утверждённая клиентом смета становится паспортом проекта — сводной карточкой, где собраны все документы, статусы задач и финансы. Руководитель видит статус всех проектов в реальном времени.
Система отслеживает сроки по каждому этапу проекта и автоматически отправляет напоминания ответственным. Сотрудники не могут закрыть проект с незавершёнными задачами или неоплаченными счетами.
Упростили подготовку отчётности
За счёт интеграции с 1С отчёт PnL формируется за пару кликов. Теперь руководство видит актуальную финансовую картину без ожидания сводных данных от бухгалтерии.
Также из 1С в систему автоматически загружается информация о входящих платежах. Ответственный менеджер получает уведомление об оплате.
CRM для привлечения клиентов, маркетинга и клиентского сервиса
Управляйте контрагентами, сделками, мероприятиями, ресурсами менеджеров, аналитикой и клиентским сервисом в одном решении
Узнать подробнее
Результат: менеджеры тратят время на креатив и работу с клиентами, а не на таблицы
- Подготовка КП и документов занимает 15−20 минут вместо нескольких часов. Менеджеры тратят освободившееся время на общение с клиентами и закрытие новых сделок.
- Клиент получает единый уровень сервиса в любом городе. CRM ведёт сотрудника по этапам сделки, все шаблоны и справочники под рукой, а каждая трата видна в контексте бюджета.
- Подрядчики получают оплату точно в срок. Система не даёт закрыть проект без подписанных актов и оплаченных счетов.
- Доступна оперативная отчётность с актуальными данными. Руководство на местах держит ситуацию под контролем, а головной офис видит общую картину по всем филиалам в одном окне.
