Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — Кейсы компании

Автоматизация управления производством «Световые Технологии»: единая система для HR, IT и юридического отдела

Service Desk Корпоративный портал СЭД Управление проектами Портал поставщика Ритейл Производство
«Световые Технологии» — самый крупный производитель и поставщик светотехнических решений в России и ЕАЭС.

В ассортименте компании больше 9 тыс. видов световых приборов. Их можно использовать и для освещения офисов, и для заводов и стадионов.

Мы внедрили ServiceDesk для IT-отдела компании, согласование договоров для юристов и автоматизировали кадровый документооборот.

В «Первой Форме» компания работает уже 11 лет. Мы попросили Михаила Кудинова, директора департамента управления проектами ИТ-развития «Световых Технологий», поделиться историей проекта и результатами внедрения системы.

Сначала внедрили ServiceDesk для IT-отдела


В 2011 году мы искали систему для контроля текущих задач сотрудников — аналог персонального ежедневника, но развёрнутого в корпоративном масштабе. На самом деле, это не вполне «профильное» использование «Первой Формы». Поэтому неудивительно, что в этом качестве система у нас не прижилась.

Но функционалом «Первой Формы» заинтересовался ИТ-департамент. Наша компания развивается, растёт нагрузка на ИТ-службу, увеличивается число обращений пользователей. Чтобы управлять потоком входящих заявок, нужно систематизировать их, спланировать работы, распределить нагрузку между сотрудниками, контролировать сроки. Это как раз те задачи, под которые «Первая Форма» заточена.

Сотрудник нашей ИТ-службы прошёл двухнедельные курсы администрирования и взялся за настройку системы. Сначала он автоматизировал обработку пользовательских заявок — от регистрации до приёмки выполненных работ. Процесс оказался таким удобным, что мы решили регистрировать любые заявки в ИТ только через «Первую Форму».

Обучите технических специалистов компании настраивать BPM-систему своими силами, без помощи программистов. Выбирайте подходящий тариф и программу на сайте Академии «Первой Формы».

Мы не можем показать функционал клиента, поэтому публикуем свой. Так выглядит процесс обработки заявок в ИТ-службу у «Первой Формы»

Теперь каждый сотрудник может самостоятельно зарегистрировать обращение, проверить его статус, узнать исполнителя, договориться о встрече и уточнить какие-то детали. А у ИТ-специалистов появилась возможность планировать работы, распределять задачи и ответственность за результат. В системе они видят статистику обращений, поэтому быстрее выявляют типовые проблемы.

Так в компании появилось доверие и интерес к системе. Мы стали осваивать все её возможности и подбирали подходящий нам функционал.

Какие процессы в компании автоматизировали


Договорная работа


Наши юристы в России и зарубежных филиалах уже десять лет готовят и согласовывают договоры в системе. Там же проходит оформление бумажных документов и контроль возврата оригиналов, выдача заключений, разбор претензий и споров. Переход на «Первую Форму» помог не просто автоматизировать выполнение отдельных операций — мы сделали процесс более логичным и быстрым. Теперь на согласование одного договора нам нужно меньше недели.

Если одобритель в отпуске или командировке, право подписи автоматически переходит заместителю, и процесс согласования не останавливается

Управление персоналом и КЭДО


Мы начали с согласования отпусков, командировок, заявок на получения виз и справок. Затем постепенно автоматизировали практически все кадровые процессы: приём на работу, перемещение, увольнение, планирование обучения, сбор подписей для обходных листов.

Чтобы оформить отгул, сотрудник заполняет заявку в системе. Её автоматически получит руководитель, а после согласования – специалист отдела кадров

У некоторых процессов довольно сложная логика. Приём на работу порождает цепочку из восьми последовател