«Первая Форма» помогает контролировать финансовые показатели на длительных проектах. Подсчитывает результат работы по каждому этапу и позволяет управлять трудозатратами сотрудников.
КСК ГРУПП — крупная консалтинговая компания, специалисты которой 30 лет помогают клиентам строить прозрачную отчётность и анализировать её, проходить налоговые проверки, защищать активы и решать другие бизнес-задачи.
Мы внедрили в консалтинговой компании учёт трудозатрат, отчётность и проектное управление.
Компания реализует масштабные проекты со множеством этапов, исполнителей и привлечённых экспертов. Например, подготовка к переходу на налоговый мониторинг может занимать год. Расчёт с исполнителями при этом нужно проводить ежемесячно.
Чтобы ориентироваться в незавершённом производстве, КСК ГРУПП важно оценивать потраченные ресурсы, отслеживать плановые и фактические показатели.
Чтобы ориентироваться в незавершённом производстве, КСК ГРУПП важно оценивать потраченные ресурсы, отслеживать плановые и фактические показатели.
Эти процессы автоматизированы на базе «Первой Формы». Рассказываем, как устроено решение.
CRM, СЭД и управление проектами в едином контуре
В «Первой Форме» связаны CRM, управление проектами и проектная документация. Вот, как выглядит сквозной процесс работы над проектом:
- Менеджер КСК ГРУПП создаёт в CRM договор на оказание услуг в рамках цикла продаж. Там он прописывает даты начала и окончания проекта, формирует сроки и параметры каждого этапа, фиксирует запланированную стоимость и вносит плановые трудозатраты.
- Затем система создаёт на каждый этап отдельный паспорт проекта для дальнейшего планирования работ в рамках этого этапа.
- Менеджерам не нужно создавать множество индивидуальных карточек, прописывать и распределять задачи вручную.
В паспорте также можно добавлять дополнительную информацию, фиксировать трудозатраты и контролировать ход работы.
Агрегатор всей информации о проекте и контроль финансов
Паспорт этапа — это карточка, в которой собраны все важные данные: дата начала и окончания работ, стоимость, ответственные руководители и исполнители.
Также менеджеры вносят по каждому этапу плановые показатели трудозатрат, чтобы в будущем, когда специалисты зафиксируют фактически потраченные ресурсы, увидеть разницу.
Также менеджеры вносят по каждому этапу плановые показатели трудозатрат, чтобы в будущем, когда специалисты зафиксируют фактически потраченные ресурсы, увидеть разницу.
Далее руководитель проекта указывает в паспорте этапа эксперта, период его работы и способ расчёта — по затраченным часам или фиксированной оплате.
Если руководитель планирует, что исполнитель потратит на этап 100 часов, то система умножит эти часы на ставку и покажет стоимость его работы.
Для этого в BPM-системе есть встроенный справочник, в котором прописаны ставки всех вовлечённых специалистов и актуальные формулы расчёта. Менеджерам больше не нужно самостоятельно рассчитывать плановые затраты.
КСК ГРУПП использует ВРМ-систему «Первая Форма» для автоматизации бизнес-процессов всех подразделений. Для компании мы настроили проектное управление, документооборот, согласование затрат и контроль оплаты счетов, корпоративный мессенджер и видеозвонки, CRM, кадровые и HR-процессы.
После старта работ по этапу из паспорта проекта автоматически создаются задачи для конкретных исполнителей за каждый месяц работы. Распределение задач можно посмотреть на диаграмме Ганта.
Учёт трудозатрат внутренних и внешних специалистов
Исполнители могут внести фактически затраченное время в таймшите — отдельной странице-табеле, где выведены все проекты с участием сотрудника. Перейти в табель можно из конкретной задачи или из своего профиля, что занимает не более пары минут.
Учёт трудозатрат доступен и внешним экспертам — у каждого их них есть личная страница, на которой они могут отметить потраченное время.
В «Первой Форме» можно гибко разграничивать права пользователей, поэтому для разных групп открыт доступ только к определённым страницам или задачам.
Например, исполнители не могут просматривать информацию о стоимости этапов работ. Это обеспечивает высокую конфиденциальность данных.
Как только исполнитель отмечает свои часы, они фиксируются в паспорте проекта и умножаются на ставку, соответствующую его роли.
Там же руководитель проекта может сравнить текущий финансовый результат с запланированным, сразу же увидеть разницу, проконтролировать, укладывается ли команда в сроки и бюджет и внести все необходимые корректировки.
Там же руководитель проекта может сравнить текущий финансовый результат с запланированным, сразу же увидеть разницу, проконтролировать, укладывается ли команда в сроки и бюджет и внести все необходимые корректировки.
Прозрачная подробная отчётность
В системе менеджеры могут автоматически формировать детальные отчёты, например, по группе компаний или по отдельному исполнителю.
Также «Первая Форма» может формировать отчёт по букированию специалистов — матрицу, в которой отражается занятость всех сотрудников. Это позволяет в режиме онлайн планировать загрузку по новым проектам.
Отчёт позволяет отследить, на каких проектах занят эксперт, без перехода в отдельные задачи. Это экономит время и позволяет избежать ошибок при планировании работ и загрузки исполнителей.
А сориентироваться в множестве данных можно с помощью фильтров: по отделам, показателям, руководителям проектов, периоду, исполнителям, типам трудозатрат и многим другим параметрам.
А сориентироваться в множестве данных можно с помощью фильтров: по отделам, показателям, руководителям проектов, периоду, исполнителям, типам трудозатрат и многим другим параметрам.
Результаты внедрения проектного управления
КСК ГРУПП автоматизировала управление проектами и собственными ресурсами:
- BPM-система позволила чётко контролировать занятость исполнителей на проектах, избегая излишней или недостаточной нагрузки на производство.
- Удалось навести порядок в расчётах с исполнителями в условиях незавершённого производства.
- Руководители проектов видят реальный финансовый результат и трудозатраты по каждому проекту. Если необходимо, они могут, например, заранее обсудить с клиентом дополнительный бюджет.
- Автоматизированы некоторые ручные операции, например, формирование отчётов.
Прозрачность процессов, своевременный анализ себестоимости и оптимизация работы позволили компании повысить среднюю маржинальность проектов. А также избежать овертрейдинга или простоя ресурсов.
