Клиент: инжиниринговая компания полного цикла, которая строит и реконструирует промышленные объекты по всей России. Её деятельность выстроена через сеть филиалов в ключевых макрорегионах страны. Каждый из них отвечает за полный цикл реализации проекта на своей территории: от проектирования до сдачи объекта.
Компания работает по модели EPCM (Engineering, Procurement, Construction Management). При таком подходе в рамках одного проекта объединены проектирование и техническое сопровождение, управление поставками материалов и оборудования, координация субподрядчиков и контроль качества работ.
Отрасль: промышленность, строительство
Разрозненность данных и большой объём ручной работы усложняли контроль над проектами и грозили срывами сроков
Раньше в компании не использовали специализированный софт для управления проектами. Сотрудники обходились Excel-таблицами и текстовыми документами. Это создавало следующие сложности:
- Отсутствие ресурсного планирования. Проектные менеджеры записывали часы работы команды в свои Excel-таблицы. Руководитель не видел, кто из сотрудников перегружен работой, сколько часов реально потрачено на задачу. Поэтому о проблемах с бюджетом или сроками узнавали в последний момент.
- Неактуальные данные. Центральный офис получал информацию о ходе проектов с задержкой. Руководители филиалов собирали данные от проектных менеджеров и вручную составляли сводные отчёты, отвлекаясь от основной работы. За это время данные успевали устареть.
- Ручная подготовка документов. Субподрядчики могли приступить к работе только после подписания всех необходимых бумаг: договора, технического задания, графика выполнения работ, сметы. Сотрудники инжиниринговой компании готовили их вручную, а при любых изменениях вносили одну и ту же корректировку во все документы и тратили время на перепроверку.
- Непрозрачность согласования. Сотрудники отправляли коллегам черновики документов по электронной почте, самостоятельно отслеживали сроки и напоминали о них в случае задержек. В переписке накапливались разные версии документов, сложно было понять, какая актуальная. А чтобы выяснить статус согласования, надо было пересмотреть кучу писем.
Внедрили единую систему, связывающую все процессы управления проектами
Управление договорной работой с заказчиком и субподрядчиками
Для возведения или реконструкции промышленного объекта обычно требуется привлечь десятки внешних исполнителей. Теперь система берет на себя всю работу с документами: при создании одного автоматически формируются и все остальные, связанные с ним.
Например, для одного из объектов необходимо привлечь 50 субподрядчиков. Сотрудник создаёт общий проектный договор с клиентом и указывает в нём всех субподрядчиков, а система уже сама сформирует 50 отдельных документов по каждому из них.
Например, для одного из объектов необходимо привлечь 50 субподрядчиков. Сотрудник создаёт общий проектный договор с клиентом и указывает в нём всех субподрядчиков, а система уже сама сформирует 50 отдельных документов по каждому из них.
Когда сотрудник вносит правки в первоначальный документ, обновляются и все связанные с ним. При этом комментарии руководства не переносятся.
Планирование проекта и управление трудовыми ресурсами
Система автоматически переносит из договоров основные данные: бюджет, сроки и требования к работам. Менеджеру остается только структурировать работы по этапам.
В системе он указывает ключевые этапы: «Закупка материалов», «Подключение к инженерным сетям», «Строительно-монтажные работы», «Пусконаладочные работы». Для каждого этапа создается отдельный паспорт, в котором указаны сроки работ, стоимость, ответственные руководители.
Учёт рабочего времени штатных сотрудников автоматизирован с помощью таймшитов. В них сотрудники фиксируют рабочее время с разбивкой по проектам. Система автоматически сравнивает фактические трудозатраты с плановыми и показывает отклонения по каждому проекту.
Работа субподрядчиков контролируется через акты выполненных работ. В системе отображается, на какую сумму закрыты акты по каждому этапу, и сколько средств осталось в бюджете проекта.
Многоуровневый контроль на всех этапах работ
При проектировании крупных промышленных объектов каждое техническое решение требует дополнительной проверки. Например, расчёты несущих конструкций промышленного здания проверяет и утверждает главный конструктор проекта.
Теперь этот процесс автоматизирован: система направляет документы нужному специалисту, блокирует переход к следующему этапу без его согласования и отслеживает сроки проверки.
Теперь этот процесс автоматизирован: система направляет документы нужному специалисту, блокирует переход к следующему этапу без его согласования и отслеживает сроки проверки.
Актуальная информация по работе всех филиалов
Благодаря интерактивному отчёту руководству в любой момент доступна сводная информация по всем филиалам. Система собирает в него данные по клиентам, проектам, бюджетам, актам, субподрядчикам. Все показатели кликабельны — можно перейти в отдельные карточки и узнать больше информации.
Хотите узнать больше о возможностях проектного управления?
Управляйте проектами, задачами, командой, документооборотом и финансами в «Первой Форме»
Подробнее
Результаты внедрения проектного управления на базе BPM-системы
- BPM-платформа взяла на себя рутинные операции вроде подготовки и контроля согласования документов и упростила контроль субподрядчиков. Благодаря этому у сотрудников высвободилось больше времени на стратегические задачи.
- Централизация данных в единой системе позволила компании перейти к проактивному управлению рисками. Благодаря актуальной отчётности руководство теперь всегда в курсе статусов всех проектов и может оперативно отреагировать на возможные проблемы.
- Работа с таймшитами и контроль актов обеспечивает прозрачный контроль расходования средств по каждому этапу и субподрядчику. Система показывает остаток бюджета в режиме реального времени и помогает избежать превышения лимитов.
- Несмотря на географическую удалённость, все филиалы работают по единым стандартам. Это в том числе помогает новым сотрудникам быстрее включаться в работу.
