Проектная деятельность промышленных предприятий охватывает разные направления: от выпуска продукции и вывода новых позиций на рынок до модернизации и ремонта оборудования. При этом в любом проекте, как техническом, так и инвестиционном, необходимо планировать задачи, распределять ресурсы, контролировать сроки и маржинальность.
Чтобы делать это эффективно, предприятия внедряют специализированные информационные системы управления проектами (ИСУП). В этой статье рассказали, как такие решения помогают учесть все специфические черты этой сферы и на что обратить внимание при выборе ПО.
Чтобы делать это эффективно, предприятия внедряют специализированные информационные системы управления проектами (ИСУП). В этой статье рассказали, как такие решения помогают учесть все специфические черты этой сферы и на что обратить внимание при выборе ПО.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы». Реализует проекты с промышленными компаниями.
Содержание
- Особенности проектов в промышленности
- Риски в проектной деятельности крупных производств
- Как построить эффективный менеджмент производственных проектов
- Обзор «Первой Формы» для управления проектами в промышленном секторе
- Как реализовать весь жизненный цикл промышленного проекта в BPM-системе
- Как промышленные предприятия управляют проектами в BPM-системе: кейсы
- Итоги: какую пользу ИСУП принесёт промышленному предприятию
- FAQ
Особенности проектов в промышленности
Промышленные проекты отличаются высокой сложностью процессов при разработке, производстве и выпуске продукции, значительными финансовыми вложениями, а также жёсткими временными и ресурсными ограничениями. Среди их особенностей также можно выделить:
Разнообразие типов проектов. В промышленности реализуются:
- инвестиционные проекты по расширению производственных мощностей;
- инновационные проекты по разработке новых технологий или продуктов;
- проекты развития и оптимизации существующих процессов;
- экономические проекты по оптимизации и снижению затрат;
- контрактные проекты для внешних заказчиков;
- проекты строительства или модернизации существующих объектов;
- проекты автоматизации производственных линий;
- проекты по повышению качества продукции и внедрению систем контроля;
- исследовательские и опытно-конструкторские проекты.
Каждый из них требует специфического подхода к управлению.
Регламенты и стандарты. Промышленные предприятия обычно работают в строгих рамках отраслевых стандартов, норм безопасности и экологических требований.
Например, на реализацию проектов влияют ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» и ФЗ «О техническом регулировании». Они регламентируют процессы разработки и правила работы над новой продукцией, и их нужно учитывать при планировании и исполнении.
Длительные сроки. Промышленные инициативы, например, разработка новой линейки товаров вместе с её продвижением, часто охватывают много этапов: закупки, согласования, разработку и проверку техники безопасности, тест готовых изделий и так далее.
Например, выпуск на рынок новой модели кроссовок занимает в среднем от полугода до 18 месяцев: от месяца на разработку концепта, около трёх месяцев на создание прототипа и подбор материалов, месяц на пилотное производство и полгода на полноценный выпуск. При этом нужно учитывать сезонный спрос — линейка летних кроссовок должна быть готова уже в апреле, а не к концу августа.
Высокую стоимость ошибок. В промышленности неверное решение может обернуться потерей вложений и потенциальными рисками для безопасности людей и окружающей среды. При управлении такими проектами важны тщательное планирование, постоянный контроль и быстрая реакция на изменения.
Риски в проектной деятельности крупных производств
В процессе работы над промышленными проектами менеджер сталкивается со множеством рисков. Рассмотрим их подробнее:
Несистемное управление ресурсами. Без эффективной системы управления могут возникнуть перетраты бюджета, перегрузка исполнителей и оборудования. Неполная загрузка производственных мощностей же может вызвать рост себестоимости товаров за счёт увеличенных сроков.
Сложности с поставками от подрядчиков. Перебои в поставках могут вызвать простои, из-за чего себестоимость продукции вырастет в несколько раз. Это вынуждает производителей либо поднимать цены, рискуя потерять клиентов, либо снижать маржу. Например, в 2022 году из-за этой проблемы завод КамАЗ мог сократить производство на 40%, на неполный рабочий день рисковали перейти 15 тыс. работников.
Неопределённость. Промышленные проекты часто реализуются в условиях изменения рыночной конъюнктуры, колебания цен на сырьё, новых регуляторных требований. Например, усиление мер безопасности часто требует дополнительных затрат на НИОКР и модернизацию производственных помещений, а это останавливает проектную деятельность.
