Первая Форма — блог

Автоматизация управленческого учёта: как мы упростили жизнь своим финансистам с помощью BPM-системы

Полезные статьи
Всем привет! Меня зовут Юлия Пуртова. Шесть лет я работаю бизнес-аналитиком. За это время я изучила устройство многих крупных компаний и могу немножко предугадывать. Ну, например, я знаю, что когда мы дойдём до финансового отдела, мне расскажут про две беды — управленческую отчётность и расчёт заработной платы.

Эти вопросы мы рассматривали практически в каждой комплексной автоматизации. Так было с КСК ГРУПП, «Диалогом Регионы» и страховым домом ВСК.

В «Первой Форме», где я работаю сейчас, мне тоже пришлось поработать над удобством этих процессов. В этой статье я хочу рассказать, как именно мы реализовали для себя бизнес-процессы финансового отдела.

Содержание


Шаг 1: интегрируемся с 1С

Часто отчётность по доходам и расходам в компании ведётся в 1С, и это в принципе удобно. А вот с управленческой возникают проблемы.

  • Во-первых, нужно автоматизировать управленку в соответствии с учётной политикой. Вероятно, эту фразу сейчас поняли только финансисты, но именно от правильно выстроенной учётной политики зависит корректность расчётов.

  • Во-вторых, управленка интересна топам, руководителям отделов и другим менеджерам. Но всех их в учётную систему не запустишь. Вообще финансист мог бы выгрузить им какие-то эксели. Но на это нужно время, это отвлекает, а у менеджеров в любом случае не будет актуальной информации онлайн.
А они есть!
Нам же важно, чтобы управление финансами компании было прозрачным на долгой дистанции. Все в компании должны иметь возможность узнать, откуда берутся те или иные цифры. Поэтому первым делом мы интегрировали нашу BPM-систему с учётной, в нашем случае это 1С Бухгалтерия, и настроили связи и зависимости.

Это позволило нам вести учёт не только в разрезе контрагента, но и по проектам. Например, система автоматически уведомляет нас, когда приходит оплата авансового счёта. И даёт нам отмашку, что можно стартовать проект.

Чтобы интеграция с 1С была быстрой и удобной, мы используем модуль, который позволяет легко настраивать взаимодействие систем для сбора данных.

Далее мы завели учётную политику. Это правила, по которым наши доходы и расходы распределяются на центры финансовой ответственности. Теперь вся наша управленка собирается автоматически на основе информации из учётной системы и BPM-системы в режиме онлайн.


Шаг 2: поддерживаем разнообразие отчётов в дикой природе финансовом отделе

В принципе наша low-code платформа позволяет настроить любые отчёты, главное чтобы исходные данные для них были в системе.

Отчёты могут быть самыми разными по форме или содержанию. Главное, они должны быть удобны и понятны потребителям — как финансистам, так и обычным людям.
Например, можно настроить классический бухгалтерский баланс
Например, можно настроить классический бухгалтерский баланс
Важные цифры системе можно выделить цветом, все отклонения будут подсвечиваться в автоматическом режиме, а в случае чрезвычайной ситуации ответственные получат уведомления.
Мы настроили отчёт по финансовому результату и раскрасили его так, как удобно нам
Мы настроили отчёт по финансовому результату и раскрасили его так, как удобно нам


Шаг 3: настраиваем дриллдаун — залог прозрачности

Вы могли обратить внимание, что цифры в отчётах выглядят как ссылки, и это так. Они кликабельные. На каждую цифру можно кликнуть и проследить, откуда она взялась — вплоть до конкретного счёта или оплаты, а также посмотреть всю связку документов.

Например, договор — проект — задачи от клиента в техподдержку. Можно даже найти исполнителей, прочитать обсуждение и приложенные документы. Всё связано.
Из отчёта в задачу переходим за пару кликов
Из отчёта в задачу переходим за пару кликов
Такой прозрачности удалось достичь, потому что все наши бизнес-процессы ведутся в единой системе. У нас автоматизированы CRM, проектное управление, документооборот, HR и так далее.


Шаг 4: используем приятные фишки

На самом деле в нашем решении много фишек, но я расскажу про те, которые любят в финотделе.

  • Автоматическая сборка и отправка отчёта. Мы можем сделать так, чтобы отчёт сам собирался и отправлялся руководителю в нужный день и час. Это моя любимая фишка, потому мне нравится смотреть на радость в глазах пользователей, которые избавились от этой рутины. Система ведь не просрочит отправку и не разозлит этим директора 🙂

  • Выгрузка в Excel. Многие вещи всё-таки удобно делать в Excel. Например, в xlsx удобно отправить отчёт кому-то на стороне или поиграться со сводными таблицами. Поэтому у нас всё-таки есть кнопка «скачать в Excel».

  • Фильтры. Это, конечно, банально и просто, но. Очень удобно, когда ты в два клика можешь вывести данные за третий квартал 2019 года. Или оплаты по клиенту ООО «Ромашка».

Если вы тоже захотели автоматизировать работу финансов или любого другого подразделения, приходите к нам на консультацию. Разберём вашу ситуцию и найдём решение.


Шаг 5: освобождаем людей от ручного расчёта зарплаты

У нас много специалистов с разными KPI и системами поощрения. Мотивация разработчика будет отличаться от мотивации менеджера по работе с клиентами, и это нужно учитывать при расчёте зарплаты.

Раньше руководителям отделов каждый месяц приходилось самим анализировать и собирать в Excel отчёт по каждому сотруднику. Они отправляли его в финотдел, а там уже формировали выплаты. В результате руководители выпадали на пару дней, и с этим мы мириться не хотели.
Вот, что бывает, если зарплату считал уставший руководитель
Вот, что бывает, если зарплату считал уставший руководитель
Поэтому мы автоматизировали расчёт заработных плат для всей компании. В каждом отделе для каждой роли мы настроили алгоритмы и формулы, по которым система сама считает все важные показатели. Например, количество отработанных часов, достижение плановых показателей и так далее. А главное, система сама учитывает больничные и отпуска сотрудников. Руководителю не нужно держать это в уме.

Например, для менеджера по продажам система автоматически посчитает план и факт на основе данных, которые он сам внёс в CRM. Если же речь идёт о сотруднике отдела внедрения, выплата будет зависеть от отработанных часов.
Вот пример расчёта зарплаты одного из сотрудников
Вот пример расчёта зарплаты одного из сотрудников
Кстати, в личном кабинете каждого сотрудника есть дашборд, на котором можно посмотреть зарплату, бонусы по проектам и план и факт по ним в реальном времени.

Всё максимально прозрачно и удобно, а финансовой команде не приходится по сто раз отвечать на одни и те же вопросы.

Шаг 6: необязательный, но эффектный и эффективный

Финансовая аналитика — это не только скучные таблицы. Мы хотели, чтобы информацию можно было отображать в виде ярких и разнообразных графиков, диаграмм, индикаторов. Из различных виджетов собирается настоящая приборная панель финансиста или любого другого менеджера.

Аналогично, нажимая на кликабельные данные, он может быстро просмотреть детализацию и дойти до любых документов в системе. Например, открыть договор или счёт, уточнить интересующий вопрос в комментариях или позвонить ответственному менеджеру по ВКС.
Материал создан на основе статьи из личного блога Юлии Пуртовой на портале VC.ru

Ещё по теме, как «Первая Форма» помогает крупным российским бизнесам оптимизировать работу: