Клиент — международная сеть по продаже косметики и парфюмерии.
- 15+ тыс. сотрудников
- 1,5 тыс. брендов на полках
- 1 тыс. магазинов
Чтобы упростить работу с документацией, компания оцифровала документооборот в «Первой Форме»
В BPM-системе реализовали следующие возможности СЭД:
✅ три сценария заведения документов в систему,
✅ быстрый поиск по контрагентам и файлам,
✅ интеграция «Первой Формы» со сканерами,
✅ интеграции с 1С, Контур. Диадок и СБИС для проведения документов.
✅ быстрый поиск по контрагентам и файлам,
✅ интеграция «Первой Формы» со сканерами,
✅ интеграции с 1С, Контур. Диадок и СБИС для проведения документов.
Автоматизирована вся работа с электронными копиями: от заведения в систему до архивации
Этот процесс устроен так: когда менеджер получает от контрагента физический пакет документов, он создаёт в системе его аналог. В цифровом пакете он создаёт карточки всех документов и указывает для каждого юрлицо, направление расходов, тип и местонахождение оригиналов.
Далее нужно присвоить каждому документу в пакете уникальный номер. Для этого в компании печатают специальные наклейки со штрихкодами. Менеджеры размещают их на документе и сканируют из карточки. Полученный код автоматически привязывается к документу.
BPM-система упрощает работу операторов, которые оцифровывают оригиналы документов
Когда пакет в системе сформирован, она автоматически, по геолокации оригиналов, назначает ответственного оператора. Он проверяет, какие документы нужно отсканировать.
По нажатию кнопки в карточке документа открывается специальная утилита, с помощью которой страницы собираются в PDF-файлы и сразу попадают в систему. Это уменьшает время на оцифровку.
Для работы со штрихкодами есть три сценария
1 способ: отсканировать готовый штрихкод
После сканирования штрихкода менеджер заполняет для документов в пакете даты приёма, тип и другие характеристики. Всё происходит в одном окне «Первой Формы».
2 способ: сгенерировать штрихкод в системе
Создать штрихкод менеджеры могут самостоятельно. Его можно разместить в одном из восьми доступных мест на первой странице — для этого мы настроили специальный интерфейс. При выборе места сразу открывается окно печати, и нужно только положить в принтер первую страницу.
3 способ: отсканировать штрихкод через мобильное приложение
В мобильном приложении менеджер тоже может создать пакет документов, отсканировав штрихкод с помощью камеры.
Если нужно найти в системе пакет, сотрудник также может отсканировать штрихкод на физическом оригинале. После этого откроется карточка пакета со списком документов и другими данными.
Система сама выбирает бухгалтера, который проверит документы
Мы добавили в «Первую Форму» справочник, в котором бухгалтеры распределены по направлениям расходов. Система анализирует их загрузку, определяет, когда у сотрудника был в работе последний пакет, и направляет новые документы наиболее свободному специалисту.
Интеграция с 1С позволяет быстро провести документы через учётную систему
Когда пакет проверен, ответственный бухгалтер отправляет его из «Первой Формы» в 1С. После этого он может провести документы и там, а BPM-система пришлёт уведомление, что всё прошло успешно. Это помогает бухгалтерам контролировать статус документов на всех этапах.