Согласно обзору Банка России, изменения цен влияют и на инвестиции в модернизацию производства. Каждое второе предприятие в стране в 2023 году работало на пределе своих возможностей, а 70% работали на устаревшем оборудовании без возможности его сменить. Этот фактор нужно учитывать в стратегическом планировании.
Сложности в коммуникации. В промышленных проектах работают сотрудники из разных областей: специалисты по документообороту, юристы, дизайнеры, технологи производства, рабочие, бухгалтеры. Часто они распределены по всей стране, одни работают в офисах, другие в цехах, и нужно наладить между ними стабильную связь.
Представим ситуацию: производитель собирается выпустить на рынок новую линейку кроссовок из экологических материалов. Но возникают проблемы из-за плохой коммуникации между отделами R&D, производства, маркетинга и продаж:
- R&D разрабатывает подошву, не учитывая ограничения оборудования.
- Отдел закупок заключает контракты на поставку материалов, неподходящих для предполагаемых условий.
- Маркетинг запускает преждевременную рекламную кампанию.
В результате проект задерживается, бюджет превышается, а компания сталкивается с ограниченной географией продаж и репутационными рисками.
Работа с большими объёмами данных. Промышленные проекты генерируют огромное количество информации: данные о производительности оборудования, качестве продукции и расходе сырья. Её нужно оперативно собирать и анализировать, иначе возникнут задержки в принятии важных решений, что может негативно сказаться на конкурентоспособности предприятия.
Как построить эффективный менеджмент производственных проектов
Выбираем методологию
Для управления промышленными проектами можно использовать различные популярные методологии. Они содержат практики и инструменты для контроля выполнения задач и предотвращения рисков. Рассмотрим самые популярные методологии для сферы промышленности.
Управляйте промышленными проектами в «Первой Форме»
Планируйте этапы и задачи на интерактивной диаграмме Ганта, создавайте технические задания, отслеживайте эффективность сотрудников.
Изучить подробнее
Выбираем систему управления проектами
Часто в промышленных компаниях подразделения используют разные программы, которые подходят для управления именно их частью процессов. При этом интеграция между ними настраивается очень сложно. Из-за этого согласования затягиваются, данные путаются, возникают проблемы с безопасностью. Чтобы этого избежать, нужна информационная система управления проектами (ИСУП) — специализированное ПО для планирования, контроля ресурсов и управления рисками.
По данным опросов, в последние пять лет только 47% предприятий по всему миру начали использовать такие системы в работе. Остальные до сих пор управляют проектами вручную — сводят данные из разрозненных таблиц, переносят между решениями сотни задач.
ИСУП позволяет менеджерам проектов:
Оптимизировать трудозатраты. ИСУП берёт на себя рутинные процессы, например, отправку уведомлений и контроль сроков. Освободившееся время можно потратить на стратегические задачи.
Лучше контролировать ресурсы. В ИСУП менеджер проекта задаёт ограничения и приоритеты при распределении ресурсов. Система сама контролирует фактические показатели и сигнализирует о перетрате.
Наладить коммуникацию. Руководители, исполнители на местах, подрядчики и топ-менеджеры будут общаться и обмениваться документами в единой системе.
Повысить прозрачность. В системе можно отслеживать статус проекта в реальном времени. Так руководитель может быстро реагировать на чрезвычайные ситуации и не тратить время на долгие переписки с командой.
Вести планы по реализации проектов. Календарный план-график, очерёдность выполнения этапов и зависимость задач друг от друга и можно отслеживать на диаграмме Ганта. Кроме того, менеджер проекта сможет наглядно увидеть отклонения от плана и внести корректировки в процессы.
Обзор «Первой Формы» — системы для управления проектами в промышленном секторе
«Первая Форма» — российская BPM-система, которая в 2023 году стала лидером рынка low-code платформ. Решение позволяет автоматизировать документооборот, управление продажами, HR-процессы, проектное управление по любой методологии и с учётом промышленной специфики. Так, пользователи могут:
- объединять сотрудников в офисе, работников производства, подрядчиков и экспертов и налаживать между ними контакт;
- вести проекты разной специфики — например, разрабатывать продукты или расширять производство;
- управлять долгосрочными проектами, которые охватывают тысячи задач;
- анализировать и оценивать результативность проектов;
- учитывать нормативные требования и регламенты безопасности при контроле ресурсов;
- подключать к задачам выездных сотрудников и работников на местах с помощью мобильного приложения.
