Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — Кейсы компании

КСК ГРУПП: автоматизировали проектное управление и планирование ресурсов в консалтинге

Управление проектами IT Финансы Консалтинг
«Первая Форма» помогает контролировать финансовые показатели на длительных проектах. Подсчитывает результат работы по каждому этапу и позволяет управлять трудозатратами сотрудников.
КСК ГРУПП — крупная консалтинговая компания, специалисты которой 30 лет помогают клиентам строить прозрачную отчётность и анализировать её, проходить налоговые проверки, защищать активы и решать другие бизнес-задачи.
Мы внедрили в консалтинговой компании учёт трудозатрат, отчётность и проектное управление.

Компания реализует масштабные проекты со множеством этапов, исполнителей и привлечённых экспертов. Например, подготовка к переходу на налоговый мониторинг может занимать год. Расчёт с исполнителями при этом нужно проводить ежемесячно.

Чтобы ориентироваться в незавершённом производстве, КСК ГРУПП важно оценивать потраченные ресурсы, отслеживать плановые и фактические показатели.
Эти процессы автоматизированы на базе «Первой Формы». Рассказываем, как устроено решение.

CRM, СЭД и управление проектами в едином контуре

В «Первой Форме» связаны CRM, управление проектами и проектная документация. Вот, как выглядит сквозной процесс работы над проектом:
  • Менеджер КСК ГРУПП создаёт в CRM договор на оказание услуг в рамках цикла продаж. Там он прописывает даты начала и окончания проекта, формирует сроки и параметры каждого этапа, фиксирует запланированную стоимость и вносит плановые трудозатраты.
Как договор выглядит в CRM-системе
  • Затем система создаёт на каждый этап отдельный паспорт проекта для дальнейшего планирования работ в рамках этого этапа.
  • Менеджерам не нужно создавать множество индивидуальных карточек, прописывать и распределять задачи вручную.
В паспорте также можно добавлять дополнительную информацию, фиксировать трудозатраты и контролировать ход работы.
Интерфейс создания этапа

Агрегатор всей информации о проекте и контроль финансов

Паспорт этапа — это карточка, в которой собраны все важные данные: дата начала и окончания работ, стоимость, ответственные руководители и исполнители.

Также менеджеры вносят по каждому этапу плановые показатели трудозатрат, чтобы в будущем, когда специалисты зафиксируют фактически потраченные ресурсы, увидеть разницу.
Далее руководитель проекта указывает в паспорте этапа эксперта, период его работы и способ расчёта — по затраченным часам или фиксированной оплате.
Паспорт проекта собирает всю связанную с ним информацию
Если руководитель планирует, что исполнитель потратит на этап 100 часов, то система умножит эти часы на ставку и покажет стоимость его работы.
Таблица по финансовым ресурсам проекта
Для этого в BPM-системе есть встроенный справочник, в котором прописаны ставки всех вовлечённых специалистов и актуальные формулы расчёта. Менеджерам больше не нужно самостоятельно рассчитывать плановые затраты.
КСК ГРУПП использует ВРМ-систему «Первая Форма» для автоматизации бизнес-процессов всех подразделений. Для компании мы настроили проектное управление, документооборот, согласование затрат и контроль оплаты счетов, корпоративный мессенджер и видеозвонки, CRM, кадровые и HR-процессы.
После старта работ по этапу из паспорта проекта автоматически создаются задачи для конкретных исполнителей за каждый месяц работы. Распределение задач можно посмотреть на диаграмме Ганта.
Диаграмма Ганта в системе

Учёт трудозатрат внутренних и внешних специалистов

Исполнители могут внести фактически затраченное время в таймшите — отдельной странице-табеле, где выведены все проекты с участием сотрудника. Перейти в табель можно из конкретной задачи или из своего профиля, что занимает не более пары минут.