Корпоративная информационная система (КИС) — это комплексное программное решение, чтобы централизованно управлять всеми процессами компании, от проектного офиса до работы с персоналом.
О чём эта статья
- Зачем нужна единая система корпоративного управления — 3 преимущества над отдельными сервисами
- Виды корпоративных информационных систем
- Преимущества BPM-системы как единой корпоративной информационной системы
- Функциональные возможности корпоративной информационной системы «Первая Форма»
- Кейсы: результаты внедрения корпоративной системы управления
- Внедрение корпоративной ИТ-системы: шаги к преобразованию бизнеса
- Перспективы корпоративных систем управления
КИС можно сравнить с нервной системой в организме. Она помогает разным отделам взаимодействовать, обмениваться важной информацией и работать согласованно.
Корпоративная информационная система помогает хранить все данные в одном месте и анализировать их. Также в КИС можно автоматизировать бизнес-процессы и настроить цифровые рабочие места (ТАРМ).
Внедрение корпоративной информационной системы в компании обеспечивает рост эффективности бизнеса. Это достигается благодаря прозрачности бизнес-процессов, быстрому обмену данными между подразделениями и возможности принимать решения, опираясь на данные.
За примером такой системы далеко ходить не надо, потому что КИС — это мы, «Первая Форма» 🙂
Зачем нужна единая система корпоративного управления — 3 преимущества над отдельными сервисами
1) Интегрированность данных: единая корпоративная система управления избавляет от дублирования данных между разными подсистемами, снижает риски ошибок и повышает точность данных.
Сотрудники ТПХ «Русклимат» получают много обращений от покупателей по самым разным вопросам. Раньше они работали в нескольких программах одновременно. Заявки хранились в разных базах, а общение с коллегами или подрядчиками трудно было вести в одном месте.
Мы перевели работу и заявки в одну программу. Ещё помогли улучшить обслуживание клиентов без увеличения штата.
Подробнее в кейсе → Service Desk для поддержки клиентов в торгово-производственном холдинге
2) Эффективность управления и сокращение затрат: КИС ускоряет перемещение и обработку данных между различными сервисами, помогает экономить на лицензиях, техподдержке и обучении пользователей «букету» разных систем.
Рабочий день нашего директора по маркетингу выглядит так: проанализировать показатели, распланировать задачи, пообщаться с другими отделами и партнёрами, поработать с данными из CRM и рекламных кабинетов. Когда это происходит в разных программах, приходится постоянно переключаться между десятком вкладок.
Исследования показали, что восстановить внимание даже после незначительного перерыва в работе займёт 23 минуты. Значит, пару часов в день просто улетают в никуда.
При этом наше SAAS-решение «всё в одном» стоит в восемь раз дешевле, чем отдельные подписки на пять облачных сервисов Microsoft (Dynamics, Project, Teams, Power BI, SharePoint).
Подробнее в статье → Идеальное рабочее место директора по маркетингу
3) Простота масштабирования и адаптации под бизнес-процессы под текущие и будущие потребности бизнеса: КИС включают в себя несколько модулей, которые можно настраивать и расширять в зависимости от потребностей компании. Это позволяет постепенно наращивать функциональность системы.
В 2016 году «Сколково» внедрили «Первую Форму» исключительно для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А три года спустя создали мобильное приложение SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра. Стартовали с Международной Гимназии, потом подключили жилые кварталы и Технопарк.
Подробнее в кейсе → Все сервисы в мобильном приложении
Чтобы расширить функции КИС, её можно интегрировать с другими системами. Так, «Первая Форма» интегрируются по API с любым сервисом. Также можно написать кастомный API для обмена данными. Примеры: 1С ЗУП, Босс-Кадровик, Контур.Фокус. О несовместимости различных решений переживать не приходится.
Виды корпоративных информационных систем
ERP (Enterprise Resource Planning) — идеальное ПО для планирования ресурсов на производстве. Оно помогает ответить на вопросы: «Сколько продукции должно быть выпущено, когда и что для этого нужно?». А ещё учитывает все финансовые транзакции и показывает реальное положение дел в компании.
CRM (Customer Relationship Management) — автоматизирует только работу отделов, связанных с продажами и клиентами. Других бизнес-процессов она не касается.
SCM (Supply Chain Management) — системы управления цепочками поставок для оптимизации логистики и взаимодействия с поставщиками.
Бизнес-аналитика и BI (Business Intelligence) — системы, направленные на анализ данных и поддержку принятия бизнес-решений.
ECM-система (Enterprise Content Management) — ПО для управления корпоративным контентом. Включает в себя хранение, обработку и доставку цифровых документов и других типов контента в рамках компании.
FMS-система (Facility Management System) — интегрированная система управления объектами недвижимости. Она включает в себя техническое обслуживание, безопасность, управление энергопотреблением и ресурсами, а также взаимодействие с арендаторами и посетителями.
KMS-система (Knowledge Management System) — система управления знаниями для сбора, хранения и использования знаний и навыков внутри организации. Она облегчает адаптацию новых сотрудников, передачу задач между исполнителями и повышает качество клиентского сервиса.
CLM-система (Contract Lifecycle Management) — ПО для автоматизации и оптимизации процессов управления жизненным циклом контрактов. Охватывает все их существования, от создания и согласования до исполнения и архивации. Так обеспечивается прозрачность, контроль и снижение рисков.
HRM-система (Human Resources Management System) — ПО для автоматизации управления персоналом. кадровое делопроизводство, расчёт заработной платы, управление эффективностью сотрудников и их обучением.
BPM (Business Process Management) автоматизирует сквозные бизнес-процессы в компании — те, где задействованы разные отделы. BPM-система уже включает в себя те же CRM и HRM, интегрируются с другими ИТ-системами.
CRM (Customer Relationship Management) — автоматизирует только работу отделов, связанных с продажами и клиентами. Других бизнес-процессов она не касается.
SCM (Supply Chain Management) — системы управления цепочками поставок для оптимизации логистики и взаимодействия с поставщиками.
Бизнес-аналитика и BI (Business Intelligence) — системы, направленные на анализ данных и поддержку принятия бизнес-решений.
ECM-система (Enterprise Content Management) — ПО для управления корпоративным контентом. Включает в себя хранение, обработку и доставку цифровых документов и других типов контента в рамках компании.
FMS-система (Facility Management System) — интегрированная система управления объектами недвижимости. Она включает в себя техническое обслуживание, безопасность, управление энергопотреблением и ресурсами, а также взаимодействие с арендаторами и посетителями.
KMS-система (Knowledge Management System) — система управления знаниями для сбора, хранения и использования знаний и навыков внутри организации. Она облегчает адаптацию новых сотрудников, передачу задач между исполнителями и повышает качество клиентского сервиса.
CLM-система (Contract Lifecycle Management) — ПО для автоматизации и оптимизации процессов управления жизненным циклом контрактов. Охватывает все их существования, от создания и согласования до исполнения и архивации. Так обеспечивается прозрачность, контроль и снижение рисков.
HRM-система (Human Resources Management System) — ПО для автоматизации управления персоналом. кадровое делопроизводство, расчёт заработной платы, управление эффективностью сотрудников и их обучением.
BPM (Business Process Management) автоматизирует сквозные бизнес-процессы в компании — те, где задействованы разные отделы. BPM-система уже включает в себя те же CRM и HRM, интегрируются с другими ИТ-системами.
Какие ещё корпоративные информационные системы существуют:
- HCM (Human Capital Management) — управление человеческим капиталом;
- DMS (Document Management System) — система управления документами;
- CMS (Content Management System) — система управления контентом;
- ITSM (IT Service Management) — управление IT-услугами;
- LMS (Learning Management System) — система управления обучением;
- PLM (Product Lifecycle Management) — управление жизненным циклом продукта;
- PIM (Product Information Management) — управление информацией о продуктах;
- CMS (Customer Management System) — система управления клиентами;
- SIS (Student Information System) — система информации о студентах;
- EMS (Event Management System) — система управления мероприятиями;
- SFA (Sales Force Automation) — автоматизация сил продаж;
- SDM (Service Delivery Management) — управление предоставлением услуг;
- PDM (Product Data Management) — управление данными о продуктах;
- RPA (Robotic Process Automation) — роботизированная автоматизация процессов;
- PPM (Project Portfolio Management) — управление портфелем проектов;
- VMS (Vendor Management System) — система управления поставщиками;
- DRM (Digital Rights Management) — управление цифровыми правами.
Преимущества BPM-системы как единой корпоративной информационной системы
BPM-системы помогают гибко настраивать бизнес-процессы под специфические нужды бизнеса
Они могут легко масштабироваться вместе с ростом компании — добавляются новые функции или улучшаются текущие процессы.
Специализированные системы, такие как CRM или HRM, могут предлагать определенную степень кастомизации. Но как специализированные решения они ограничены и тяжело адаптируются к изменениям в других областях бизнеса.
У нашего клиента, страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании.
В «Первой Форме» документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений. Но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.
BPM-системы применимы в любой отрасли бизнеса благодаря своей универсальности и способности адаптироваться к различным бизнес-моделям
Вот лишь несколько примеров:
- холдинги — документооборот и автоматизация процессов групп компаний, дочерних бизнесов, взаимодействия с партнёрами и подрядчиками
- розничная торговля — автоматизация управления запасами и открытия новых точек, оптимизация цепочек поставок, повышение качества обслуживания клиентов и эффективности работы персонала.
- производственные компании — контроль производства, проектов, портал дистрибьютора, ЭДО и архив.
- IT-компании — замена Jira, управление проектами и сквозные процессы.
Узкоспециализированные CRM, HRM и СЭД не закрывают все потребности бизнеса в управлении процессами.
Поможем переехать без лишнего стресса
Запишитесь на консультацию, где мы разберём ваш кейс и предложим варианты оптимальных решений
Запланировать демо
Функциональные возможности корпоративной информационной системы «Первая Форма»
CRM подходит для В2В и длинных циклов продаж и помогает принимать заявки из разных каналов, управлять клиентской базой, фиксировать все взаимодействия. Ещё возможности — связать CRM с договорной и проектной работой, подготовить маркетинговые активности и мероприятия.
СЭД помогает согласовать документы по любым матрицам и подписать их с помощью ЭП прямо в системе, вести электронный архив. Ещё возможности — создавать в системе документы, таблицы или презентации и работать над ними вместе с коллегами.
Автоматизация кадровых и HR-процессов касается приёма или увольнения сотрудников, заявок на командировки, создания электронного обходного листа, оформления отпусков. Также можно настроить портал самообслуживания сотрудников и единое окно заявок, чтобы получить справку, взять отгул или запросить обучение.
Управление проектами помогает работать по Agile, Waterfall и другим методологиям, выбирать подходящее отображение — диаграмму Ганта, канбан или список задач. Можно связать проектные работы с согласованием договоров, выставлением счетов и другими процессами, а также настроить букирование сотрудников.
Коммуникации происходят через встроенный сервис видеоконференций, который подходит для созвонов с коллегами, клиентами или онлайн-мероприятий. Также можно общаться в групповых и личных чатах, вкладывать любые документы и мультимедийные файлы, отправлять голосовые сообщения и ставить реакции.
На корпоративном интранет-портале можно создавать вики-статьи и связывать их с задачами, автоматизировать онбординг, запускать курсы на основе материалов базы знаний, настраивать выдачу статей с решениями типовых проблем сотрудников.
Мобильное приложение объединяет аудио- и видеосвязь, мессенджер, работу с задачами и участие во всех процессах, настроенных в веб-версии.
СЭД помогает согласовать документы по любым матрицам и подписать их с помощью ЭП прямо в системе, вести электронный архив. Ещё возможности — создавать в системе документы, таблицы или презентации и работать над ними вместе с коллегами.
Автоматизация кадровых и HR-процессов касается приёма или увольнения сотрудников, заявок на командировки, создания электронного обходного листа, оформления отпусков. Также можно настроить портал самообслуживания сотрудников и единое окно заявок, чтобы получить справку, взять отгул или запросить обучение.
Управление проектами помогает работать по Agile, Waterfall и другим методологиям, выбирать подходящее отображение — диаграмму Ганта, канбан или список задач. Можно связать проектные работы с согласованием договоров, выставлением счетов и другими процессами, а также настроить букирование сотрудников.
Коммуникации происходят через встроенный сервис видеоконференций, который подходит для созвонов с коллегами, клиентами или онлайн-мероприятий. Также можно общаться в групповых и личных чатах, вкладывать любые документы и мультимедийные файлы, отправлять голосовые сообщения и ставить реакции.
На корпоративном интранет-портале можно создавать вики-статьи и связывать их с задачами, автоматизировать онбординг, запускать курсы на основе материалов базы знаний, настраивать выдачу статей с решениями типовых проблем сотрудников.
Мобильное приложение объединяет аудио- и видеосвязь, мессенджер, работу с задачами и участие во всех процессах, настроенных в веб-версии.
Кейсы: результаты внедрения корпоративной системы управления
Магазины «Спортмастера» расположены по всей стране, от Калининграда до Владивостока. Перед запуском любой акции центральный офис должен оперативно раздать поручения и получить отчеты – разложили ли товары на видные места, развесили ли рекламные материалы.
Благодаря автоматизации задачи одинаково быстро доходят до всех магазинов. Их выполнение можно проконтролировать в любой момент.
Подробнее в кейсе → Автоматизировали постановку и контроль выполнения поручений
Сотрудники компании «Деловые решения и Технологии», бывшего Deloitte, работаю на проектах, которые могут длиться больше года. Менеджерам необходимо бронировать время сотрудников и планировать его с учётом праздников, периодов высокой нагрузки и других условий.
