HRM-система (Human Resource Management) — это комплексное решение для управления персоналом. Оно создаёт единое пространство для взаимодействия сотрудников, руководителей и отдела кадров, что позволяет оптимизировать HR-процессы: найм и увольнение, обучение и развитие, кадровый документооборот и многое другое.
HRM-система позволяет менеджерам по работе с персоналом тратить меньше времени на рутинные задачи. Например, когда компания активно растёт, HR-отдел будет постоянно отвечать на вопросы новичков, помогать им с онбордингом, собирать обратную связь. При этом им всё ещё нужно проводить собеседования, готовить документы и выполнять другие задачи.
Если перевести эти процессы в автоматизированную систему, освободится время для более важного, например, стратегического планирования.
Давайте рассмотрим, что такое HRM, какие функции выполняет этот инструмент и какую пользу бизнесу может принести такое решение на базе BPM-системы.
Что такое HRM-система и почему это важно для вашей компании
Многие называют это решение «CRM для HR-задач», но это не совсем правильно. HRM, или управление человеческими ресурсами, это комплексная дисциплина, которая охватывает все аспекты взаимодействия с персоналом.
Ещё можно встретить термин Human Capital Management (HCM) — управление человеческим капиталом, он схож по смыслу с HRM.
Такое решение охватывает привлечение, управление выплатами, выдачу льгот, обучение и развитие карьеры сотрудников. От эффективного управления персоналом зависит не только атмосфера в команде, но и общая производительность компании.
В «Первой Форме» много функций для автоматизации HCM
В системе можно контролировать поиск сотрудников, проводить оценки, отслеживать KPI и оптимизировать другие процессы.
Узнать больше о HCM на базе BPMS
Основные функции HRM-системы
- Найм сотрудников. Автоматизированная система помогает HR-специалистам фиксировать требования к кандидатам, вести базу резюме, согласовывать кандидатов с заказчиками и вести их по процессу трудоустройства. Рекрутеры ничего не забудут — все даты и детали будут собраны в одном месте.
- Адаптация новых сотрудников. Исследование «КОРУС Консалтинг» показывает, что 57% российских компаний теряют деньги на адаптации персонала. Без хорошо организованного онбординга 18% дорогостоящих специалистов уйдут из компании раньше, чем закончится испытательный срок. А бизнесу снова и снова придётся тратить сотни тысяч на попытки закрыть вакансии и победить текучку.
- Кадровые процессы. HRM-система позволяет хранить и вовремя обновлять полную информацию по сотрудникам. Например, если кто-то из сотрудниц выйдет замуж, кадровику будет достаточно внести изменение в 1С, а HRM-решение само примет новые данные и обновит их в личном кабинете. Ничего вводить по два раза не нужно.
- Обучение и профессиональное развитие. Представим, что у нас есть менеджер по продажам Иван, который хочет вырасти до руководителя отдела. В системе HR-специалист формирует его план развития, куда входят тренинги по управлению, переговорам и другим навыкам. Иван проходит обучение, его результаты фиксируются и оцениваются по росту личных продаж и продаж отдела. Все данные остаются в системе, где их можно проанализировать, а затем принять решение о повышении.
- Укрепление корпоративной культуры. HRM-система позволяет повысить прозрачность и доверие, вовлечь сотрудников из разных офисов в выполнение общих целей, сфокусировать их на развитии, обучении и коммуникации. Это снижает текучку кадров и позволяет удержать дорогостоящих специалистов.
Кадровый документооборот (КЭДО) в HRM-системе
В HRM-системе можно автоматизировать кадровый документооборот (КЭДО). Решение будет само управлять кадровыми документами в компании: согласованием, структурированным хранением и архивацией всех видов документов от учёта личного состава до бухгалтерских отчётов о трудозатратах.
Ключевые функции HRM-систем в организации КЭДО:
- Автоматизация документооборота. HRM-системы помогают минимизировать ручной труд за счёт инструментов для автоматического создания, распределения и управления кадровой документацией. В «Первой Форме» можно настроить шаблоны для разных типов документов и автоматическое формирование печатных форм.
- Централизованное управление данными. Все документы хранятся в едином архиве, доступ к которому можно гибко настроить.
- Ускорение процессов. Благодаря автоматизации существенно сокращаются временные затраты на рутинные операции, например, на подготовку и согласование договоров или отпусков.
«Первая Форма» уже давно автоматизирует ЭДО и КЭДО
Мы можем индивидуально настроить матрицы согласования, использование ЭП, шаблоны документов со своими маршрутами жизненного цикла.
Узнать больше
BPM-система и её роль в автоматизации HRM
BPMS или система управления бизнес-процессами — это ПО, которое берёт на себя управление всеми бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk.
BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
В HRM это может касаться процессов найма, оценки, обучения и многого другого. Кроме того, такое решение позволяет избавиться от зоопарка систем. HR-специалистам не нужно переключаться между 1С, общим рабочим пространством и чатами с сотрудниками, в BPMS всё под рукой.
Преимущества BPMS
- Стандартизация кадровых процессов. BPM-система помогает стандартизировать все процессы управления персоналом. Это означает, что каждое действие, от рекрутинга до увольнения, будет выполняться последовательно и без лишних затрат времени.
Наш партнёр HeadWord настроил на базе «Первой Формы» полноценную HCM-систему с автоматизированным подбором. В зависимости от отдела, который отправил заявку на поиск, система сама привлекает согласующих, отправляет кандидату приглашение на собеседование, запрашивает документы и выполняет другие действия.
- Повышение эффективности HR-отдела. Автоматизация рутинных задач позволяет сотрудникам HR-отдела сосредоточиться на более важных и стратегически значимых задачах.
