Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — Кейсы компании

«Ортика Фрозен Фудс»: внедрение ЭДО и процесса согласования платежей для импортера замороженных продуктов

СЭД Мобильное приложение Производство
Ключевые бизнес-процессы были реализованы в BPM-системе «Первая Форма» за три недели. Это помогло компании при переходе на дистанционную работу.

Hortex — один из крупнейших мировых производителей замороженных овощей и фруктов. Компания предлагает почти 80 видов замороженных продуктов и постоянно расширяет ассортиментный ряд. С 2008 за импорт и реализацию замороженных продуктов Hortex на территории России отвечает компания ООО «Ортика Фрозен Фудс».

Рассказывает Валентина Сибирякова, финансовый директор ООО «Ортика Фрозен Фудс»

Экспресс автоматизация бизнес-процессов


Весной 2020 года у многих ИТ-проектов была одна и та же цель — обеспечить работу компаний, вынужденных внезапно уйти на удалённую работу. Как и многие, мы искали возможность быстро перевести процессы в электронный вид, и обратили внимание на «Первую Форму».

Обычно внедрение ИТ-системы включает сбор требований, составление ТЗ, потом приемо-сдаточные испытания. Но поскольку сроки были критичны, нам предложили «ускоренный» вариант реализации проекта — экспресс-внедрение, с минимальным подготовительным периодом и минимальным набором документов.

За считанные дни мы согласовали спецификацию с кратким описанием процессов, которые собирались автоматизировать, основываясь на уже действующих в компании регламентах.

Электронный документооборот и обработка рекламаций


Автоматизация согласования договоров


За три недели мы запустили процессы подготовки и согласования договоров с поставщиками и покупателями, согласование исходящих платежей, а также согласование разных типов служебных записок, часть которых у нас плотно связана с договорной работой. Это самые важные процессы, на которых держится наша деятельность.

Помимо согласования, для нас важно было иметь под рукой электронный архив договорных документов, чтобы в любой момент можно было посмотреть историю согласования и оформить доп. соглашение или претензию.

Рекламации и корреспонденция


Еще важные для нас бизнес-процессы — работа с рекламациями и обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Рассматривая каждую рекламацию, мы стараемся собрать максимум информации, уточнить все детали, обсудить причины и варианты решения. Раньше обсуждение шло на бумаге и по электронной почте. В условиях удалённой работы электронная почта доступна, и процесс оставался рабочим.

Но мы всё же решили перевести внутренние коммуникации в систему «Первая Форма», и это оказалось очень эффективным решением — когда вся информация собрана в карточке задачи, принимать решения стало проще.

Это особенно актуально для сотрудников, работающих в регионах — они сразу могут зарегистрировать входящую рекламацию в системе и оповестить всех заинтересованных лиц. По результатам разбора рекламации ставятся поручения сотрудникам для разработки корректирующих и предупреждающий действий, все это контролируется в «Первой Форме».

Входящая рекламация передаётся адресату «под роспись», и для неё сразу заводится цепочка задач, чтобы четко отслеживание движения документа внутри компании. Для контроля корреспонденции в задачи вкладываются уведомления о вручении и квитанции об оплате курьерских услуг, то есть заказчик отслеживает, когда его письмо доставлено адресату.

Вся корреспонденция привязана к конкретному контрагенту, и можно легко поднять всю историю коммуникаций.

Информирование


Чтобы не растягивать процессы, мы заложили в систему четкие сроки практически для любых действий. Система напоминает вовремя актуализировать документы и пролонгировать договоры.

В дополнение к основным регламентам мы автоматизировали также процесс ознакомления с приказами, чтобы гарантированно доносить информацию до удалённых сотрудников.

Результаты


Главное преимущество, которое мы оценили практически сразу, как только начали работать в системе «Первая Форма» — это то, что исполнители и участники в любой момент времени знают, в каком статусе находится задача, к кому обратиться и что делать дальше, могут посмотреть историю версий документа, все комментарии к нему и итоговый, согласованный вариант. И всё это мы получаем только путем обращения в «Первую Форму», не теряя времени на поиск нужных людей, звонки и переписку.


Комментирует Наталия Букаткина, бизнес-аналитик проекта

Когда возможно экспресс-внедрение


Экспресс-внедрение — достаточно новый формат работы. Мы видим, что нашим заказчикам очень важно поддерживать высокий темп работы и реагировать на рынок быстрее конкурентов. Для нас как для поставщика BPM-решений это означает высокую скорость реализации новых бизнес-процессов. В этом году добавился ещё один фактор, требующий быстрых действий — коронавирус, карантин и перестройка бизнес-процессов «на ходу».

Экспресс-внедрение идеально подходит для таких «горящих» проектов.

По нашему опыту, формат экспресс-внедрения целесообразно использовать при следующих условиях:

  • Бизнес-процессы, которые планируется автоматизировать, полностью понятны самому заказчику. Нет «белых пятен» и разногласий между участниками этих процессов.

  • Процессы реализуются без сложных сопутствующих печатных форм, отчетов и прочей аналитики — только сам бизнес-процесс.

  • Для работы с процессами не настраиваются «креативные» порталы со с