Вот что они получили на базе «Первой Формы»:
- система устойчива к высоким нагрузкам и может обрабатывать миллионы единиц данных;
- менеджерам доступны интерактивные отчёты о занятости сотрудников;
- на главной странице есть новости и обновлённые инструкции.
Подробнее в кейсе → Система управления трудовыми ресурсами для 1.5 тысяч сотрудников с помощью BPM-системы
Услугами ООО СК «УРАЛСИБ СТРАХОВАНИЕ» пользуются более 175 тыс. частных и корпоративных клиентов. В компании уже использовали систему электронного документооборота, но она трудно поддавалась кастомизации. Поэтому её решили сменить на более гибкий и современный вариант.
Благодаря внедрению «Первой Формы» получилось ускорить согласование документов на 20%, организовать электронный архив с удобным ролевым доступом, а также автоматизировать работу Комитетов при Правлении компании.
Подробнее в кейсе → Настроили цифровой документооборот
Внедрение корпоративной ИТ-системы: шаги к преобразованию бизнеса
Начните с того, что у вас «болит»
Нет универсального совета, что начать обязательно стоит с СЭД или CRM. Другой вариант — внедрение корпоративной информационной системы для автоматизации отдельных бизнес-процессов. Например, только согласование платежей или открытие новых торговых точек.
Найдите подходящую платформу и получите консультацию
Мы показываем систему на реальных площадках, а затем проводим консультацию с бизнес-аналитиком. Допустим, вы вели всё в отдельных табличках Excel, а теперь хотите единую корпоративную ИТ-систему. Бизнес-аналитик расскажет, с чего лучше начать, соберёт функциональные требования для будущего решения, а если нужно — даст советы по организации процесса.
Итогом станет подробное коммерческое предложение по лицензиям, внедрению, техподдержке и обучению. В нем будут описаны доступные варианты, стоимость и сроки.
Соберите проектную команду
В проектную команду обычно входят:
- руководитель проекта (РП);
- функциональные заказчики;
- технические специалисты.
Например, если вы обсуждаете проверку договоров, на встрече с интегратором должны быть юристы, руководитель проекта и технический директор.
Руководитель проекта максимально вовлекается в процесс на всех этапах внедрения. Он должен взять на себя организационные вопросы, тестирование группой сотрудников, контроль сроков, общение с коллегами и интегратором.
Функциональные заказчики глубоко понимают бизнес-процессы. Они рассказывают о том, как сейчас выстроена работа в их подразделении, делятся проблемами и своим видением их решения.
Технические специалисты решают с командой интегратора практически вопросы, например, где на сервере развернуть систему. Обычно в этой роли выступают сисадмины, обслуживающие сервера, админы смежных систем, ответственные за телефонию или почту.
Руководителю важно понимать, что участники проектной команды на какое-то время могут «просесть» в эффективности по личным показателям. Внедрение новой системы требует времени и сил, но стоит вложенных ресурсов.
Внедрите решение
На этапе внедрения вы снова встречаетесь с бизнес-аналитиком. Он проводит более подробное интервью, изучает все имеющиеся данные и составляет ТЗ для отдела внедрения.
После события могут развиваться по двум сценариям — по Waterfall, водопадной модели разработки, или Agile, итеративной модели, когда работа над проектом разбита на короткие циклы. Это самый длинный этап внедрения в проекте и самый короткий в статье. В разных компаниях он проходит по-разному, просто готовьтесь, что он точно займёт пару месяцев.
Перспективы корпоративных систем управления
В 2024 году корпоративные информационные системы могут развиваться в таком русле:
- Импортозамещение — сместить фокус бизнеса в сторону отечественного софта. «Первая Форма» входит в реестр отечественного ПО;
- Развитие информационной безопасности — повысить значимость кибербезопасности и безопасности Open Source. У «Первой Формы» доступно on-premises решение.
- Дефицит квалифицированных кадров — для вас мы найдём и обучим бизнес-аналитиков и специалистов по внедрению системы. Учёба проходит в «Академии Первой Формы».
- Рост популярности low-code решений — подготовить новое корпоративное ИТ-решение можно за несколько дней или ещё быстрее. Например, когда наши IT-специалисты оформляли отсрочки на Госуслугах, мы за три часа автоматизировали получение формы-подтверждения от работодателя.
А если выбирать лучших из лучших, скромничать не будем. BPM-система «Первая Форма» стала лидером отечественного low-code рынка по результатам исследования Фонда «Сколково» и Аналитического центра TAdviser.
