Мы уже рассказывали об автоматизации документооборота и управлении продажами в Академии Ростеха, центре обучения и развития для сотрудников организаций корпорации.
В госсекторе продолжается активный переход на HRM-системы. В 2023 году 85% органов региональной власти уже активно использовало такое ПО или находилось в процессе внедрения.
В этом кейсе поделимся опытом цифровизации HR-процессов в Академии Ростеха, где мы автоматизировали управление отпусками, приём и увольнение сотрудников, а также оценку их эффективности.
Что автоматизировано в «Первой Форме»
- Система управления эффективностью (КПЭ)
- Учёт отпусков
- Согласование графиков отпусков
- Приём сотрудников
- Увольнение сотрудников
Система управления эффективностью
Стратегические цели Академии распределяются по всем отделам. Каждый сотрудник создает в системе свою карту эффективности и там же согласует ее с руководством. При оценке работы руководителей большее значение имеют общие показатели Академии: выручка организации, количество учеников. Чем ниже грейд сотрудника, тем больший вес имеют индивидуальные критерии эффективности. На начальном грейде может быть установлен только один критерий — оценка непосредственного руководителя.
В КПЭ каждому показателю присвоен вес. Чтобы привести все карты КПЭ к единому стандарту, в системе заведен специальный справочник. Там прописаны:
- стратегическая цель;
- наименование КПЭ;
- формула расчета или подробное описание критериев оценки;
- тип КПЭ;
- источник данных для его расчета.
Учёт отпусков
Чтобы пойти в отпуск, сотрудник создаёт заявление в системе, проставляет даты и указывает заместителя. В этой задаче автоматически формируется текстовый файл заявления. На определённом этапе система присылает сотруднику уведомление — передать оригинал в бухгалтерию.
Подробнее об автоматизированной HRM-системе для работы с персоналом
Узнать подробнее
Согласование графиков отпусков
В ноябре все сотрудники получают задачу на заполнение графика отпусков. Система не даст сделать ошибку — например, забыть про обязательные две недели отдыха.
Руководители видят все запланированные отпуска подчинённых на одном графике. На нём сразу видны совпадения или нежелательные пересечения в датах.
Приём сотрудников
Задействованные в процессе приёма сотрудники автоматически получают задачи:
- HR-специалист — координировать процесс приема, сообщить коллегам о новом сотруднике и провести вводные встречи.
- IT-специалист — настроить рабочее место, создать учетную запись и дать нужные доступы.
- Сотрудник отдела кадров — подготовить и оформить документы, а также уведомить ПФР.
- Менеджер АХО — запрос оформить пропуск.
Увольнение сотрудников
Когда сотрудник решает покинуть компанию, он создаёт задачу на увольнение. Руководитель согласовывает его в системе, после чего в «Первой Форме» автоматически запускается процесс увольнения. Принцип тот же, задействованные в процессе сотрудники автоматически получают задачи:
- HR-специалист — провести выходное интервью и координировать процесс.
- Руководитель отдела — принять у сотрудника дела и распределить их между коллегами.
- Сотрудник отдела кадров — подготовить документы для увольнения.
- Бухгалтер — произвести расчёт.
- IT-специалист — заблокировать учётку.
Это помогает провести увольнение организованно и в срок.
Что ещё Академия Ростеха автоматизировала в «Первой Форме»
