как строить цифровые рабочие места с комфортом для людей

правил

«Первая Форма» больше 15 лет помогает клиентам строить цифровые процессы.

Мы знаем, как построить процессы эффективно и с комфортом для людей. Для этого есть восемь основных правил:

компаний стали нашими клиентами

150+

Мы автоматизируем документооборот, управление проектами, CRM, В2В2С-решения и корпоративные коммуникации. Заменяем сервисы, доступ к которым ограничен в России — например, Slack, MS Teams или Jira.

Нам доверяют:

Соберите важную информацию для каждого сотрудника в одном месте

Современный сотрудник — всегда управленец. Он руководит или коллективом, или своим временем, задачами и обязательствами. Чтобы управлять эффективно, ему нужно видеть четкую картину дня: что происходит в компании и где необходимо его участие. Поэтому на главном экране «Первой Формы» мы расположили понятный дашборд. На нем представлены:

01

Дашборды сотрудников из разных отделов будут отличаться по наполнению. Например, менеджеры по продажам увидят на экране циклы продаж, разработчики — динамику спринта, HR-специалисты — расписание интервью с кандидатами.

На главной странице расположены блоки с новостями, задачами и встречами. В левую панель можно внести категории, с которыми вы чаще работаете. Верхняя панель нужна для быстрого доступа к поиску по платформе, календарю, сообщениям и неотвеченным вопросам.

Дашборд со статусами активных проектов и пресейлов. Если навести курсор на столбец в Диаграмме Ганта, система подсветит информацию о проценте выполнения, дате начала и завершения проекта. При нажатии на проект откроется подробная информация о нем.

Дашборд с планом отдела продаж по выручке за месяц. В основном блоке показаны общие суммы, но если нажать на одну из строк в колонке «Тип договора», откроется подробный отчет. Также устроена таблица с доходностью всех клиентов компании.

Дашборд «Трудозатраты» помогает отслеживать, справляются ли ваши подчиненные. Если сотрудник выполнил KPI, его имя будет выделено зеленым цветом. Красным система отметит тех, кто не дотянул до норматива.

02

Установите временные нормы для выполнения задач и зафиксируйте ответственных

Наш опыт показывает: автоматизация управления задачами на 15−20% увеличивает производительность труда в компании. Для этого нужно выполнить два условия — установить временные нормы для выполнения поручений и назначить ответственных в каждом процессе.

В «Первой Форме» у каждой задачи есть:

В конце месяца руководителям приходят задачи с расчетными листами на подпись. Документ можно сразу подписать или изучить детализацию начислений, открыв задачу полностью. На решение отводится конкретное время.

Если руководитель увидит несостыковки или ошибки, он может отклонить документ и направить его на доработку. Если же вопросов не возникнет — подписать юридически значимой электронной подписью и завершить задачу.

03

Стройте процессы под логику компании, а не под возможности системы

Сегодня бизнесу приходится перестраивать устоявшиеся процессы из-за изменений в логистических цепочках, смены поставщиков и других вызовов. Но сделать это быстро и удобно невозможно, если вы работаете в типовой «коробке».

"Первая Форма" — это гибкий конструктор, который настраивается под потребности вашей компании. Мы смоделируем бизнес-процессы с вашей логикой, поможем начать работу в системе и научим, как оперативно перестраивать ее самим, без участия программистов.

Мы не навязываем клиентам своё видение процессов.
Среди наших решений не найдется даже одинакового проектного управления или CRM. Пример — маршрут в CRM «Первой Формы» и компании клиента.

Статусы задач в маршруте CRM отмечены прямоугольниками разного цвета: синий — активная задача, серый — отклонена, зеленый — успешно завершена. Иконки на переходах показывают автоматизацию: здесь запросят подпись или обязательное заполнение параметров.

Связывайте данные между собой

Когда нужная информация разбросана по разным файлам и программам, работа идет дольше, а контролировать процессы становится сложнее. Чтобы увидеть целостную картину, приходится вытягивать данные из разных систем и сводить их вручную. Гораздо удобнее, если всё, что нужно знать о клиенте, документе
и ответственном сотруднике, находится в одной программе.

Сильно связанные данные помогают не терять контроль в долгих процессах,
где сменяются подрядчики или исполнители. А интеграции с другими системами и хранение всей информации в одном месте экономит время сотрудников.

«Первую Форму» можно интегрировать с любыми системами: 1С,
Контур Диадок, СПАРК, геосервисами, мессенджерами и так далее.

04

Затем можно перейти в паспорт проекта. Там содержится вся финансовая информация по клиенту и другие данные, необходимые для ведения проекта. Все операции прозрачны — легко понять, сколько средств потратили, а сколько удалось заработать.

Открывая в «Первой Форме» обычный договор, можно увидеть и другие связанные с ним документы — спецификации, проектную документацию, акты или проекты. Все собрано в одной задаче, искать в других сервисах не нужно.

Ниже в карточке договора представлены его параметры: тип, сумма, даты начала и окончания. Также можно скачать и изучить оригинал документа.

