Наш клиент — крупная промышленная компания с 10+ заводами на территории России. Она специализируется на строительных материалах и реализует продукцию в фирменных магазинах и через дилерские сети. Ассортимент компании постоянно расширяется, из-за этого производству часто нужны новые комплектующие.
Чтобы получить очередную деталь, сотрудникам приходилось долго согласовывать всё по почте, вручную сравнивать предложения от поставщиков и лично следить за каждым этапом изготовления.
Рассказываем, как переход на единую low-code BPM-систему освободил сотрудников от ненужных действий, упростил работу с большими объёмами информации и ускорил согласования на всех стадиях проекта.
Клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.
Разрозненный набор ИТ-решений замедлял процесс разработки новой продукции
Заявку на разработку новой детали производственный отдел заполнял в одной программе, а согласование проходило в другой. Чтобы, например, уточнить статус по проекту, сотрудникам приходилось писать друг другу по электронной почте.
Единого хранилища документов с возможностью совместной работы не было. Любая корректировка в файле означала повторную рассылку всем согласующим.
Отдел закупок сначала рассылал кучу писем поставщикам материалов, а потом сравнивал вручную полученные КП. Приходилось тратить много времени, чтобы сопоставить все условия. Одна компания предлагает хорошие цены, но уже загружена заказами по другим проектам. У другой продукция дороже, но зато и сроки поставки в разы меньше.
После согласования документов и выбора поставщика необходимо было распланировать все этапы работ. Для каждой группы деталей менеджер с нуля прописывал задачи, указывал ответственных и сроки. Было трудно понять, как идут дела в целом — приходилось постоянно дёргать коллег и собирать информацию по крупицам.
У нашего клиента отсутствовала NPD (New Product Development), система разработки новых изделий. Она бы упорядочила весь путь создания готового продукта: от сбора предложений и оценки их потенциала до тестирования прототипов и запуска производства.
Компании требовалось:
- ускорить процесс создания и согласования заявок на разработку деталей;
- структурировать и упростить работу сотрудников, от сравнения предложений поставщиков до составления плана проекта и контроля его реализации;
- централизовать хранение данных.
Для этого клиента мы уже автоматизировали работу розничного отдела продаж: внедрили CRM и корпоративный портал, настроили отчётность, интеграцию с 1С и WhatsApp, а также мобильное приложение.
Если вы тоже хотите оцифровать бизнес-процессы, запишитесь на демо-встречу. Мы подробно ответим на все вопросы и покажем возможности системы.
Запланировать демо
Автоматизировали процесс разработки новых изделий: ТЗ генерируется на основе созданной заявки, а согласования проходят в единой системе
Теперь за пару кликов сотрудник производственного отдела создает и заполняет заявку на разработку детали прямо в «Первой Форме». Сюда же он загружает необходимые для работы файлы, и все данные находятся в корпоративном файловом хранилище системы.
Для каждого вида заявок на разработку детали мы заранее внесли в систему состав согласующих. BPMS сама следит за этапами согласования и присылает напоминания сотрудникам, задерживающим процесс.
Также мы упростили процесс создания ещё одного важного документа — технического задания. Сотрудник выбирает в списке согласованную заявку на разработку новой детали, и на её базе автоматически создаётся форма ТЗ, где большинство полей уже заполнены.
BPM-система с процессом выбора поставщика помогает собрать КП и определить лучшее предложение
На основе ТЗ сотрудник формирует запрос на русском или английском языке. В систему уже загружена база поставщиков. Сотруднику остается выбрать компании и отправить всем запросы прямо из системы.
Поставщики изучают требования и в ответ предлагают свои условия поставки. Каждое полученное коммерческое предложение сотрудник оценивает по нескольким критериям: загруженность другими заказами от компании, коммуникация по технической части и с менеджером, специализация, сроки поставки, технический риск, цена и производственный цикл.
В системе прописаны критерии и возможные варианты ответов. Для каждого ответа присвоен вес. Например, у поставщика сейчас в работе есть заказы от нас — 0 баллов; заказов нет, поставщик свободен — 1 балл.
Сотрудник проставляет баллы, за один клик формирует сводный отчёт и видит, у какого поставщика лучшие условия.
В системе предусмотрен конструктор проектных работ
Для производства каждой группы деталей в систему загружен свой шаблон проекта. «Первая Форма» автоматически проставляет очерёдность подзадач, сроки и исполнителей. Сотрудникам больше не нужно вручную прописывать задачи под каждую группу.
От вида детали зависит, из каких шагов состоит процесс и кто в нём будет задействован, а ответственные назначаются автоматически. Также формируется дашборд со сводной информацией по проектам компании.
Сначала в проекте решают вопросы с документами — согласовывают и подписывают договор с поставщиком, составляют разрешительную документацию, фиксируют предоплату и так далее.
После этого обычно стартуют производственные задачи — передача образцов изделий, согласование чертежей и 3D-моделей, отправка сырья для испытаний.
Когда детали готовы, остаётся оплатить оставшуюся сумму поставщику, заказать транспорт и принять всё на складе.
Итог внедрения BPM-системы с функциями NPD и проектного управления
Появление системы разработки новых изделий упростило работу сотрудников производственного отдела в целом. Все данные хранятся в одном месте, а согласования проходят быстрее благодаря автоматическим напоминаниям и чётко выстроенным процессам.
«Первая Форма» забрала на себя многие рутинные задачи. Теперь сотрудникам не надо тратить время и вручную составлять заявки и ТЗ — система делает это автоматически на основе шаблонов.
Ирина Власова
Team Lead отдела бизнес-анализа, «Первая Форма»
Team Lead отдела бизнес-анализа, «Первая Форма»
Процесс выбора поставщиков стал проще и быстрее. Специалисты по закупкам формируют и рассылают запросы за несколько кликов. Оценка предложений поставщиков теперь стандартизирована — автоматический сводный отчёт показывает лучшие варианты на основе чётких критериев и объективных данных.
Инструменты аналитики помогают менеджерам отслеживать ход проектов в режиме реального времени и оперативно реагировать на возможные задержки.
