Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Открытие магазина, контроль торгового зала и решение других задач ритейла от «Первой Формы»

Полезные статьи Торговля
Рассказываем, как наша система помогает торговым сетям: от выбора места для нового магазина до онбординга и общения с клиентами.

1) Выбор места для нового магазина


Чтобы открыть новую точку, торговой сети нужно учесть немало факторов: где уже есть магазины, как повлияет на работу соседство с конкурентами, какой будет потенциальный поток покупателей и так далее. «Первая Форма» придумала, как сделать эту процедуру быстрее с помощью интерактивной карты.

На небольшом масштабе карта покажет общее число магазинов на выбранной территории. Если масштаб увеличить, отобразит статус магазина — работает, готовится к открытию или на ремонте, а также его экономические показатели. Благодаря интеграции с ГИС на карте появились зоны пешей и транспортной доступности вокруг точки, количество жителей и их примерные доходы.

«Первая Форма» поддерживает интеграцию с «Яндекс.Картами»

Если менеджер изучит район и решит, что новую точку нужно открыть здесь, он поставит на карте специальную метку. А в системе автоматически появится задача на поиск помещения.

Когда специалист найдёт подходящий объект, он оценит его по чек-листу, зарегистрирует в системе, вложит фото и отправит на рассмотрение прямо из мобильного приложения. Территориальный менеджер проанализирует все предложения, выберет лучшее и начнёт процесс открытия магазина.

2) Подготовка и открытие магазина


Подготовка магазина к открытию состоит из множества этапов, связанных друг с другом по срокам. Как правило, одно открытие состоит из 10−20 подзадач. В «Первой Форме» каждая задача — это самостоятельный бизнес-процесс со своим маршрутом, взаимосвязями, согласованиями и документами. Система контролирует не только сроки, но и передачу ответственности: всегда понятен исполнитель, объём его работ и критерии приёмки.

Когда карточка объекта заполнена, задача автоматически переходит на следующий этап – согласование договора

Все результаты передаются в головную задачу. Там можно следить, как идёт подготовка к открытию по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. В конце процесса в головной задаче собирается вся ключевая информация — договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозы по показателям оборота и так далее.

3) Централизованное управление


Для централизованного управления торговой сетью «Первая Форма» разработала единый информационный портал. Там магазины и центральный офис будут взаимодействовать по всем вопросам.

Сотрудники центрального офиса смогут, например, одновременно отправить одинаковые поручения в несколько магазинов и контролировать результаты из одной задачи. Так можно проводить общие рекламные акции, инвентаризации или собирать кассовые отчеты.

Задача сразу же появляется в системе у всех ответственных сотрудников магазинов

Магазины через портал смогут отправить заявки на подбор персонала, ремонт, закупку мебели или оборудования. Заявки на закупку от разных точек можно будет обобщить и приобрести товары оптом. В масштабах сети это значительная выгода.

Централизация синхронизирует работу торговых точек, обеспечит единые стандарты качества и в разы сократит затраты на управление сетью. А магазины смогут отказаться от собственного кадрового отдела, бухгалтерии, хозяйственной и сервисной служб. Их функции возьмет на себя центральный офис или единый поставщик услуг.

4) Контроль процессов с регламентами


В работе магазинов много регламентированных процессов. Например, когда магазин открывают, надо проверить работу охранной сигнализации, включить освещение, подготовить кассовые аппараты. Если пропустить один пункт, первые посетители не смогут ничего купить и оставят плохие отзывы, или машины не смогут разгрузить товар и собьются с графика. Итого: экономические и репутационные потери.

Контролировать такие процессы удобнее всего через чек-листы. В «Первой Форме» их можно заполнить и с компьютера, и в мобильном приложении. Кроме ответов «да\нет», в чек-лист можно вкладывать фотографии, а по каждой выявленной проблеме будет автоматически создана задача на исправление, с указанием исполнителя и срока.

Заполнить чек-лист можно и со смартфона – особенно удобно при проведении строительных работ и их приёмке

Чек-лист для сотрудника — помощник, который поможет поддерживать порядок. А для руководителя — возможность улучшить процессы, собрать статистику нарушений и устранить причины.

5) Коммуникации с клиентами


Потерять лояльность покупателей очень легко. Один негативный отзыв разойдётся по аудитории как круги по воде — за пару часов его прочитают и запомнят сотни потенциальных покупателей.

На каждую жалобу нужно реагировать быстро и эффективно,