AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
SRM-система
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
Service Desk
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Диск
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
Диск
Service Desk
SRM-система
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Что такое BPM-система и зачем бизнесу её внедрять

Полезные статьи
Доступно рассказываем о корпоративной системе, в которой сами работаем и которую создаём.
Содержание


Понятие BPM-системы

Представьте рабочий стол типичного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы.

За день этот стол заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае — всё отправляют на почту. Тогда руководитель разгребает онлайн-завал.

BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
BPM-система — это ПО, которое берёт на себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk


Задачи BPM-системы

Регламентировать процесс, автоматизировать его и делать эффективнее

Например, раньше в компании «Трубзавод» не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось:

Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.
Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало.

Судя по отчёту, Николай работает 10-13 часов в день.

Делать работу прозрачной

В BPM-системе фиксируются ответственные лица и предельные сроки выполнения корпоративных задач. Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.

Экономить время на рутинных задачах

Иван работает в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю клиента, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры. Часть его обязанностей взяла на себя система.
BPM-система напоминает о звонке, хранит историю по клиенту в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.

Выполнять задачи личного ассистента

ВРМ-система не только напоминает о встречах и дедлайнах, но и отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.


Подсветить важное

Система действует проактивно — собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты.
На главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.

Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Посмотрите на отдел внедрения и технической поддержки.

Дашборд отдела внедрения
Дашборд техподдержки

Создать единое рабочее пространство

В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.

Меняться под внешние обстоятельства

В BPM-систему можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.


Что такое low-code и low-code BPM-cистема

ИТ-специалист «Трубзавода» сам смог поменять бизнес-процесс, потому что BPM-система была построена на low-code технологиях.
Low-code — это способ разработки с минимальным использованием кода. Пользователи могут самостоятельно перестраивать систему без помощи разработчиков или с их минимальным участием.
BPM-систему на low-code можно сравнить с детским конструктором: ваша задача собрать нужный функционал из готовых кубиков. А если нужного кубика нет, вы можете сделать его сами. Но обязательно в таком же формате кубика, чтобы обогатить конструктор.

Так устроена low-code BPM-система


Преимущества low-code BPM-системы перед готовым и самописным ПО

Можно вносить изменения в режиме «здесь и сейчас»

Условия, в которых живёт российский бизнес, постоянно меняются, и процессы тоже приходится перестраивать. Чтобы изменить коробочное решение, придётся привлекать команду разработчиков. А пока они будут кодить, остальные участники процесса погрузятся в неоцифрованный хаос. Внести изменения в BPM-систему намного проще.
К примеру, компания-ритейлер хочет отдать на аутсорс доставку заказов. В процессе доставки появятся новые этапы — «создать реестр заказов для подрядчика», «отправить реестр», «провести сверку». Добавить их с помощью low-code-инструментов сможет любой сотрудник без опыта IT, прошедший короткое обучение.

Сверху мы видим старый маршрут, а снизу – обновлённый

Подготовить новое корпоративное ИТ-решение можно за несколько дней

Не надо выбирать среду разработки, создавать прототип, заниматься анализом UX и так далее — всё это уже реализовано на low-code платформе.

Например, когда наши IT-специалисты оформляли отсрочки на Госуслугах, мы за три часа автоматизировали получение формы-подтверждения от работодателя.
У нас сотрудник создавал заявку, куда из его профиля «подтягивались» все необходимые данные. Затем формировался документ, который подписывали ЭЦП сразу в системе
Сотрудник автоматически получал готовую форму и загружал на Госуслуги, а отдел кадров мог заниматься другими задачами.

В других компаниях кадровики вручную заполняли форму для каждого сотрудника, затем в отдельной программе подписывали её при помощи ЭЦП.

Стандартные задачи можно решать с помощью готовых базовых модулей

Например, интегрировать систему с 1C или настроить чаты. А если надо настроить что-то специфическое, потребуется немного ручного кода — в основном SQL, LUA и JS.

Чтобы автоматизировать открытие новых магазинов «ВкусВилл», мы интегрировали «Первую Форму» с Яндекс. Картой, а затем перенесли туда все магазины сети.

Систему можно интегрировать с другими решениями

Процесс упрощает метод API — он позволяет внедрить в свой продукт функции от другого. У нашей BPM-системы есть набор готовых коннекторов, например, с 1С, Exchange Server, электронной почтой.

Если нет подходящего коннектора для интеграции с внешней системой, можно добавить собственные API-методы, в том числе используя LUA-скрипты для сложных автоматизаций.

Примеры таких интеграций — с Контур. Диадок, СПАРК, сервисами распознавания паспортов, геосервисами, мессенджерами.

У ВРМ-проекта относительно низкая стоимость

Поддерживать и развивать систему можно своими силами. В случае с «Первой Формой» достаточно сил сисадмина.

Многие компании заказывали у нас только первичное внедрение, а дальше развивали систему своими силами. В их числе «Спортмастер» и OBI.