Как реализовать жизненный цикл промышленного проекта в BPM-системе
В «Первой Форме» можно управлять всеми основными и промежуточными этапами проекта, а также выполнять непосредственные проектные задачи. Давайте разберёмся подробнее:
- Запуск. В системе настраивается структура проекта с распределением ответственности, формируется интерактивный паспорт и автоматически заполняется его данными из договоров и спецификаций.
- Планирование. В системе есть полнофункциональный проектный редактор, аналогичный MS Project. Он позволяет подбирать исполнителей и распределять задачи для них с учётом производственного календаря, устанавливать ключевые показатели и их зависимости, фиксировать контрольные точки. Для проектов можно задать шаблоны с преднастроенными этапами, задачами, нормативными сроками и ответственными ролями.
- Исполнение. Проектные задачи можно выполнять непосредственно в системе, без перехода в сторонние решения. В ней можно автоматизировать подготовку проектной документации в соответствии с регламентами и совместно работать над документами во встроенном редакторе, вести базу знаний, согласовывать изменения с помощью ПЭП, УКЭП или УНЭП. Файлы хранятся в самих задачах, а также можно организовать личные или публичные папки с документами на встроенном корпоративном Диске. На нём каждому пользователю доступно 5 Гб свободного пространства.
- Завершение и оценка результатов. Все данные о ходе проекта хранятся в системе. Из них она может формировать сводные отчёты для план-фактного анализа, прогнозирования ресурсных трат, выявления «узких горлышек» в процессах.
Как контролировать оборудование и управлять закупками для производственного проекта
Так как «Первая Форма» — это комплексная система, в ней можно настроить сквозные бизнес-процессы с привлечением других отделов. В частности, можно автоматизировать управление закупками.
С помощью интеграции с ERP-системами, решениями для управления складом и любыми другими системами менеджер может отслеживать эффективность производственной линии и контролировать сырьевую базу на единой платформе.
Также в системе можно настроить полноценную SRM. Она позволит запускать и контролировать тендерные процедуры любой сложности, а благодаря интеграции с Контур. Фокус в базе будут только надёжные проверенные поставщики. Общаться и обмениваться документами с ними можно в личном кабинете.
Как управлять ключевыми датами, трудозатратами и маржинальностью проекта в промышленности
В «Первой Форме» есть множество инструментов для управления ресурсами без перетрат и простоев. Система позволяет:
- создавать и согласовывать финансовые паспорта;
- утверждать платёжные календари;
- контролировать риски по отдельным производственным проектам и портфелю с помощью «светофора»;
- фиксировать фактические трудозатраты в табелях и автоматически учитывать их в паспорте проекта;
- контролировать маржинальность на всех этапах проекта;
- рассылать проектной команде автоматические напоминания о ключевых событиях.
Как управлять командой и взаимодействовать с подрядчиками и инвесторами
В производственные проекты часто вовлечено много участников: юристов, менеджеров, супервизоров и работников на местах. В «Первой Форме» все они смогут:
- общаться в защищённых чатах, задачах и через встроенный почтовый клиент;
- проводить совещания во внутренней видеоконференцсвязи, указывать повестку и создавать протоколы с помощью искусственного интеллекта;
- приглашать инвесторов на встречи по защищённым ссылкам;
- обмениваться документами с помощью СБИС и Контур. Диадок;
- бронировать время под задачи во встроенном календаре вручную или с помощью SMART-автоматизации;
- публиковать новости на корпоративном портале;
- организовывать проверки и фиксировать результаты во встроенных чек-листах.
Онлайн-контроль показателей производственного проекта
Как мы уже упоминали, система аккумулирует данные проекта и формирует из них отчёты. Она также позволяет:
- запрашивать статусы и составлять репортинги для руководителя;
- получать регулярные сводки по портфелю проектов;
- отправлять отчёты топ-менеджерам в любом формате;
- визуализировать данные на дашбордах в виде таблиц, диаграмм и счётчиков.
Мобильное рабочее место для сотрудников производств
Мобильное приложение «Первой Формы» полностью повторяет веб-версию по функциональности. Через смартфон рабочие могут получать поручения, общаться в комментариях к задачах и чатах и фиксировать трудозатраты, заполнять чек-листы, отчитываться по состоянию оборудования.
В приложении также есть личный кабинет сотрудника. В нём отражаются зарплатные начисления, KPI и статусы по обращениям в корпоративные службы. В приложении сотрудник может запросить справку, сообщить о больничном, оформить отпуск. База знаний по проекту и рабочие инструкции тоже всегда будут под рукой.
