Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
SRM-система
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Диск
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
Диск
SRM-система
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — Кейсы компании

Автоматизация ресторана Twins Garden: в два раза ускорили согласование платежей

Мобильное приложение HoReCa
Московский ресторан Twins Garden под управлением бренд-шефов Ивана и Сергея Березуцких получил две звезды гида «Мишлен» и занимает 19 строчку в рейтинге World’s 50 Best Restaurants. Рассказываем, как BPM-система «Первая Форма» помогла им в короткие сроки автоматизировать и ускорить работу с платежами.

Проблема: долгие согласования платежей и учёт закупок в Excel


Раньше учёт закупок в Twins Garden вели практически в ручном режиме. По поводу любого платежа сотрудники писали руководству в WhatsApp. Обычно требовалось согласование управляющего, бренд-шефа и генерального директора, но иногда хватало «ОК» хотя бы от одного из них — единой схемы одобрения в ресторане тогда еще не было.

Согласованный безналичный платёж сотрудники проводили и вручную вносили в Excel-реестр. А для оформления наличных платежей собирали чеки, готовили отчётные документы и отправляли их в бухгалтерию по электронной почте. Процесс был длинный и неудобный.

После смены основного владельца в Twins Garden решили обратить внимание на систему автоматизации ресторана и обратились в «Первую Форму». Решающим фактором выбора стало полнофункциональное мобильное приложение 1F Mobile, в котором можно настроить те же процессы, что и в веб-версии low-code платформы.

Решение: автоматизация работы с платежами в ресторане


Для Twins Garden критически важной была скорость запуска новой системы, поэтому мы работали в режиме экспресс-внедрения.

В рамках экспресс-внедрения мы выделяем несколько несложных, но важных процессов, и запускаем их с нуля за пару недель. Бонусом заказчик получает продуманную среду для коммуникаций внутри компании, работы с документами, планирования и контроля текущих задач. Всё это сразу доступно в веб-версии ВРМ-системы и бесплатном мобильном приложении.

Юлия Пуртова
руководитель отдела бизнес-анализа «Первой Формы»

Low-code решение для Twins Garden мы настроили за три недели и провели небольшое обучение для сотрудников.

Теперь каждый платёж оформляется в ВРМ-системе как отдельная задача. Сотрудник отправляет запрос на согласование платежа, а система автоматически запрашивает подписи у определённого списка согласующих.


После одобрения система автоматически добавляет задачу в реестр «заявок на оплату». Там консолидируются все платежи, которые бухгалтер легко проводит 1С за один раз и закрывает задачу. После этого автоматически закрываются и все заявки от сотрудников.

Для согласования наличных платежей мы настроили отдельную категорию. Сотрудник создаёт задачу и отмечает, когда ему нужно выдать деньги, для чего, в какой валюте.


Когда выдачу наличных согласуют, в BPM-системе автоматически появи