Из договора можно перейти в карточку клиента. Там будет показана вся информация о компании, контактные лица, ответственные сотрудники с нашей стороны, а также важные заметки о клиенте.

Обсуждайте вопросы там, где они возникают

Современная деловая культура подразумевает общение в мессенджере, видео- и аудио звонки, групповые встречи, фиксацию взаимодействий и работу с историей обсуждений. Для этого в компании должна быть создана единая коммуникационная среда. Если планировать и ставить задачи в одном приложении, а обсуждать их в другом — легко потерять часть поручений и оставить без внимания важные вопросы.

В «Первой Форме» все взаимодействие сотрудников проходит в одном пространстве. Руководитель видит, чем занимаются и что обсуждают все подразделения — даже те, что работают удаленно.

В «Первую Форму» можно дать ограниченный доступ и внешним пользователям. Партнеры и заказчики смогут просматривать документы, следить за ходом их согласования, оставлять заявки и обсуждать задачи непосредственно со своим менеджером, быстро достигая взаимопонимания. Это эффективнее, чем общаться по электронной почте или звонить по телефону.

05

Внутри ВКС можно провести голосование и зафиксировать решение в чате — всё автоматически сохранится. Также можно записать любой аудио или видеозвонок.

В ВКС можно собрать всю команду или пригласить сторонних пользователей по ссылке. Звонок легко модерировать с помощью списка участников: выбрать спикеров, включить демонстрацию экрана, просмотреть статистику выступлений и так далее.

Внутри «Первой Формы» можно позвонить человеку,
и он увидит уведомление на рабочем столе. Если
его веб-версия не активна, звонок отобразится
на смартфоне сотрудника.

В «Первой форме» можно вести обсуждение внутри задач или использовать мессенджер, доступный в веб-версии и мобильном приложении. Сотрудники могут создавать личные и групповые чаты, проводить звонки и видеоконференции.

Освободите сотрудников от привязки к компьютеру

Пандемия сильно изменила привычный формат работы. Теперь сотрудники не привязаны к офису и могут работать практически откуда угодно. Чтобы сделать коллег еще более мобильными, не привязывайте их работу
к компьютеру. Большинство задач, вроде согласования документов
или проведения собраний, сотрудник может выполнить со смартфона.

В мобильном приложении 1 F Mobile доступен весь функционал десктоп-версии. Приложение объединяет корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, а также участие в любых бизнес-процессах, настроенных в «Первой Форме».

Приложение работает на платформах iOS версий не ниже 13 и Android версий не ниже 5.1, доступно в Huawei AppGallery. По запросу мы можем брендировать приложение под вашу компанию.

06

По оценкам наших клиентов, 1 F Mobile экономит сотрудникам до трех часов рабочего времени. Теперь им, например, не нужно возвращаться в офис, чтобы внести в систему результаты встречи.

Сделайте CRM частью единой системы

Бизнес — это прежде всего клиенты. Когда менеджер по продажам обсуждает новую сделку, ему нужно знать о заказчике все. Не было ли у него задержек платежей, какие возникали вопросы, быстро ли помогла поддержка. Чем больше информации будет на руках, тем к более выгодной для компании договоренности он приведет клиента.

Чтобы оперативно найти нужные данные, CRM в компании должна быть развернута там же, где и остальные бизнес-процессы. Поэтому в «Первой Форме» CRM встроена в единое информационное пространство. Она интегрируется с согласованием коммерческих предложений и договоров, службой поддержки клиентов, корпоративной телефонией, электронной почтой и другими системами, важными для отдела продаж.

07

Так выглядит подробная задача из кабан-доски. В ней можно изменить статус задачи, провести звонок, посмотреть данные по встрече, контакты клиента, открыть карточку продажи или перейти на страницу клиента.

В карточке клиента содержится основная информация о компании, ее статус — клиента или партнера, а также имя закрепленного за ней сотрудника.

Ниже расположен блок взаимодействий: в нем содержатся все задачи, связанные с клиентом — звонки, встречи, заметки, счета, продажи и так далее.

В CRM, как и в других категориях системы, задачи можно отображать в виде таблиц, Диаграммы Ганта или канбан-доски. На этой доске показаны этапы продаж. В каждую задачу можно «провалиться» и изучить детальную информацию.

Отпуска всех сотрудников показаны на Диаграмме Ганта. Это помогает планировать отдых, отслеживая временные пересечения с коллегами.

Если сотрудник хочет получить справку, написать заявление на отпуск или запросить обучение за счет компании, он отправляет заявку через единое окно. Ее получит и рассмотрит специалист отдела кадров.

Так выглядит одобренная задача на обучение сотрудника, сформированная HR-специалистом. В ней указано образовательное учреждение, курс, его стоимость и период обучения.

Каждые полгода сотрудникам ставят цели по освоению новых компетенций. По итогам полугодия HR-специалисты оценивают прогресс и принимают решение о повышении его грейда.
От этого зависит пересмотр зарплаты.

Как этого достичь:

Мы поможем вам построить эффективные и удобные цифровые процессы