КСК ГРУПП — лидер рынка профессиональных услуг в области бизнес-консультирования. Более 30 лет помогает клиентам строить прозрачную отчётность и анализировать её, проходить налоговые проверки, защищать активы и решать другие бизнес-задачи.
КСК ГРУПП использует low-code ВРМ-систему «Первая Форма» для автоматизации бизнес-процессов всех подразделений. В системе настроено проектное управление, документооборот, согласование затрат и контроль оплаты счетов, корпоративный мессенджер и видеозвонки, CRM, кадровые и HR-процессы.
В этом кейсе рассмотрим, как реализовано управление проектами, ресурсами и финансами, а также каких результатов удалось достичь благодаря внедрению.
В этом кейсе рассмотрим, как реализовано управление проектами, ресурсами и финансами, а также каких результатов удалось достичь благодаря внедрению.
Управление длительными проектами: ресурсы, трудозатраты и финансовые показатели
Проектная деятельность в консалтинге характеризуется длительным циклом выполнения работ и требует учитывать объём незавершённых работ на каждом этапе.
Для этого мы автоматизировали планирование этапов и ресурсов, контроль фактических затрат и прогресса, а также своевременное отражение незавершённого производства для точного финансового учёта.
Теперь сквозной процесс работы над проектом выглядит так:
Для этого мы автоматизировали планирование этапов и ресурсов, контроль фактических затрат и прогресса, а также своевременное отражение незавершённого производства для точного финансового учёта.
Теперь сквозной процесс работы над проектом выглядит так:
Создание договора на оказание услуг
Менеджер указывает даты начала и окончания проекта, формирует сроки и параметры каждого этапа, фиксирует запланированную стоимость и вносит плановые трудозатраты.
Система автоматически формирует паспорта для этапов проекта
Паспорт представляет собой карточку, в которой указаны сроки работ, стоимость, ответственные руководители и исполнители.
Автоматизация облегчает планирование работ — менеджерам не нужно распределять задачи вручную.
Автоматизация облегчает планирование работ — менеджерам не нужно распределять задачи вручную.
Планирование трудозатрат
Менеджеры указывают плановые трудозатраты специалистов по каждому этапу, чтобы затем сравнить их с фактически затраченными ресурсами, а также способ расчёта — по часам или фиксированная оплата.
На основании этих данных «Первая Форма» автоматически рассчитывает стоимость работ. Менеджерам не нужно проводить расчеты вручную, что экономит время и минимизирует вероятность ошибок.
На основании этих данных «Первая Форма» автоматически рассчитывает стоимость работ. Менеджерам не нужно проводить расчеты вручную, что экономит время и минимизирует вероятность ошибок.
Ежемесячное распределение задач
После старта работ по этапу из паспорта проекта автоматически создаются задачи для конкретных исполнителей. Распределение задач можно посмотреть на диаграмме Ганта.
Учёт трудозатрат внутренних и внешних специалистов
Чтобы ориентироваться в незавершённом производстве, в системе реализован автоматизированный учёт рабочего времени с помощью таймшитов — персонализированных табелей, отображающих все проекты с участием сотрудника или внешнего эксперта.
Система сама рассчитывает стоимость работ и вносит её в бюджет проекта. Руководитель видит полную финансовую картину, а исполнители — только свои задачи и сроки.
Изучить загрузку специалистов можно в отчёте по букированию. Данные можно фильтровать по отделам, показателям, руководителям проектов, периоду, исполнителям, типам трудозатрат и другим параметрам.
Изучить загрузку специалистов можно в отчёте по букированию. Данные можно фильтровать по отделам, показателям, руководителям проектов, периоду, исполнителям, типам трудозатрат и другим параметрам.
Результаты внедрения проектного управления
КСК ГРУПП автоматизировала управление проектами и собственными ресурсами:
- BPM-система позволила чётко контролировать занятость исполнителей на проектах, избегая излишней или недостаточной нагрузки на производство.
- Удалось навести порядок в расчётах с исполнителями в условиях незавершённого производства.
- Руководители проектов видят реальный финансовый результат и трудозатраты по каждому проекту. Если необходимо, они могут, например, заранее обсудить с клиентом дополнительный бюджет.
- Автоматизированы некоторые ручные операции, например, формирование отчётов.
Прозрачность процессов, своевременный анализ себестоимости и оптимизация работы позволили компании повысить среднюю маржинальность проектов. А также избежать овертрейдинга или простоя ресурсов.
