Клиент — международная сеть по продаже косметики и парфюмерии.
- более 15 тыс. сотрудников
- около 1,5 тыс. брендов на полках
- 1 тыс. магазинов
Сотрудники компании ежедневно обрабатывают тысячи документов: чтобы упростить их поиск и хранение, нужен был электронный архив
В BPM-системе мы настроили:
✅ отслеживание жизненного цикла документов,
✅ структурированное хранилище с проверкой сроков хранения, юрлиц и других параметров,
✅ интеграцию со сканерами штрихкодов,
✅ процесс обратной выдачи документов из архива,
✅ быстрые проверки и согласования.
✅ структурированное хранилище с проверкой сроков хранения, юрлиц и других параметров,
✅ интеграцию со сканерами штрихкодов,
✅ процесс обратной выдачи документов из архива,
✅ быстрые проверки и согласования.
Компания ведёт ЭДО и бумажный документооборот. Архивирование бумаг для обоих процессов проходит в «Первой Форме»
Электронный архив пополняется одновременно с бумажным: операторы складывают документы в пластиковую папку и одновременно создают её копию в системе.
Чтобы «положить» сканы документов в папку электронного архива, нужно отсканировать штрихкод, который приклеивается на каждый пакет документов и привязывается к его цифровому аналогу.
Для этого можно использовать как специальный сканнер, так и мобильное приложение «Первой Формы».
BPM-система сама проверяет, корректно ли оператор наполняет папку
«Первая Форма» подсказывает:
- все ли документы из конкретного пакета и карточки контрагента были отсканированы;
- не попали ли в папку файлы из чужого пакета;
- не создал ли оператор дубль папки.
Во всех этих случаях система подсвечивает правильное действие: возможность перейти в пакет или карточку, создать новую папку и так далее.
Архив можно структурировать по папкам, коробам и складам
Физические папки со временем наполняются, и операторы складывают их в картонные короба, к которым тоже приклеивают штрихкоды.
То же самое можно сделать и в «Первой Форме»: сотрудники компании создают в системе цифровой «короб», указывают для него юридическое лицо, место хранения оригинала и привязывают штрихкод.
После этого электронный короб можно наполнить папками — достаточно просто отсканировать их штрихкоды.
Интеграция с 1С позволяет автоматически назначить срок хранения документов
Документы могут храниться 5 или 10 лет. Система забирает этот срок из 1С и сама считает дату окончания для всего короба. Здесь тоже есть проверка — система не позволит положить в короб папки с разной продолжительностью хранения.
Короба могут храниться как на собственных складах, так и у подрядчиков. При перемещении оператор наклеивает и сканирует отдельный штрихкод — так короб можно найти, если понадобится изъять из него документы.
Когда срок хранения короба истекает, система запускает процесс уничтожения
«Первая Форма» по геолокации склада и справочнику ответственных сотрудников сама выбирает и запрашивает подписи архивариуса, налогового менеджера и руководителя бухгалтерии.
Когда всё согласовано, реальный короб сжигают, а в электронном архиве его статус меняется на «Уничтожено». После этого оригиналы документов получить нельзя, но можно найти сканы.
Так архив на базе «Первой Формы» помогает компании ориентироваться в тысячах бумаг и экономить средства на их физическое хранение.
В BPM-системе автоматизирован обратный процесс выдачи документов из архива
В «Первой Форме» менеджер составляет заявку, в которой указывает нужные ему документы, причину запроса, приоритет и срок, когда он планирует их вернуть. После этого заявка отправляется в реестр к архивариусу.
Система автоматически определяет, где находятся оригиналы: на складе компании или у подрядчика. Если в заявке указаны документы из разных коробов и складов, система подсказывает архивариусу, где именно искать нужные пакеты.
Проверка документов для выдачи автоматизирована с помощью штрихкодов
Когда архивариус собрал все документы, он сканирует их штрихкоды, и система автоматически отмечает документ как выданный. Если не все бумаги из заявки нашлись, система не даст перевести её на следующий этап без указания причины.
В случае утери система предложит сформировать претензию и уведомит ответственных за поиск.
Система сама следит, отдал ли инициатор документы обратно в архив
К плановому сроку возвращения документов система автоматически прибавляет три рабочих дня и фиксирует финальную дату в заявке. Когда менеджер отдаёт документы архивариусу, он сканирует на каждом из них штрихкод, и система отмечает, что всё было возвращено. После этого архивариус закрывает заявку.
Если менеджер не успевает принести документы в срок, архивариусу придёт уведомление, а в случае потери файлов он сможет запустить расследование.