Как промышленные предприятия управляют проектами в BPM-системе: кейсы
Крупные компании сферы промышленности используют «Первую Форму» для автоматизации процессов разных отделов. Внедрение системы направлено на повышение общей эффективности, создание сквозной аналитики и унификацию — компаниям не нужно внедрять разрозненные решения, они платят за один продукт.
Рассмотрим несколько примеров использования системы.
Автоматизация управления производством компании «Световые Технологии»
Изначально компания автоматизировала только работу с обращениями в IT-отдел: систематизацию запросов, распределение обращений по исполнителям, контроль статуса заявки. Затем в систему оценили и решили внедрить все остальные отделы.
Сегодня в «Первой Форме» команда «Световых Технологий»:
- готовит и согласовывает договоры менее, чем за неделю;
- управляет HR-процессами: приёмом, обучением, увольнениями, оформлением отпусков и больничных;
- координирует работу инженеров на производстве;
- управляет бюджетами и заявками на закупки и многое другое.
Упростили разработку новых изделий для производителя стройматериалов
У компании-производителя стройматериалов не было NPD (New Product Development) — системы разработки новых изделий. Все этапы работ — от заявки на разработку новой детали до её изготовления — обсуждали и согласовывали в разных решениях, что тормозило процесс вывода новой продукции.
Переход на единую ВРМ-систему помог компании:
- ускорить процесс создания и согласования заявок на разработку деталей;
- структурировать и упростить работу сотрудников, от сравнения предложений поставщиков до составления плана проекта и контроля его реализации;
- централизовать хранение данных.
Итоги: какую пользу ИСУП принесёт промышленному предприятию
Управление проектами в промышленности — это сложный и рискованный процесс, который требует специализированных цифровых инструментов и правильно подобранной ИСУП. Благодаря ей промышленные компании могут:
- предотвращать чрезвычайные ситуации и оперативно разрабатывать корректирующие меры;
- обмениваться документами с контрагентами;
- планировать проект и выполнять задачи в едином решении;
- объединять всех участников без сторонних мессенджеров;
- увеличивать маржинальность проектов.
Работая в ИСУП, вы сможете учесть требования всех заинтересованных сторон, включая регулирующие органы и конечных пользователей. Система поможет проанализировать ход проекта, отследить риски и вовремя на них отреагировать, реализовать все этапы, не отклоняясь от критического пути.
Планируйте промышленные проекты и управляйте ресурсами в специализированном решении «Первая Форма»
Попробовать
FAQ
Как выбрать подходящую ИСУП для промышленного предприятия?
При выборе ИСУП стоит обратить внимание на несколько важных критериев. Для удобства мы собрали их в таблицу с описаниями, её можно использовать как чек-лист.
Какую пользу получат участники проекта от ИСУП?
Главный инженер:
- проконтролирует достижение целевых показателей;
- получит регламентированные отчёты в удобном ему формате;
- согласует документы и подпишет их интегрированной УКЭП.
Руководитель отдела и менеджер проекта будут:
- планировать этапы, ставить задачи и отслеживать сроки;
- контролировать расход бюджетов и ресурсов без простоев;
- координировать участников проекта.
Директора и инвесторы смогут:
- контролировать показатели по портфелю проектов;
- анализировать результаты;
- получать сводные отчёты по финансовым показателям.
Как решение поможет наладить контакт между сотрудниками в офисе и на производстве?
Одна из возможностей платформы — формирование типовых автоматизированных рабочих мест. У офисных и удалённых сотрудников будет доступ к функциям, процессам и разделам, которые им нужны для выполнения задач. При этом система сама проконтролирует, чтобы сотрудник не сбился с процесса.
Каким требованиям должны соответствовать ИСУП для промышленности?
Стандартно все ИСУП должны соответствовать требованиям, указанным в следующих документах:
- ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» для обеспечения конфиденциальности;
- рекомендации ФСТЭК России по защите информации от несанкционированного доступа;
- ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» для формирования стандартизированной отчётности.
Так как среди промышленных предприятий есть объекты критической инфраструктуры, ИСУП для них должна также отвечать Указу Президента Российской Федерации от 30.03.2022 № 16 «О мерах по обеспечению технологической независимости и безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации». Он утверждает порядок перехода субъектов КИИ на отечественные разработки.
Система, которая участвует в импортозамещении, должна находиться в реестре ПО и быть совместимой с ОС отечественного производства, например, РЭД ОС или Astra Linux. «Первая Форма» отвечает всем этим требованиям.
Можно ли развивать платформу самостоятельно?
Да, для этого у нас есть курс администратора системы. На нём мы учим настраивать бизнес-процессы в гибком low-code редакторе.