Структура BPM-системы

BPM-система обычно включает следующие элементы:
  • административную панель управления;
  • ядро BPM-системы (BPM-движок);
  • пользовательский интерфейс процессов.
Давайте рассмотрим их по очереди.

Административная панель управления

Административная панель управления — это конфигурация, в которой настраиваются бизнес-процессы.
BPM-системы придерживаются событийно-ориентированной архитектуры (event-driven architecture, EDA). Она позволяет реагировать на изменения из различных источников. На эти возникающие события прописывается набор реакций.
Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Кадровик обновил данные в 1С, BPM-система отреагировала на это изменение. В учётной записи автоматически обновилась фамилия и создалась задача на подготовку нового адреса электронной почты.


В «Первой Форме» уже есть широкий набор событий. Если чего-то не хватает, это можно дописать при помощи low-code технологии.

В «Спортмастере» мы привязали выдачу и отзыв электронной подписи к смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создает задачи на получение ЭП, а при увольнении аннулирует подпись
Больше об автоматизации выдачи подписей для внутреннего ЭДО

Моделирование бизнес-процессов происходит в графическом редакторе. В некоторых BPM-системах применяется язык моделирования BPMN 2.0.


Пример такой схемы из Wikipedia. Wikimedia Commons / Author: Inikainika
В «Первой Форме» используется более простая модель конечного автомата (Finite-state machine, FSM).
Каждый процесс представлен как последовательность статусов и переходов между ними — это называется маршрутом. Он отображается в виде схем, понятных даже без технической подготовки.

Многие настройки на маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.

Для индивидуальных решений придётся немного кодить, но это тоже решается быстро. Мы, например, проводим соответствующее обучение за две недели.

Ядро BPM-системы

Ядро BPM-системы (BPM-движок) — это элемент, который заставляет бизнес-процессы работать по этой конфигурации: запускает их, отслеживает стадии выполнения, осуществляет переходы между этапами.
Разберём эти понятия на бытовом примере. Допустим, конфигурация — это рецепт. Если следовать ему, выйдет вкусное блюдо. А сковорода и кастрюля — это BPM-движок, без них готовить не получится.

Пользовательский интерфейс процессов

Пользовательский интерфейс процессов (User Interface for processes, UI for processes) — это способ общения между людьми и BPM-системой.
Согласно рекомендациям по проектированию, пользовательский интерфейс должен быть:
  • интуитивно понятный, с легко узнаваемыми элементами дизайна;
  • одинаково удобный во всех вариантах — и десктоп, и приложение;
  • с быстрой реакцией на действия пользователя и информативной обратной связью;
  • с ощущением, что всё необходимое уже под рукой.
Вот пример для информативной обратной связи: если пользователь скопировал номер задачи, в нижней части экрана на несколько секунд появится уведомление «Скопировано»
В «Первой Форме» есть несколько вариантов пользовательских интерфейсов: веб-версия, десктоп и мобильное приложение.
CRM в вебе и мобильном приложении 1F Mobile


BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать

Все три системы помогают бизнесу, но относятся к разным классам и применяются для разных целей.

СRM-система

СRM-система автоматизирует только работу отделов, связанных с продажами и клиентами. Других бизнес-процессов она не касается.
В CRM-системе сотрудники могут получить полную информацию о клиенте, обработать заявку из любого источника, отправить рассылку об акции, а руководители — проверить KPI отдела и его загруженность.
Доработать готовую CRM-систему «под себя» силами вендора — трудно и дорого.

ERP-система

ERP-система — это идеальное ПО для планирования ресурсов на производстве. Оно помогает ответить на вопросы: «Сколько продукции должно быть выпущено, когда и что для этого нужно?». А ещё учитывает все финансовые транзакции и показывает реальное положение дел в компании.
В ERP-системе смотрят, сколько сырья ещё надо заказать, как много свободного места осталось на складе, как изменилась себестоимость готового продукта.
В ERP-систему входят разные модули, независимые друг от друга:
  • финансы — казначейство, бюджетирование, финконтроль и учёт всех транзакций;
  • производство — организация и управление качеством;
  • управление активами компании;
  • контроль сбыта и логистики;
  • управление поставками и складскими операциями.
Внедрение ERP-системы — дорогостоящий процесс, занимающий от полугода до трёх лет. Его можно сравнить с мечтой об идеальном браке: «чтобы один раз и на всю жизнь». Любые изменения и доработки проходят как второе внедрение.

BPM-система

BPM-система автоматизирует сквозные бизнес-процессы в компании, то есть те, где задействованы разные отделы.
К таким процессам относятся:
BPM-система подойдёт компании из любой отрасли, интегрируется с другими IT-продуктами — от 1С до геосервисов, а также создает единое цифровое пространство для сотрудников.
Им не придётся работать сразу в нескольких системах, а рутинные операции будут автоматизированы.


С чего начинать цифровизацию бизнеса

Теперь преимущества автоматизации и устройство BPM-системы понятны. Остаётся последний вопрос — как оцифровать бизнес.

