Автономно выполняет задачи менеджера среднего звена
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Набор инструментов
коробочное решение
Отраслевые решения
Отделы
Портал для приёма заявок, база поставщиков, анализ коммерческих предложений
Автоматизация ПИР, база знаний и практик, шаблоны документов, согласования и подписи
Управление проектами, подбор исполнителей, планирование, контроль выполнения задач
ServiceDesk и HelpDesk, база знаний, контроль сроков реагирования
Отдел закупок
Портал для приёма заявок, приоритезация, уведомления и закупки
Авторасчёт зарплат, сводная финансовая отчётность, автоматизация управленческого учёта
Юридический отдел
Корпоративный портал, интеграция с 1С:ЗУПП, автоматизация приёма, онбординга, увольнения
Контроль производства, проектов, портал дистрибьютора, ЭДО и архив
ИТ-отдел
Отдел поддержки
АХО
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Финансовый отдел
скоро на сайте
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-агент
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отдел закупок
Юридический отдел
ИТ-отдел
Отдел поддержки
АХО
Финансовый отдел
Отделы
Первая Форма — Кейсы компании

Автоматизировали внутренний и внешний документооборот для НИИ электроэнергетики

СЭД ТЭК Госучреждения
К нам обратился научно-исследовательский институт электроэнергетики с филиалами в нескольких городах. Специалисты НИИ разрабатывают инновационные технологии и оборудование, направленные на повышение эффективности энергосистем, снижение потерь при передаче тока и улучшение экологичности производства.
В октябре 2024 Эдуард Шереметцев, заместитель министра энергетики, выделил электронный документооборот и платформенные решения как ключевые направления цифровизации энергетической отрасли. Ещё за несколько лет до этого, НИИ электроэнергетики начал использовать систему электронного документооборота на базе платформы LanDocs. Для всего остального сотрудники в каждом отделе продолжали пользоваться разным ПО. Но масштабы деятельности росли, поэтому работа в нескольких программах стала неудобной.
Клиент хотел уйти от использования нескольких программ и искал единое решение из реестра российского ПО, объединяющее ЭДО, CRM, управление проектами и ресурсами. Важно, чтобы новый софт поддерживал работу с СУБД PostgreSQL на ОС семейства Linux.
В конце 2022 начался переход на «Первую Форму» и автоматизация основных процессов. В 2023 году в системе уже работали все сотрудники НИИ.

Входящая и исходящая корреспонденция

НИИ электроэнергетики постоянно ведёт деловую переписку с Министерством энергетики и другими госорганами, энергетическими компаниями, партнёрскими научными институтами и университетами, производителями оборудования, подрядчиками и поставщиками.
Организация получает и отправляет много писем, поэтому необходимо контролировать, каждое ли отработано соответствующим образом.
СЭД для электроэнергетики. Система сама присваивает входящему уникальный номер, проставляет дату, предлагает выбрать контрагента из списка и определить приоритет
Система сама присваивает входящему уникальный номер, проставляет дату, предлагает выбрать контрагента из списка и определить приоритет
Все входящие письма регистрируются в «Первой Форме». Там же генеральный или функциональный директор знакомятся с документом, после чего оперативно выносят резолюцию, передают письмо на ознакомление сотрудникам или оставляют поручения.
В поручении руководитель указывает, что нужно сделать, кому и к какому сроку. Система сама отслеживает статус каждого поручения, отправляет напоминания и позволяет контролировать их своевременное исполнение.
Работа с исходящими также происходит в «Первой Форме». Шаблоны документов с реквизитами организации уже загружены в систему, поэтому сотрудники НИИ тут же создают черновик и направляют его на согласование. Одобренный документ формируется сразу с факсимиле.
В карточке документа сотрудники видят всю историю переписки, от первого входящего до последнего исходящего письма. Руководитель в любой момент может проверить, как идёт обмен данными с партнёрскими НИИ, соблюдаются ли сроки отчётности по грантам, своевременно ли обрабатываются запросы на экспертизу энергетических объектов.

Договоры

НИИ регулярно заключает договоры на проведение научных работ, поставку оборудования и оказание услуг. Если раньше сотрудники тратили много времени на ручное распределение задач и сами отслеживали статусы согласования, теперь эти функции на себя забрала система.
Сотрудник заполняет карточку договора, а «Первая Форма» на основании этой информации автоматически присваивает документу номер и определяет, кто должен проверить текст и к какому сроку, а также напоминает, если кто-то задерживает проверку. Это помогает быстрее завершить согласование.
СЭД для электроэнергетики. У НИИ также настроена сложная матрица согласования. Инициатор может добавить дополнительных согласующих. Убрать кого-то из обязательного списка не получится
У НИИ также настроена сложная матрица согласования. Инициатор может добавить дополнительных согласующих. Убрать кого-то из обязательного списка не получится
В маршруте задачи предусмотрен этап дополнительной проверки. Сотрудник ДПО сверяет, что контрагент подписал именно согласованную версию и не внёс какие-либо правки. Это помогает избежать ситуации, когда организация подписала один вариант договора, а партнёр или подрядчик — другой.
Когда обе стороны подписал договор, ответственный сотрудник подтверждает в системе наличие оригинала. Это гарантирует, что у НИИ есть актуальный экземпляр на руках, а все работники могут быть уверены в его достоверности.
Также система сама контролирует сроки действия договоров, автоматически помечая неактуальные документы. Это помогает вовремя инициировать продление или перезаключение.

Организационно-распорядительные документы

Теперь, чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, сотрудник загружает файл в систему и отмечает задействованные отделы. На основе этих данных автоматически формируется список одобрителей из руководителей соответствующих подразделений.
СЭД для электроэнергетики. Как выглядит согласование ОРД у другого нашего клиента
Как выглядит согласование ОРД у другого нашего клиента
Каждый одобритель может сразу согласовать документ или отправить его на доработку. Если требуются правки, инициатор вносит изменения и повторно направляет текст на одобрение.
«Первая Форма» сохраняет все комментарии за счёт автоматического формирования листа согласования. А встроенный редактор Р7 Офис позволяет отслеживать историю версий документа.
Дальше сотрудник публикует готовый документ и указывает, кто должен его посмотреть. Все ответственные получают соответствующую задачу, а система формирует лист ознакомления, где указано, кто и когда изучил документ.
Помимо СЭД, необходимо настроить проектное управление?

«Первая Форма» учитывает специфику проектной деятельности в энергохолдингах
Подробнее

Заявки на оплату

Раньше сотрудники сначала согласовывали заявки на оплату в переписке. Затем они отправляли эти заявки по электронной почте в бухгалтерию, вместе со скриншотами подтверждениями одобрения.
Чтобы узнать статус оплаты, приходилось звонить в бухгалтерию и отвлекать коллег от работы. Бухгалтеры, в свою очередь, тратили время на ручной перенос данных из почты в программу 1С.
Теперь вся работа происходит в одной системе. В «Первой Форме» сотрудник создает заявку на оплату, система автоматически определяет список согласующих. Когда заявка одобрена, данные автоматически прогружаются в 1С — в «Первой Форме» предусмотрен встроенный коннектор для интеграции. На основе полученной информации бухгалтер за несколько кликов оформляет платёж.
В «Первую Форму» из 1С загружается информация о статусе платежа, а инициатор получает уведомление. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать, прошел платеж.

Как изменился документооборот НИИ энергетики после внедрения «Первой Формы»

Поиск документов и писем стал проще благодаря централизованной регистрации и хранению информации. Сотрудники теперь быстро находят нужные файлы по различным параметрам: дате, отправителю, теме или содержанию. Автоматизация ускорила работу с корреспонденцией и снизила риск потери важных документов.
Процесс согласования договоров стал эффективнее, что позволило НИИ оперативно заключать соглашения и приступать к реализации новых проектов. Система автоматически распределяет задачи и отслеживает сроки их выполнения.
Работа с заявками на оплату стала проще и быстрее: бухгалтерия не тратит время на ручной ввод информации и ответы на звонки коллег, а сотрудники сами смотрят статусы нужных платежей.