Ключевые бизнес-процессы были реализованы в BPM-системе «Первая Форма» за три недели. Это помогло компании при переходе на дистанционную работу.
Hortex — один из крупнейших мировых производителей замороженных овощей и фруктов. Компания предлагает почти 80 видов замороженных продуктов и постоянно расширяет ассортиментный ряд. С 2008 за импорт и реализацию замороженных продуктов Hortex на территории России отвечает компания ООО «Ортика Фрозен Фудс».
Рассказывает Валентина Сибирякова, финансовый директор ООО «Ортика Фрозен Фудс»
Экспресс автоматизация бизнес-процессов
Весной 2020 года у многих ИТ-проектов была одна и та же цель — обеспечить работу компаний, вынужденных внезапно уйти на удалённую работу. Как и многие, мы искали возможность быстро перевести процессы в электронный вид, и обратили внимание на «Первую Форму».
Обычно внедрение ИТ-системы включает сбор требований, составление ТЗ, потом приемо-сдаточные испытания. Но поскольку сроки были критичны, нам предложили «ускоренный» вариант реализации проекта — экспресс-внедрение, с минимальным подготовительным периодом и минимальным набором документов.
За считанные дни мы согласовали спецификацию с кратким описанием процессов, которые собирались автоматизировать, основываясь на уже действующих в компании регламентах.
Электронный документооборот и обработка рекламаций
Автоматизация согласования договоров
За три недели мы запустили процессы подготовки и согласования договоров с поставщиками и покупателями, согласование исходящих платежей, а также согласование разных типов служебных записок, часть которых у нас плотно связана с договорной работой. Это самые важные процессы, на которых держится наша деятельность.
Помимо согласования, для нас важно было иметь под рукой электронный архив договорных документов, чтобы в любой момент можно было посмотреть историю согласования и оформить доп. соглашение или претензию.
Рекламации и корреспонденция
Еще важные для нас бизнес-процессы — работа с рекламациями и обработка входящей и исходящей корреспонденции.
Рассматривая каждую рекламацию, мы стараемся собрать максимум информации, уточнить все детали, обсудить причины и варианты решения. Раньше обсуждение шло на бумаге и по электронной почте. В условиях удалённой работы электронная почта доступна, и процесс оставался рабочим.
Но мы всё же решили перевести внутренние коммуникации в систему «Первая Форма», и это оказалось очень эффективным решением — когда вся информация собрана в карточке задачи, принимать решения стало проще.
Это особенно актуально для сотрудников, работающих в регионах — они сразу могут зарегистрировать входящую рекламацию в системе и оповестить всех заинтересованных лиц. По результатам разбора рекламации ставятся поручения сотрудникам для разработки корректирующих и предупреждающий действий, все это контролируется в «Первой Форме».
Входящая рекламация передаётся адресату «под роспись», и для неё сразу заводится цепочка задач, чтобы четко отслеживание движения документа внутри компании. Для контроля корреспонденции в задачи вкладываются уведомления о вручении и квитанции об оплате курьерских услуг, то есть заказчик отслеживает, когда его письмо доставлено адресату.
Вся корреспонденция привязана к конкретному контрагенту, и можно легко поднять всю историю коммуникаций.
Информирование
Чтобы не растягивать процессы, мы заложили в систему четкие сроки практически для любых действий. Система напоминает вовремя актуализировать документы и пролонгировать договоры.
В дополнение к основным регламентам мы автоматизировали также процесс ознакомления с приказами, чтобы гарантированно доносить информацию до удалённых сотрудников.
Результаты
Главное преимущество, которое мы оценили практически сразу, как только начали работать в системе «Первая Форма» — это то, что исполнители и участники в любой момент времени знают, в каком статусе находится задача, к кому обратиться и что делать дальше, могут посмотреть историю версий документа, все комментарии к нему и итоговый, согласованный вариант. И всё это мы получаем только путем обращения в «Первую Форму», не теряя времени на поиск нужных людей, звонки и переписку.
Комментирует Наталия Букаткина, бизнес-аналитик проекта
Когда возможно экспресс-внедрение
Экспресс-внедрение — достаточно новый формат работы. Мы видим, что нашим заказчикам очень важно поддерживать высокий темп работы и реагировать на рынок быстрее конкурентов. Для нас как для поставщика BPM-решений это означает высокую скорость реализации новых бизнес-процессов. В этом году добавился ещё один фактор, требующий быстрых действий — коронавирус, карантин и перестройка бизнес-процессов «на ходу».
Экспресс-внедрение идеально подходит для таких «горящих» проектов.
По нашему опыту, формат экспресс-внедрения целесообразно использовать при следующих условиях:
- Бизнес-процессы, которые планируется автоматизировать, полностью понятны самому заказчику. Нет «белых пятен» и разногласий между участниками этих процессов.
- Процессы реализуются без сложных сопутствующих печатных форм, отчетов и прочей аналитики — только сам бизнес-процесс.
- Для работы с процессами не настраиваются «креативные» порталы со сложным дизайном. Для доступа к информации используются либо типовые виджеты (например, новостная лента, задачи и встречи на сегодня), либо настраивается рабочее место — набор кнопок для быстрого доступа к основным функциям в веб-интерфейсе и мобильном приложении.
- Руководитель проекта со стороны заказчика полностью вовлечен в проект, владеет всей необходимой информацией по процессам или готов получать ее максимально быстро, и готов принимать решения в режиме близком к онлайн.
После завершения экспресс-внедрения развитие системы, как правило, продолжается, но уже в более спокойном темпе. И тут проявляется еще одно важное условие: для поддержки и развития процессов заказчику желательно иметь сотрудников, умеющих хотя бы немного администрировать систему «Первая Форма». Это не обязательное требование, но это полезно.
Мы регулярно проводим для клиентов и партнеров курсы обучения базовому администрированию, где за 5−6 занятий даём необходимые навыки.