Не автоматизируйте бизнес-процессы, по которым не работаете

Если сотрудники игнорируют регламенты, то после автоматизации тоже найдут способ работать по-своему. Так, как им удобно.
Например, компания автоматизировала продажи. Нужно было строго соблюдать правила: одинаково заполнять карточки клиентов, вносить итоги каждой сделки, даже проигранной. Менеджеры правилам не следовали и система превратилась в Excel-таблицу. Нельзя было отследить конверсию, проанализировать этапы сделок, понять, почему приходят отказы.

Начните с того, что у вас «болит»

Нет универсального совета, что начать обязательно стоит с СЭД или CRM. В 2016 году «Сколково» внедрили «Первую Форму» исключительно для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А три года спустя создали мобильное приложение SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра. Стартовали с Международной Гимназии, потом подключили жилые кварталы и Технопарк.
Мобильное приложение SkolCity: блок для тех, кто работает в Сколково
Можно выбрать и другой вариант — автоматизировать отдельные бизнес-процессы. Например, только согласование платежей или открытие новых торговых точек.

Найдите подходящую платформу и получите консультацию

Будет ли конкретное ПО решать ваши задачи станет ясно после презентации платформы и встречи со специалистом компании. Мы показываем систему на реальных площадках, а затем проводим консультацию с бизнес-аналитиком.
Допустим, вы вели всё в отдельных табличках Excel, а теперь хотите единую систему. Бизнес-аналитик расскажет, с чего лучше начать, соберёт функциональные требования для будущего решения, а если нужно — даст советы по организации процесса.
Итогом станет подробное коммерческое предложение по лицензиям, внедрению, техподдержке и обучению — с описанием доступных вариантов, указанием стоимости и сроков.

Соберите проектную команду

В проектную команду обычно входят:
  • руководитель проекта (РП);
  • функциональные заказчики;
  • технические специалисты.
Например, если вы обсуждаете проверку договоров, на встрече с интегратором должны быть юристы, руководитель проекта и технический директор.
Руководитель проекта максимально вовлекается в процесс на всех этапах внедрения. Он должен взять на себя организационные вопросы, тестирование группой сотрудников, контроль сроков, общение с коллегами и интегратором.
Функциональные заказчики глубоко понимают бизнес-процессы. Они рассказывают о том, как сейчас выстроена работа в их подразделении, делятся проблемами и своим видением их решения.
Технические специалисты решают с командой интегратора практически вопросы, например, где на сервере развернуть систему Обычно в этой роли выступают сисадмины, обслуживающие сервера, админы смежных систем, ответственные за телефонию или почту.
Руководителю важно понимать, что участники проектной команды на какое-то время могут «просесть» в эффективности по личным показателям. Внедрение новой системы требует времени и сил, но стоит вложенных ресурсов.

Внедрите решение

На этапе внедрения вы снова встречаетесь с бизнес-аналитиком. Он проводит более подробное интервью, изучает все имеющиеся данные и составляет ТЗ для отдела внедрения.
После события могут развиваться по двум сценариям — по Waterfall, водопадной модели разработки, или Agile, итеративной модели, когда работа над проектом разбита на короткие циклы. Это самый длинный этап внедрения в проекте и самый короткий в статье. В разных компаниях он проходит по-разному, просто готовьтесь, что он точно займёт пару месяцев.

Пресекайте саботаж, но разрешите критику

Люди не любят новое, поэтому будьте готовы к сопротивлению. Показывайте личный пример, соберите команду единомышленников из самых мотивированных коллег, определите переходный период с конкретными сроками.

Поощряйте дельные комментарии и предложения. Например, если коллега предложил упростить оформление заявки на доставку, доработайте несколько полей в шаблоне своими силами. Благодаря low-code процесс не займёт много времени, а команде будет приятно, что вы к ним прислушались.


Сколько стоит внедрение BPM-системы

Стоимость внедрения складывается из нескольких частей. Обычно это выглядит так:
  • пользовательские лицензии;
  • работы по внедрению;
  • дополнительные опции — разработка уникального функционала «на заказ», разработка мобильного приложения, техподдержка.
Сумма рассчитывается индивидуально, в зависимости от потребностей вашего бизнеса и сложности настраиваемых процессов.


Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей

«ВкусВилл»: с 2018 года быстро открывают магазины с помощью автоматизированной платформы с интерактивной картой

OBI: автоматизировали работу пяти отделов и свели ошибки до 0,1%

СК УРАЛСИБ Страхование: ускорили согласование документов на 20% и настроили электронный архив с ролевым доступом

«Спортмастер»: автоматизировали работу с поручениями из центрального офиса в филиалы и магазины по всей стране

Международная гимназия «Сколково»: приложение для родителей и педагогов с удобными цифровыми сервисами

«Световые Технологии»: автоматизация 60+ процессов компании в «Первой Форме»

Мясокомбинаты: освободили от бумажных документов и ускорили согласования на 30%