У нас в компании сотрудники не сидят под дверью HR или руководителя, чтобы подписать заявление на отпуск
Достаточно заполнить форму в системе, и она сама создаст задачи для отдела кадров и направит заявление на подпись. А отдел по работе с персоналом тем временем может разрабатывать программы стажировок и улучшать регламенты.
- Улучшенный мониторинг и аналитика для руководителя отдела. BPM-системы можно интегрировать с аналитическими инструментами. Они позволяют всегда быть в курсе эффективности рабочих процессов и принимать решения на основе данных.
Для себя мы настроили полноценное рабочее место HR-специалиста
У нашей HR-команды есть ТАРМ с дашбордами, с помощью которых она планирует потенциальные затраты на мероприятия, развитие сотрудников и другое.
Рассказали об этом в другой статье
- Мониторинг KPI персонала. BPM-платформа может автоматически собирать данные о результативности каждого сотрудника. Это позволяет HR-менеджерам и руководителям объективнее оценивать нагрузку и принимать решения о найме новых специалистов.
Такой проект мы реализовали для ДРТ (бывшего Deloitte)
Мы настроили в системе букинг исполнителей на долгосрочные проекты. Менеджеры могут оценить пересекающиеся бронирования с помощью отчёта и сформировать заявку на подбор нужного специалиста.
Подробности описали в кейсе
- Снижение ошибок кадрового документооборота. Минимизация человеческого фактора в вопросах, требующих высокой точности (например, расчёт заработной платы и других выплат), способствует снижению ошибок и соответствующих финансовых потерь.
Работу с вычислениями можно делегировать системе
Для себя в «Первой Форме» мы настроили формулы расчёта заработной платы в зависимости от графика, мотивации и фактических результатов сотрудника. Система сама рассчитывает, сколько человек получит в этом месяце, и формирует детальный индивидуальный отчёт, который сотрудник может посмотреть в личном кабинете.
Вот статья со всеми деталями
Критерии выбора HRM-системы
Выбор системы для автоматизации процессов управления персоналом должен зависеть от потребностей и особенностей вашего бизнеса. Мы рекомендуем собирать требования с непосредственных пользователей — HR-команды. После этого можно оценить решение по нескольким критериям:
Как применяют HRM-системы в крупных компаниях
Бизнесу не всегда бывает достаточно классической HCM-системы. Например, если у вас много филиалов или дочерних компаний, кадровые процессы в которых отличаются друг от друга, нужно гибкое решение. Предлагаем прочитать два кейса компаний из разных отраслей, которые автоматизировали HR и кадровые процессы на базе BPMS «Первая Форма».
Ресторанный холдинг: автоматизация КЭДО
Наш клиент уже много лет развивает крупную сеть ресторанов с точками по всей России. Когда клиент пришёл к нам, кадровые процессы были не до конца автоматизированы.
Например, утверждать все детали по командировкам в Москву приходилось в долгой беседе с секретарём. На то, чтобы заполнить обходной лист и собрать подписи в случае увольнения, и вовсе уходили дни — ответственные, чаще всего, жили в других городах.
Мы автоматизировали эти процессы в «Первой Форме»:
- Теперь, чтобы оформить командировку, сотруднику нужно лишь заполнить заявку в системе и указать все детали. Долгие переписки больше не нужны.
- Сотрудники со всех городов работают в единой системе. В случае увольнения она сама ставит ответственным задачи на подписи и следит за сроками. Благодаря этому процесс увольнения проходит без лишнего стресса.
«Спортмастер»: портал для сбора и обработки заявок сотрудников
Магазины «Спортмастер» есть во всех городах России, суммарно в них работают тысячи человек. Каждый день они заказывают справки, оформляют командировки, отпуска или больничные, запрашивают новую технику и многое другое. Обработка этих заявок тратила много трудовых ресурсов.
Мы настроили на базе «Первой Формы» единый портал, с которого сотрудник может подать заявку в нужную службу. В системе более 650 кнопок, с помощью которых можно максимально чётко сформулировать запрос. Статус заявки, срок выполнения и контакты ответственного тоже можно посмотреть на портале.
В результате команда «Спортмастера» увеличила скорость обработки заявок в 2 раза — с 41 до 19 минут.
FAQ: часто задаваемые вопросы о внедрении HCM-системы
Сколько времени занимает процесс внедрения HRM/HCM?
Внедрение такого решения на базе BPM-системы в среднем занимает от 3 до 9 месяцев. Хорошая новость в том, что все стартовые затраты компенсируются простотой последующего обслуживания. Если вам нужно будет что-то настроить, с этим справится даже аналитик без знания программирования.
Можно ли интегрировать HPM-систему с другими IT-системами компании?
Да, одна из основных преимуществ HR-систем на базе BPMS — это способность к интеграции с другими решениями: учётными системами, сервисами подбора персонала и многим другим.
У «Первой Формы» для этого есть большой набор API-методов, которые позволяют связать систему со сторонними решениями. А в случае необходимости вы сможете написать кастомный метод.
Как можно измерять ROI от внедрения HRM-системы?
ROI можно оценить через ряд показателей, таких как:
- сокращение времени на HR-процессы;
- уменьшение ошибок и затрат;
- увеличение продуктивности персонала;
- улучшение качества данных для принятия решений.
Также следует учитывать менее очевидные преимущества, например, повышение удовлетворенности работой и снижение текучести кадров.
Что делать, если потребности компании изменятся после внедрения BPM-системы?
Вы сможете самостоятельно обновить уже настроенные процессы или автоматизировать новые. С этим вам помогут low-code конструктор и язык SMART-скриптов.
