Рассказываем, как наша система помогает торговым сетям: от выбора места для нового магазина до онбординга и общения с клиентами.
1) Выбор места для нового магазина
Чтобы открыть новую точку, торговой сети нужно учесть немало факторов: где уже есть магазины, как повлияет на работу соседство с конкурентами, какой будет потенциальный поток покупателей и так далее. «Первая Форма» придумала, как сделать эту процедуру быстрее с помощью интерактивной карты.
На небольшом масштабе карта покажет общее число магазинов на выбранной территории. Если масштаб увеличить, отобразит статус магазина — работает, готовится к открытию или на ремонте, а также его экономические показатели. Благодаря интеграции с ГИС на карте появились зоны пешей и транспортной доступности вокруг точки, количество жителей и их примерные доходы.
![](https://static.tildacdn.com/tild3831-3265-4562-b735-643030393365/1__-_.jpg)
Если менеджер изучит район и решит, что новую точку нужно открыть здесь, он поставит на карте специальную метку. А в системе автоматически появится задача на поиск помещения.
Когда специалист найдёт подходящий объект, он оценит его по чек-листу, зарегистрирует в системе, вложит фото и отправит на рассмотрение прямо из мобильного приложения. Территориальный менеджер проанализирует все предложения, выберет лучшее и начнёт процесс открытия магазина.
2) Подготовка и открытие магазина
Подготовка магазина к открытию состоит из множества этапов, связанных друг с другом по срокам. Как правило, одно открытие состоит из 10−20 подзадач. В «Первой Форме» каждая задача — это самостоятельный бизнес-процесс со своим маршрутом, взаимосвязями, согласованиями и документами. Система контролирует не только сроки, но и передачу ответственности: всегда понятен исполнитель, объём его работ и критерии приёмки.
![](https://static.tildacdn.com/tild6232-6138-4338-b765-666266663936/2__-_.jpg)
Все результаты передаются в головную задачу. Там можно следить, как идёт подготовка к открытию по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. В конце процесса в головной задаче собирается вся ключевая информация — договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозы по показателям оборота и так далее.
3) Централизованное управление
Для централизованного управления торговой сетью «Первая Форма» разработала единый информационный портал. Там магазины и центральный офис будут взаимодействовать по всем вопросам.
Сотрудники центрального офиса смогут, например, одновременно отправить одинаковые поручения в несколько магазинов и контролировать результаты из одной задачи. Так можно проводить общие рекламные акции, инвентаризации или собирать кассовые отчеты.
![](https://static.tildacdn.com/tild3335-6431-4635-b463-633538303939/src_sm.jpg)
Магазины через портал смогут отправить заявки на подбор персонала, ремонт, закупку мебели или оборудования. Заявки на закупку от разных точек можно будет обобщить и приобрести товары оптом. В масштабах сети это значительная выгода.
Централизация синхронизирует работу торговых точек, обеспечит единые стандарты качества и в разы сократит затраты на управление сетью. А магазины смогут отказаться от собственного кадрового отдела, бухгалтерии, хозяйственной и сервисной служб. Их функции возьмет на себя центральный офис или единый поставщик услуг.
4) Контроль процессов с регламентами
В работе магазинов много регламентированных процессов. Например, когда магазин открывают, надо проверить работу охранной сигнализации, включить освещение, подготовить кассовые аппараты. Если пропустить один пункт, первые посетители не смогут ничего купить и оставят плохие отзывы, или машины не смогут разгрузить товар и собьются с графика. Итого: экономические и репутационные потери.
Контролировать такие процессы удобнее всего через чек-листы. В «Первой Форме» их можно заполнить и с компьютера, и в мобильном приложении. Кроме ответов «да\нет», в чек-лист можно вкладывать фотографии, а по каждой выявленной проблеме будет автоматически создана задача на исправление, с указанием исполнителя и срока.
![](https://static.tildacdn.com/tild6366-3164-4861-b366-316564336233/scr_mob.png)
Чек-лист для сотрудника — помощник, который поможет поддерживать порядок. А для руководителя — возможность улучшить процессы, собрать статистику нарушений и устранить причины.
5) Коммуникации с клиентами
Потерять лояльность покупателей очень легко. Один негативный отзыв разойдётся по аудитории как круги по воде — за пару часов его прочитают и запомнят сотни потенциальных покупателей.
На каждую жалобу нужно реагировать быстро и эффективно, для этого в «Первой Форме» создана единая точка обращений. Там регистрируются все отзывы: оставленные на сайте или через колл-центр, полученные по электронной почте или в книге отзывов в магазине.
В зависимости от типа обращения выстраивается процесс рассмотрения и решения проблемы. Система оповещает о новой задаче руководителей соответствующих служб, они назначают исполнителей, устанавливают сроки и определяют последовательность действий.
Единая точка обращений помогает следить за качеством обслуживания, собирать статистику, координировать работу сотрудников и вырабатывать единую позицию в общении с клиентами.
6) Быстро решить проблемы на местах
В розничной торговле нужно быстро решать проблемы. На приёмке товара обнаружили, что привезли не все позиции? Директор сразу же информирует центральный офис — вдруг начнется дефицит. В торговом зале с утра не убрали мусор? Администратор ставит задачу на уборку, чтобы клиенты вошли уже в чистое помещение.
«Первая Форма» ускоряет эти процессы с помощью мобильного приложения 1F Mobile. Если вы обнаружили проблему, сразу отправляйте сообщение в групповой чат или ставьте персональную задачу. Исполнитель получит уведомление с указанным сроком и нужными комментариями.
![](https://static.tildacdn.com/tild3933-3332-4265-a432-613265363634/6.png)
7) Поддержка и адаптация сотрудников
У линейных сотрудников — продавцов, кассиров, работников склада — нет рабочего компьютера с доступом к корпоративному порталу. Им негде посмотреть расчетные листки, узнать новости сети, быстро связаться с руководством. Кроме того, им часто устраивают не самый лучший онбординг. Новички теряются, совершают ошибки и даже начинают думать об увольнении.
Эти проблемы решает корпоративное мобильное приложение на базе «Первой Формы». В нем можно задать вопрос коллегам, сообщить о проблеме, предложить идею развития магазина. Там публикуют новости компании — сотрудник не пропустит объявления о новых регламентах или льготных путевках для детей в летний лагерь.
1F Mobile берет на себя функции наставника — помогает найти нужную инструкцию, запускает нужные процессы. А ещё становится «единым окном» для обращений в HR.
![](https://static.tildacdn.com/tild6333-3361-4463-b066-333639353836/7.jpg)
8) Оценка результатов работы
Этот пункт подходит не только для сотрудников ритейла. По опыту «Первой Формы» система оценки результатов улучшит работу в любой сфере.
Как это работает: когда исполнитель закончит задачу, руководитель оценит результат по шкале от 1 до 5. Средний балл за месяц, количество выполненных задач и соблюдение дедлайнов будет влиять на премию сотрудника.
Такой подход улучшает:
- Качество работы. Исполнители более заинтересованно относятся к выполнению каждой задачи, понимая, что от этого зависит часть их дохода.
- Взаимопонимание. Если в процессе возникают вопросы, их обсуждают в комментариях к задаче, без конфликтов и недопонимания.
- Аналитику. Руководитель подразделения получает данные и по качеству работы каждого из своих сотрудников, и по их загрузке. Это помогает выделить типичные проблемы и перестроить процессы.
9) Проекты развития бизнеса
За годы работы мы посчитали: до 50% трудозатрат руководителей приходится на рутинные операции. На это уходит время и в проектах, от которых зависит развитие бизнеса. Обидно тратить время не на стратегию для нового бренда или формата магазинов, а на документы и контроль за выполнением задач.
В «Первой Форме» эти операции легко автоматизировать. Управление проектами мы строим на основе мониторинга рисков. Статусы риска обозначаем привычными цветами: «зеленый» — всё нормально, «желтый» — некритичные проблемы, а «красный» — караул: угроза срывом проекта или этапа.
![](https://static.tildacdn.com/tild3162-6232-4566-b437-383764633461/09.png)
Раскрыв «красную» или «желтую» ветку, руководитель может спуститься по ней вниз вплоть до первопричины проблемы.
Проектный документооборот также ведется в «Первой Форме». Документы создаются и согласовываются сразу в привязке к своему проекту, их не нужно искать в других системах или редактировать в отдельном приложении.
10) Интеграции с другими системами
Забудьте, как в течение дня перепрыгивали из одной системы в другую, чтобы заполнить таблицу в третьей. «Первую Форму» можно использовать как единую платформу, которая интегрирует все данные о торговой сети из разных информационных систем.
Система поддерживает обмен как справочными данными — о товарах, магазинах, поставщиках, сотрудниках, так и данными о текущем статусе задач.
![](https://static.tildacdn.com/tild3661-6363-4331-a339-353433303433/10.png)
Данные могут синхронизироваться в обе стороны. Например, как только в 1С проводится платежка, в «Первую Форму» приходит уведомление, и данные об оплате привязываются к соответствующему договору. Или наоборот — в «Первой Форме» менеджер заполняет заявку от клиента, и данные передаются в учетную систему.
Другой распространенный сценарий — публикация сводных аналитических отчетов на основе данных из нескольких систем. Такие отчеты заменяют составление громоздких таблиц в Excel, с ручным сведением данных, сложными проверками и расчетами, а также экономят сотрудникам десятки рабочих часов.
Обложка: Unsplash